Xây dựng quy trình chuyển đổi số với 5 bước cơ bản

Xây dựng quy trình chuyển đổi số với 5 bước cơ bản
Xây dựng quy trình chuyển đổi số với 5 bước cơ bản

Chuyển đổi số giúp các doanh nghiệp tận dụng sức mạnh của công nghệ. Tuy nhiên, với nhiều doanh nghiệp Việt, đặc biệt là các SME với nguồn lực hạn chế; tiếp cận và ứng dụng công nghệ là một thách thức không hề nhỏ. Đặc biệt là việc xác định quy trình chuyển đổi số từng bước như thế nào?

Bài viết sau đây là lộ trình xây dựng quy trình chuyển đổi số với 5 bước cơ bản nhất; giúp các doanh nghiệp ứng dụng và chuyển đổi số thành công.

► Xem thêm: 9 Hướng tiếp cận công nghệ chuyển đổi số dành cho doanh nghiệp mới bắt đầu

Bối cảnh nhu cầu chuyển đổi số của các doanh nghiệp

Trong đại dịch Covid-19 hiện nay, chuyển đổi số ngày càng chứng minh được giá trị của mình. Trong bối cảnh biến động tác động không thể tránh khỏi đến toàn bộ thị trường; các doanh nghiệp không còn cách nào khác mà buộc phải chuyển mình để thay đổi; thích nghi với môi trường kinh doanh trong giai đoạn mới; đồng thời duy trì hoạt động vận hành của mình.

Có nhiều nhận định cho rằng, chuyển đổi số sẽ trở thành một làn sóng không thể tránh khỏi. Chính nó sẽ thay đổi nhiều yếu tố quan trọng trong thói quen, nhu cầu của thị trường. Khi người tiêu dùng, khách hàng bắt đầu quen thuộc với môi trường số; họ tìm hiểu, tương tác, mua sắm trên các ứng dụng online. Đòi hỏi doanh nghiệp cũng cần có mặt đúng nơi, đúng lúc với đúng thông điệp; để tiếp cận và kích cầu. Bên cạnh đó, một trong những thế mạnh của chuyển đổi số mang lại cho doanh nghiệp; đó là khả năng vận hành hiệu quả hơn; về cả hiệu suất, hiệu quả. Đó là điều mà thị trường sẽ sàng lọc đi những doanh nghiệp cũ kỹ và kém hiệu quả khỏi sân chơi của mình.

Có thể nói làn sóng digital transformation này không phải là câu chuyện của riêng doanh nghiệp nào. Vấn đề cũng không phải ở chỗ cân nhắc có hay không lựa chọn chuyển đổi số. Mà hiện tại đây, điều đó chính là “Bắt buộc phải chuyển đổi”. Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng mặn mà lao vào làn sóng này. Bởi tồn tại song song là những thách thức không hề lớn trong quy trình chuyển đổi số.

Thách thức trong Chuyển đổi số và quy trình tiếp cận của các doanh nghiệp

Như đã đề cập bên trên, song hành cùng những lợi ích là những thách thức không hề nhỏ đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, xét về lợi ích, chuyển đổi số hoàn toàn là một khoản đầu tư sinh lợi.

 Thách thức trong Chuyển đổi số và quy trình tiếp cận của các doanh nghiệp
Thách thức trong Chuyển đổi số và quy trình tiếp cận của các doanh nghiệp

Những yếu tố rào cản của các doanh nghiệp trong quy trình chuyển đổi số có thể kể đến; đó là Giới hạn về Công nghê; Yếu về Chiến lược – và Rào cản Văn hoá.

Nếu như trước đây, công nghệ chỉ hỗ trợ doanh nghiệp số hoá dữ liệu và hoạt động của mình. Thì với chuyển đổi số, những dữ liệu số hoá ấy sẽ được phân tích để tạo nên những gái trị lớn hơn, có ý nghĩa hơn. Cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải ứng dụng các phần mềm tiên tiến và thông minh hơn. Đi kèm với một điều chắc chắc, đó là thách thức trong chi phí đầu tư và nguồn lực để vận hành hệ thống ấy đúng cách.

Bên cạnh đó, chuyển đổi số sẽ tạo ra những cơ hội kinh doanh mới, thị trường mới. Đòi hỏi doanh nghiệp phải có các chiến lược thích ứng và khai thác tương ứng. Lãnh đạo doanh nghiệp cần phải thay đổi suy nghĩ cũ kỹ truyền thống. Tạo nên những trải nghiệm ban đầu; và lồng ghép những trải nghiệm đó vào quy trình phát triển xuyên suốt trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Mà điều làm nên thành công ấy chính là văn hoá của doanh nghiệp ấy.

Quy trình Chuyển đổi số 5 bước cơ bản cho doanh nghiệp

 Quy trình Chuyển đổi số cơ bản cho doanh nghiệp với 5 bước
Quy trình Chuyển đổi số cơ bản 5 bước cho doanh nghiệp

Dựa trên các tài liệu chuyển đổi số và những kinh nghiệm từ những nahf tiên phong; quy trình chuyển đổi số trong một doanh nghiệp thường sẽ trải qua 3 giai đoạn với 5 bước thực hiện cơ bản nhất.

  • ✔ Bắt đầu từ việc chuyển đổi môi trường làm việc vật lý sang môi trường số hoá. Điển hình nhất trong giai đoạn này đó là dữ liệu được đồng bộ và dễ dàng chia sẻ trực tuyến.
  • ✔ Tiếp theo đó, doanh nghiệp sẽ xác định mục tiêu, mô hình hoạt động của mình sẽ như thế nào sau khi chuyển đổi số? Hay nói cách khác, đó là xác định mục tiêu chuyển đổi số của mình
  • ✔ Và cuối cùng đó là cân nhắc xem các mục tiêu so với nguồn lực thực tại. Sau đó bắt tay vào thực hiện hướng đến mục tiêu ấy.

Hay theo cách khác, doanh nghiệp nếu muốn chuyển đổi số phải có ý thức tuân thủ theo quy trình từng bước; chứ chẳng thể nào “Một bước lên mây” được.

Cả 3 giai đoạn chuyển đổi số trên sẽ được phân rã thành quy trình 5 bước thực hiện chính sau đây.

► Xem thêm: Doanh nghiệp chuyển đổi số – Nên bắt đầu từ đâu?

Quy trình 1: Xác định các mong muốn của doanh nghiệp sau khi chuyển đổi số

Chuyển đổi số là một quá trình lâu dài và đầy gian nan thử thách; chứ không phải kết thúc trong chỉ một hoặc hai năm. Do vậy, để việc đầu tư thời gian và ngân sách của doanh nghiệp bền vững lâu dài; các nhà lãnh đạo cần dành thời gian để xác định một kết quả cuối cùng mà chuyển đổi số sẽ mang lại. Ví dụ như ưu tiên tăng doanh thu lợi nhuận; giảm chi phí hoạt động hay giảm thời gian vận hành.

Tâm lý nóng vội của doanh nghiệp luôn mong muốn chạy theo doanh số hay các vấn đề lợi ích ngay trước mắt gây nên hai hệ quả nghiêm trọng:

  • Một là: Doanh nghiệp sẽ dễ bị sa đà lạc lối; mất nhiều thời gian và nguồn lực của chính mình để chữa ngọn mà bỏ quên đi gốc rễ. Từ đó rất dễ bỏ qua những vấn đề cốt lõi ngấm ngầm tồn tại trong nội bộ.
  • Hai là: Khi doanh nghiệp muốn giải quyết nhanh chóng một vấn đề trước mắt mà tuỳ tiện chọn một nền tảng không phù hợp; sẽ dẫn đến hệ luỵ trong tương lai. Ví dụ như việc phải thay đổi một phần mềm khác trong tương lai sẽ khiến công sức trong quá khứ đổ sông đổ biển. Hay việc liên kết tích hợp các phần mềm rời rạc lại đầy khó khăn cho việc đồng bộ và đo lường.

Chính vì điều này, các nhà lãnh đạo cần có một tâm thế bình tĩnh và chính trực; để tìm ra những vấn đề nhức nhối nhất của doanh nghiệp mình.

Quy trình 2: Đánh giá mức độ thực thi của doanh nghiệp

Đánh giá mức độ thực thi của doanh nghiệp ở khía cạnh con người và dữ liệu
Đánh giá mức độ thực thi của doanh nghiệp ở khía cạnh con người và dữ liệu

Một kế hoạch tốt phải là một kế hoạch có khả năng thực hiện. Sau khi đã xác định được các mục tiêu mong muốn của chuyển đổi số ở quy trình 1; doanh nghiệp cần đánh giá lại mức độ thực thi hiện tại và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nó. Việc tái cấu trúc quy trình vận hành, mô hình doanh nghiệp là điều không hề dễ dàng; bởi nó sẽ đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng được hai yếu tố cốt lõi sau:

✔ Yếu tố đầu tiên: Con người

Đây chính là yếu tố cốt lõi ảnh hưởng đến dự thành công hay thất bại của mọi quy trình chuyển đổi số. Vì xét cho cùng, công nghệ cũng chỉ là một công cụ hỗ trợ cho con người. Và hiển nhiên, không một công cụ nào có thể tự thân tạo ra sự thay đổi; nếu không có tác động và tư duy của con người. Nói đúng hơn, sự thành công của quy trình chuyển đổi số sẽ đến từ tư duy và tầm nhìn; đến từ chính các nhân sự trong nội bộ doanh nghiệp ấy, không phân biệt đó là lãnh đạo hay nhân viên.

✔ Yếu tố thứ hai: Nguồn dữ liệu

Nguồn dữ liệu là tài sản vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Không chỉ là nguyên liệu cho quá trình chuyển đổi số; dữ liệu còn tạo nên những thay đổi trong kết quả và thực thi. Song, rất ít doanh nghiệp chú trọng đến lưu trữ, sắp xếp và khia thác nguồn dữ liệu. Điều này gây khó khăn trong việc khởi động vận hành quy trình chuyển đổi số đúng.
Kiểm tra, phân tích dữ liệu hiện có của doanh nghiệp; nhà lãnh đạo còn cần chú ý đến dữ liệu các đối tác chiến lược của mình. Để từ đó tạo nên một tầm nhìn phổ quát về chuỗi giá trị của doanh nghiệp khi tiến hành quy trình chuyển đổi số.

► Xem thêm: “Chuyển đổi số hay là chết” – Bài học kinh nghiệm từ 3 ông lớn trong “chiến trường” kinh doanh

Quy trình 3: Rà soát quy trình để đưa ra các thay đổi cần thiết trong quá trình chuyển đổi số

Ban quản trị dự án chuyển đổi số không nhất thiết phải là toàn những chuyên gia về công nghệ; nhưng họ cần hiểu mình có thể đạt được những gì một khi kết hợp tầm nhìn kinh doanh với sức mạnh của công nghệ. Cụ thể, sau khi có thể hiểu được các dữ liệu của doanh nghiệp đang phản ánh điều gì; các nhà quản trị cần nhìn thấy được các dấu hiệu để đánh giá về quy trình vận hành trong doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp biết mình hiện đang ở đâu và đã sẵn sàng cho việc chuyển đổi số hay chưa.

  Rà soát quy trình để đưa ra các thay đổi cần thiết trong quá trình chuyển đổi số
Rà soát quy trình để đưa ra các thay đổi cần thiết trong quá trình chuyển đổi số

Ban lãnh đạo có thể tận dụng những lúc sản xuất và giao dịch giảm đi để tái cấu trúc quy trình của mình. Ví dụ như thời điểm giãn cách của đại dịch Covid-19; hay các thời điểm mùa vụ đặc biệt trong năm. Đây chính là thời điểm tốt để doanh nghiệp nhìn lại xem mình đã sẵn sàng cho việc chuyển đổi hay chưa. Một lần nữa là lời cảnh báo, nhà quản trị dự án không nên đưa quyết định dựa vào những suy luận trực quan; mà cần có các số liệu cụ thể và chi tiết nhất để xác định một hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp.

Quy trình 4: Tìm ra một giải pháp phù hợp và tối ưu nhất

Người hiểu rõ về đặc thù sản phẩm/dịch vụ và vận hành của doanh nghiệp; không ai hết chính là đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp ấy. Chính vì thế, họ nên là người tham gia trục tiếp vào dự án chuyển đổi số. Từ đó mới có thể lựa chọn và ứng dụng giải pháp tốt, phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình.

Đặc biệt là khi hướng mục tiêu chuyển đổi số đến khách hàng của doanh nghiệp. Chỉ doanh nghiệp mới biết mình sẽ tiếp cận và phục vụ đối tượng nào? Đối tượng khách hàng đó đang ở đâu, làm gì và làm sao để tiếp cận chính xác đến họ. Và vấn đề chi phí cũng nên phù hợp với quy mô và nguồn lực của doanh nghiệp.

Quy trình 5: Nuôi dưỡng tính cam kết khi chuyển đổi số của toàn thể doanh nghiệp và nhà quản trị dự án

Theo các tài liệu và kinh nghiệm chuyển đổi số của các doanh nghiệp tiên phong đều cho rằng:. Những thay đổi về văn hoá khó khăn hơn là những thay đổi về công nghệ.

Khi thị trường công nghệ đa dạng như hiện nay; không khó để có và cũng không mất nhiều thời gian để có một hệ thống trong doanh nghiệp mình. Nhưng để ứng dụng công nghệ vào quy trình vận hành; đó là thách thức từ phần con người. Như ở quy trình 2, việc xây dưungj văn hoá tôn trọng, đề cao tinh thần sáng tạo mới mẻ là yếu tố quan trọng quyết định thành công của chuyển đổi số. Hay cách khác, văn hoá sẽ quyết định sự thành bại, và cả định hướng kinh doanh của doanh nghiệp.

Chính vì thế, để khởi động một dự án chuyển đổi số, hãy bắt đầu văn hoá và tính thần trong doanh nghiệp.

Tạm kết

Chuyển đổi số là một thử thách lớn cho mọi doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp lớn hay nhỏ. Điều này không chỉ đòi hỏi sự cố gắng từ ban quản trị dự án đến toàn bộ đội ngũ nhân viên; mà còn đòi hỏi một chiến lược rõ ràng, kiên định của cấp lãnh đạo; dựa trên những phân tích kỹ càng, tổng quát về dữ liệu thu thập được của doanh nghiệp. Sự đầu tư đúng mực và sự nghiêm túc trong quá trình triển khai chính là chìa khoá cho thành công.

Hy vọng tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp Việt sẽ có những bước chuyển mình mạnh mẽ cho chuyển đổi số. Để sớm hòa mình vào xu thế thương mại toàn cầu và xây dựng lợi thế cạnh tranh riêng.

Nhận tư vấn và các tài liệu về quy trình Chuyển đổi số cho doanh nghiệp; Đăng ký ngay, hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: 7 Hiểu lầm to lớn về chuyển đổi công nghệ số mà các doanh nghiệp thường mắc phải

Ban Biên Tập ASOFT.

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*