Vận hành hệ thống ERP: Khó mà không khó

Các phân hệ của phần mềm ASOFT-ERP hỗ trợ doanh nghiệp vận hành hệ thống ERP tốt nhất

Hệ thống ERP – Enterprise Resource Planning (quản trị nguồn lực doanh nghiệp) đã không còn xa lạ với các doanh nghiệp hiện đại nữa. Đây là công cụ đắc lực để các chủ doanh nghiệp quản trị tổng thể mọi hoạt động trong doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, vận hành hệ thống ERP không phải là điều đơn giản. Nếu không sử dụng đúng cách, dù hiện đại đến đâu thì phần mềm cũng trở nên vô dụng. Chính vì thế, bài viết sau sẽ giúp các chủ doanh nghiệp dễ hình dung hơn cách thức vận hành của hệ thống quản lý ERP; nhằm giúp doanh nghiệp hiểu đúng và ứng dụng đúng vào quy trình hoạt động và quản lý.

► Xem thêm: Cắt giảm 4 nhóm chi phí nhờ ứng dụng phần mềm ERP

Vai trò của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp

Việc ứng dụng ERP đã trở thành một xu thế tất yếu của các doanh nghiệp trên thế giới. Thế nhưng, tại Việt Nam thì việc sử dụng hệ thống ERP trong các hoạt động quản trị doanh nghiệp vẫn còn khá hạn chế. Nguyên do là phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn chưa nhận ra được tầm quan trọng của hệ thống này. Bên cạnh đó, một số nguyên nhân khác như chi phí để trang bị ERP là không hề rẻ, cũng như chưa tìm được một nhà phân phối uy tín và phù hợp.

Thực tế cho thấy, hệ thống thông tin doanh nghiệp ERP không chỉ là một công cụ hữu ích phục vụ cho doanh nghiệp mà nó còn hỗ trợ nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý và hiệu suất công việc. Hệ thống ERP có thể quản lý một cách thống nhất mọi phòng ban, bộ phận doanh nghiệp; hệ thống này phát huy tối đa công tác quản trị doanh nghiệp. Chẳng những thế, ERP còn có khả năng dự báo, đề ra những gợi ý cho nhà quản trị. ERP có thể đưa ra những báo cáo về thị trường khá chính xác bằng việc quản trị toàn bộ thông tin từ đầu vào và đầu ra. Vậy nên, hệ thống ERP đóng một vai trò rất quan trọng trong sự phát triển nhanh chóng và bền vững của doanh nghiệp.

Vận hành hệ thống ERP tốt hơn nhờ hiểu rõ nhu cầu ứng dụng

Thật sự mà nói, ERP là một hệ thống với rất nhiều phân hệ khác nhau. Mỗi phân hệ sẽ đáp ứng quản trị cho từng hoạt động kinh doanh riêng biệt. Mà hiếm khi nào một doanh nghiệp lại cần ứng dụng tất cả phân hệ ấy cho toàn bộ hoạt đông quản trị. Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm ERP, các doanh nghiệp cần lưu ý như sau: Trước hết, các doanh nghiệp nên đề ra chế độ độ ưu tiên cho những bộ phận quan trọng; rồi sau đó hãy mở rộng các phân hệ khác cho các bộ phận ít ưu tiên hơn.

Ví dụ:

Khi xem qua phân hệ của phần mềm ASOFT-ERP; ta thấy tận 12 phân hệ cơ bản chính bao gồm: Đơn hàng bán, Đơn hàng mua; Quản lý sản xuất; Quản lý Nhân sự, Quản lý quan hệ khách hàng; Quản lý kho, Quản lý tài sản; Quản lý tài chính;… bên cạnh đó còn có các phân hệ nâng cao khác hỗ trợ giải quyết mọi nhu cầu và những mảng quản lý cần thiết của doanh nghiệp trong kinh doanh.

Các phân hệ của phần mềm ASOFT-ERP hỗ trợ doanh nghiệp vận hành hệ thống ERP tốt nhất
Các phân hệ của phần mềm ASOFT-ERP hỗ trợ doanh nghiệp vận hành hệ thống ERP tốt nhất

Trở lại với việc ưu tiên và lựa chọn phân hệ cần thiết cho hệ thống thông tin doanh nghiệp ERP; để việc vận hành hiệu quả và dễ dàng, hãy bắt đầu từng bước một. Bắt đầu với các bộ phận/phòng ban cốt lõi. Sau khi đã vận hành ổn định, hãy bắt đầu mở rộng thêm các phân hệ khác. Nếu bạn vẫn phân vân chưa xác định được từng giai đoạn này; có thể tham khảo ý kiến từ chuyên gia và các nhà cung cấp có kinh nghiệm.

► Xem thêm:  Giải pháp ASOFT-ERP giúp được gì cho doanh nghiệp?

Xác định rõ quy trình kinh doanh giúp việc vận hành hệ thống ERP trơn mượt

Tiếp theo, hãy xem phần mềm ERP được ứng dụng như thế nào. Doanh nghiệp cần lưu ý, sau khi lựa chọn bộ phận/hoạt động cần ứng dụng phần mềm; hãy theo dõi phần mềm được hệ thống hóa các quy trình trong bộ phận/hoạt động đó như thế nào.

Việc quan trọng đầu tiên, chủ doanh nghiệp cần xác định các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp. Bên dưới là một hình ảnh minh họa cho quy trình ngành Thương mại – Phân phối; đã được ASOFT tư vấn và ứng dụng.

Mô hình hoạt động công ty Thương mại – Phân phối
Mô hình hoạt động công ty Thương mại – Phân phối

➤ Về sơ đồ mô hình

Dựa vào sơ đồ này, nhà cung cấp; lẫn các nhân viên vận hành hệ thống ERP đều có thể dễ dang theo dõi; hiểu và ứng dụng vận hành hiệu quả hệ thống quản lý ERP.

Lộ trình của hệ thống ASOFT ERP đã bao quát các lĩnh vực cần quản lý lớn nhất của doanh nghiệp: Bán hàng; sản xuất; mua hàng; kho; kế toán tài chính; nhân sự;…

Trong đó, lộ trình sẽ bắt đầu từ nhu cầu khách hàng. Bộ phận sản xuất sẽ dự đoán nhu cầu của khách hàng; dự đoán này sẽ được thực hiện cùng lúc khi nhận được thông tin về đơn hàng của team sales và marketing. Tất cả các dữ liệu này sẽ được tập trung lại; tổng hợp và lên kế hoạch chi tiết, tính toán nhu cầu thị trường và sản xuất…

Theo dõi lộ trình này, các thành phần tham gia vào từng quá trình, cũng như quá trình nào cần phân hệ nào hiện ra rất rõ ràng. Qua đó ta thấy rằng, tài chính – kế toán là lĩnh vực xuyên suốt nhiều công đoạn. Trong đó, sale và marketing đóng vai trò khá lớn trong công đoạn định giá và ước tính; cũng như là cầu nối để mô phỏng và kết nối doanh nghiệp với khách hàng lẫn nhà cung cấp.

➤ Về phân hệ riêng lẻ

Trong quá trình sử dụng, nhà cung cấp hoặc doanh nghiệp có thể vẽ bản đồ sơ lược cho từng phân hệ để làm rõ quy trình hệ thống ở từng bộ phận. Cụ thể như phân hệ CRM (customer relationship management) bên dưới; hệ thống ASOFT ERP cho phép theo dõi quy trình đã được thực hiện đến đâu, sắp đến bước gì. Đi kèm với quy trình đó là các chiến dịch cũng như dự báo và bộ phận kinh doanh có liên quan…

Bản đồ sơ lược cho phân hệ CRM
Bản đồ sơ lược cho phân hệ CRM

Phần mềm ASOFT-ERP không những là hệ thống thông tin doanh nghiệp cho phép tiếp cận thông tin từ thiết bị di động như điện thoại thông minh; mà còn giúp cho các nhân viên theo dõi tiến độ cá nhân. Bên cạnh đó, nhân viên kinh doanh có thể dễ dàng cập nhật tình trạng của các khách hàng; bằng chức năng thông báo bằng thiết bị di động.

Giao diện thân thiện giúp hệ thống ERP được vận hành dễ dàng

Giao diện thân thiện và trực quan là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến thành công của việc vận hành hệ thống ERP. Lẽ dĩ nhiên, khi các giao diện quen thuộc, ký hiệu tượng hình dễ hiểu; sẽ giúp người sử dụng dễ dàng nắm bắt thông tin, luồng công việc. Từ đó nhớ và vận hành hệ thống hiệu quả, không sai sót. Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm ERP, doanh nghiệp nên đặc biệt chú ý đến yếu tố giao diện.

► Xem thêm: Cảm giác lướt newsfeed của các CEO trên phần mềm ASOFT-ERP 9 R9

Vận hành tốt hệ thống ERP nhờ tích hợp các ứng dụng văn phòng

Doanh nghiệp luôn có thể tích hợp hệ thống với ứng dụng Microsoft như Word, Excel, PDF,… Trong đó, khả năng tích hợp với Microsoft Excel là nổi bật nhất; cho phép tạo ra các bảng báo cáo trên giao diện quen thuộc của Excel. Vậy nên, nếu người dùng có đủ kỹ năng xử lý ứng dụng Microsoft Excel; thì sẽ phát huy hết khả năng của hệ thống ERP.

Vậy, điều gì khiến doanh nghiệp cần ứng dụng hệ thống ERP?

Vận hành doanh nghiệp bằng hệ thống quản lý ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình công việc, đồng bộ thông tin giữa các phòng ban. Cũng như cắt giảm tối đa chi phí cho hoạt động theo dõi, nhân bản dữ liệu,… Cụ thể, một số lợi ích của ERP có thể kể đến như sau:

  • ✔ Tất cả các quy trình, phòng ban, bộ phận khác nhau sẽ được theo dõi một cách bao quát
  • ✔ Khắc phục sự chồng chéo, rối ren giữa các phòng ban khác nhau khi quy trình chuyển đổi được đảm bảo suôn sẻ, nhanh gọn
  • ✔ Trong thời gian thực, các phòng ban sẽ được hệ thống báo cáo thống nhất và duy nhất những phân tích, thống kê
  • ✔ Đồng bộ một phần mềm cho tất cả các phòng ban, các cá nhân không cần phải dùng các hệ thống phần mềm riêng
  • ✔ Thương mại điện tử có thể tích hợp với hệ thống ERP
  • ✔ Sở hữu nhiều Module trong hệ thống như Marketing, bán hàng, quản lý chuỗi cung ứng, kho hàng, quản lý dự án, sản xuất, định khoản, tài chính,…
  • ✔ Hệ thống ERP có thể triển khai nhiều hoặc một module tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp.
  • ✔ Cho phép lưu trữ tập trung và sao lưu tất cả các dữ liệu của doanh nghiệp một cách nhanh chóng, đơn giản
  • ✔ Mọi giao dịch xảy ra thông qua hệ thông ERP sẽ được theo dõi bởi bộ phận chuyên trách. Bên cạnh đó hệ thống còn được bảo mật tập trung.
  • ✔ Nhiều hệ thống khác như máy in, đầu đọc mã vạch, nhận diện vân tay,… có thể được tích hợp vào hệ thống ERP bằng API

Tạm kết

Tóm lại, việc ứng dụng và vận hành hệ thống ERP không khó; chỉ cần biết doanh nghiệp nắm được nhưng quy tắc cơ bản. Đối với những hệ thống như ASOFT-ERP, việc hình dung được lộ trình của các phân hệ ứng dụng lên các quy trình kinh doanh ra sao rất quan trọng đối với hiệu quả sử dụng sau này. Ngoài ra, để có thể tận dụng được toàn bộ các chức năng của phần mềm; doanh nghiệp cần phải phân luồng thông tin đầu vào; đồng thời hoạch định chi tiết về kết quả mong muốn của đầu ra.

Để được tư vấn chuyên sâu về nhu cầu và đặc thù ngành khi ứng dụng phần mềm ERP; Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến phòng Tư vấn Công ty ASOFT theo hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Cẩm nang giúp doanh nghiệp tránh bị hớ khi nhà cung cấp báo giá phần mềm ERP

Ban Biên Tập ASOFT

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*