Tìm hiểu nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa và phương pháp quản lý hàng hóa hiệu quả

Thất thoát hàng hóa được xem là vấn đề nan giải và khó giải quyết nhất của các nhà quản lý. Bởi nhiều nguyên nhân từ khách quan đến chủ quan; thất thoát hàng hóa gây nên một hậu quả lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của doanh nghiệp. Vậy những nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa đó là gì? Liệu có phương pháp nào giúp các nhà quản lý có thể quản lý hiệu quả và chặt chẽ hơn? Cùng tìm hiểu ở bài viết sau.

► Xem thêm: 15 Phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần biết

Nguyên nhân khiến doanh nghiệp thường xuyên thất thoát hàng hóa

Để giải quyết tình trạng thất thoát hàng hóa triệt để; đầu tiên, nhà quản lý phải hiểu được những nguyên nhân, gốc rễ gây nên tình trạng này. Từ đó lựa chọn những giải pháp thích hợp. Nhằm ngăn chặn những hậu quả khôn lường mà tình trạng này gây nên.

  Thất thoát hàng hóa được chia thành 2 nhóm nguyên nhân chính: Bên ngoài và bên trong
Thất thoát hàng hóa được chia thành 2 nhóm nguyên nhân chính: Bên ngoài và bên trong

Nhìn chung, thất thoát hàng hóa được chia thành 2 nhóm nguyên nhân chính: Nguyên nhân từ yếu tố bên ngoài, và nguyên nhân từ yếu tố bên trong.

Thất thoát hàng hóa từ các yếu tố bên ngoài

Thất thoát hàng hóa do yếu tố bên ngoài tức chỉ nguyên nhân vấn đề đến từ một bộ phận người dùng (hay khách hàng) thiếu ý thức; hoặc cố tình trộm cắp hàng hóa của doanh nghiệp bằng những thủ đoạn mưu mô. Một số trường hợp điển hình có thể kể đến như:

  • – Khách hàng trực tiếp trộm đồ từ quầy kê, cửa hàng (các trường hợp này thường xảy ra với những mặt hàng nhỏ, nhẹ, dễ dàng bỏ vào túi hoặc áo khoác
  • – Khách hàng tự ý sử dụng những mặt hàng thức ăn (có thể ăn liền) ngay tại cửa hàng mà không đến quầy thanh toán
  • – Khách hàng cố tình thay đổi tem giá của sản phẩm với giá trị rẻ hơn nhằm che mắt nhân viên, khiến nhân viên tính sai giá
  • – …

Tuy những nguyên nhân này chủ yếu đến từ những thủ đoạn ranh mãnh của một số khách hàng. Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng sự giám sát hời hợt của nhân viên cũng là nền tảng chính tạo điều kiện cho khách hàng tận dụng thời cơ thực hiện những hành vi gian lận. Để khắc phục tình trạng này; nhà quản lý cần tối ưu hóa các phương pháp giám sát, cũng như trainning cho nhân viên những phương pháp theo dõi khách hàng sát sao hơn.

Thất thoát hàng hóa từ các yếu tố bên trong

Không chỉ với những nguyên nhân khách quan từ bên ngoài; thất thoát hàng hóa cũng có thể xảy ra ngay tại chính nội bộ doanh nghiệp. Bởi sự chủ quan từ nhà quản lý, hoặc do quy trình quản lý hàng hóa và phân quyền quản lý vẫn còn nhiều lỗ hổng. Cụ thể như:

  • – Kiểm kê hàng hóa chưa thật sự chính xác và trung thực
  • – Nhầm lẫn tem giá và mã vạch, khiến các sản phẩm nhầm lẫn giá và mẫu mã với nhau
  • – Trưng bày các mặt hàng lộn xộn, thiếu logic khiến việc tìm kiếm và quản lý hàng hóa trở nên khó khăn
  • – Không đảm bảo thực hiện nghiêm túc phương pháp kê khai thường xuyên khiến công tác kiểm soát khó khăn, dễ thiếu hụt hàng hóa
  • – Nhân viên thực hiện các mánh khóe trộm cắp hàng hóa từ các chương trình khuyến mãi hoặc từ thẻ khách hàng
  • – Nhân viên bán hàng nhưng không khai báo công ty mà tự ý bỏ túi riêng, gây thất thoát hàng hóa nghiêm trọng
  • – …

Nhìn chung, các vấn đề thất thoát hàng hóa từ nội bộ doanh nghiệp đa phần là bởi vì các nhà quản lý vẫn chưa tìm được các phương pháp khắc phục lỗ hổng trong vấn đề quản lý. Tạo nên những hệ lụy đáng tiếc, ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu và bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp.

Bật mí một số phương pháp quản lý hàng hóa hiệu quả

Nhằm khách phụ các tình trạng thất thoát hàng hóa từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Tiếp theo đây, ASOFT sẽ gợi ý cho bạn một số biện pháp hữu hiệu; giúp bạn loại trừ những mánh khóe gian mãnh, gây nên những tổn thất cho doanh nghiệp.

 Doanh nghiệp có thể ứng dụng một số phương pháp quản lý hàng hóa
Doanh nghiệp có thể ứng dụng một số phương pháp quản lý hàng hóa

Quản lý hàng hóa hiệu quả trước các các thất thoát từ bên ngoài

Để hạn chế tối đa những thất thoát do bộ phận khách hàng xấu tính gây nên. Doanh nghiệp có thể ứng dụng một số phương pháp kiểm soát hàng hóa như sau.

Lắp đặt Camera giám sát

Hiện nay, chi phí lắp đặt camera trên thị trường khá rẻ. Chỉ từ khoảng vài trăm đến vài triệu; doanh nghiệp đã có thể sở hữu một hệ thống camera giám sát toàn cửa hàng.

Lắp đặt camera giám sát tại các góc trong cửa hàng, đặc biệt là tại quầy thu ngân; chính là phương pháp hữu hiệu giúp chủ shop có cái nhìn bao quát toàn bộ các hoạt động diễn ra trong cửa hàng. Bao gồm cả hoạt động từ phía khách hàng lẫn thái độ phục vụ của nhân viên.

Để đạt hiệu quả cao khi lắp đặt camera giám sát; nhà quản lý nên đặc biệt chú trọng đến một số vấn đề như:

  • – Lên kế hoạch xác định số lượng camera sẽ lắp đặt tại cửa hàng
  • – Lựa chọn vị trí lắp camera. Đặc biệt chú trọng đến các vị trí trọng yếu như quầy thu ngân; khu vực hàng hóa cửa hàng; cửa ra vào; khu vực trưng bày các hàng hóa nhỏ; khu vực trưng bày hàng hóa giá trị cao;…
  • – Đối với các cửa hàng có nhiều góc khuất hoặc diện tích nhỏ; nhà quản lý có thể cân nhắc lựa chọn các loại camera có thông số ống kính 3.6 để góc quan sát có thể rộng hơn
  • – Lựa chọn camera dạng hồng ngoại, có thể hoạt động tốt cả ngày và đêm, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi trạng thái hàng hóa bất cứ lúc nào
  • – …

Đương nhiên, nếu chỉ lắp đặt camera mà không có sự giám sát từ bộ phận quản lý thì cũng chẳng khác gì “bình mới rượu cũ”. Phương pháp này chỉ thực sự hữu hiệu khi nhà quản lý cũng phải thường xuyên quan sát. Nhằm đạt hiệu quả cao trong công tác quản lý hàng hóa.

Tạo mã vạch cho sản phẩm

Sau khi đã dán mã vạch và tem mác cho các sản phẩm; bạn nên sử dụng thêm các loại tem dễ vỡ để tránh trường hợp khách hàng gian lận bóc tem đổi hàng. Đồng thời, bằng phương pháp quản lý hàng hóa bằng mã vạch; vấn đề kiểm kê và quản lý hàng hóa cũng trở nên dễ thực hiện và chính xác hơn.

 Quản lý hàng hóa bằng mã vạch giúp kiểm kê hàng hóa dễ thực hiện hơn
Quản lý hàng hóa bằng mã vạch giúp kiểm kê hàng hóa dễ thực hiện hơn

Ngoài dán tem mã, bạn cũng nên sử dụng thêm tem chống trộm hay khóa chống trộm để gắn trực tiếp lên những mặt hàng giá trị cao. Cũng như lắp đặt các cổng chống trộm tại cửa hàng; để hệ thống có thể báo động ngay khi khách hàng có ý định xấu đổi với sản phẩm của doanh nghiệp.

► Xem thêm: 10 Sai lầm nghiêm trọng trong kiểm kê hàng tồn kho mà doanh nghiệp cần lưu ý

Quản lý hàng hóa hiệu quả trước các thất thoát từ nội bộ

Ngoài những thất thoát xuất phát từ nguyên nhân ngoại tại; vấn đề kiểm soát hàng hóa nội bộ yếu kém cũng tạo nên những thất thoát lớn cho nhà quản lý. Để cắt giảm tối đa vấn đề này. Nhà quản lý có thể tham khảo một số phương pháp quản lý hàng hóa như:

Sắp xếp hàng hóa gọn gàng theo quy luật

Sắp xếp hàng hóa gọn gàng theo quy luật giúp bạn kiểm soát hàng hóa dễ dàng hơn. Ngoài ra, hàng hóa gọn gàng còn giúp bạn nhanh chóng nhận thấy những mặt sắp hết hoặc đã hết tại quầy. Nhằm kịp thời bổ sung khi cần thiết.

Để hàng hóa được sắp xếp gọn gàng; các nhà quản lý cần đề ra những tiêu chí sắp xếp hàng hóa để nhân viên đồng thực hiện. Ví dụ như tiêu chí về loại hàng, màu sắc, giá cả,… Việc phân loại hàng hóa cần được đảm bảo phù hợp mới phong cách thiết kế cửa hàng; cũng như đảm bảo đa dạng và hài hòa về màu sắc, kích cỡ,… Các khu vực hàng hóa cần được phân chia rõ ràng; với những mặt hàng sản phẩm có cùng tính chất; cùng loại thể để khách hàng dễ dàng tìm kiếm. Cũng như việc quản lý hàng hóa được chính xác hơn.

Đối với những mặt hàng thực phẩm, hoặc những mặt hàng có hạn sử dụng. Nhà quản lý có thể sắp xếp dựa trên hạn sử dụng của sản phẩm. Theo đó, những hàng hóa nhập về trước (có hạn sử dụng cận hơn) sẽ được sắp xếp phía bên ngoài; và những mặt hàng nhập sau (có hạn sử dụng xa hơn) sẽ được xếp ở trong. Nhằm giảm thiểu tình trạng tồn hàng quá hạn.

Đối với những mặt hàng nhỏ, bạn có thể trưng bày tập trung cạnh quầy thu ngân; nhằm giúp nhân viên dễ dàng giám sát và kiểm kê số lượng thực tế hàng ngày.

Chú ý kiểm soát hàng hóa theo định kỳ 

Dù kinh doanh ở bất kì loại hàng nào; nếu không kiểm soát hàng hóa thường xuyên thì vấn đề thất thoát sẽ không bao giờ giải quyết được. Để việc kiểm soát được hiệu quả; nhà quản lý cần nghiên cứu và trainning cho nhân viên cách quản lý hàng hóa bằng các phương pháp kê khai thường xuyên; kiểm tra và báo cáo thường xuyên bằng sổ sách hoặc các ứng dụng nội bộ.

 Quản lý hàng hóa bằng cách kiểm tra định kì giúp doanh nghiệp đảm bảo theo dõi chính xách chênh lệch tồn
Quản lý hàng hóa bằng cách kiểm tra định kì giúp doanh nghiệp đảm bảo theo dõi chính xách chênh lệch tồn

Kiểm tra hàng hóa định kì không chỉ đảm bảo theo dõi chính xách lệch tồn; mà còn giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi số lượng các mặt hàng hàng sắp hết. Nhằm có kế hoạch nhập hàng hay bổ sung hàng kịp thời. Ngoài ra, kiểm kê hàng thường xuyên còn cho phép nhà quản lý dễ dàng đánh giá khả năng tiêu thụ của từng loại hàng cụ thể. Nhằm lên kế hoạch dự trù hoặc những biến đổi về mặt hàng trong tương lai.

Ứng dụng phần mềm quản lý hàng hóa

Nếu số lượng hàng hóa tại cửa hàng quá lớn, hoặc bạn sở hữu một hệ thống nhiều chi nhánh; với yêu cầu kiểm kê số lượng hàng hóa chính xác và nhanh chóng hơn. Thì bạn nên ứng dụng một phần mềm quản lý hàng hóa.

Điển hình như khi ứng dụng phần mềm quản lý hàng hóa ASOFT-WM vào hệ thống quản lý; bạn sẽ dễ dàng cập nhật và theo dõi số lượng hàng tồn kho nhanh chóng chỉ với những cái click chuột.

Để xuất kho, phần mềm ASOFT-WM yêu cầu người dùng phải nhập số liệu
Để xuất kho, phần mềm ASOFT-WM yêu cầu người dùng phải nhập số liệu

Phần mềm quản lý hàng hóa ASOFT-WM không chỉ là một công cụ quản lý kho hàng tối ưu; mà còn có khả năng quản lý đơn hàng, quá trình giao vận, khối lượng nhập/ xuất,… Nhằm giảm thiểu tối đa các trường hợp thất thoát hàng hóa hay giao thiếu, giao nhầm. Ngoài ra, ASOFT-WM cũng là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp nắm vững các báo cáo thống kê chi tiết về hàng hóa; cũng như dự đoán xu hướng mua hàng của người dùng. Giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo ra các kế hoạch cho tương lai.

Tạm Kết

Nhìn chung, quản lý hàng hóa là một việc làm cần chú trọng tính minh bạch và chính xác. Vì vậy, để ngăn chặn các tình trạng thất thoát; nhà quản lý phải lập nên những kế hoạch quản lý hàng hóa phù hợp. Yêu cầu các nhân viên thực hiện nghiêm túc và có trách nhiệm trong vấn đề kiểm soát hàng hóa.

Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý hàng hóa tối ưu. Hãy liên lạc ngay với ASOFT bằng cách Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến hotline: 1900 6123 để được tư vấn và Demo miễn phí.

► Xem thêm: TOP 10 phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất Việt Nam năm 2021

Ban Biên Tập ASOFT.

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*