Tại sao cần phần mềm quản lý công việc dự án?

Trong quá trình thực hiện dự án không khỏi phát sinh nhiều vấn đề khó khăn khiến cho dự án trì trệ. Chính vì vậy, phải cần đến một công cụ quản lý hiệu quả; hạn chế tối đa những sai sót, nhầm lẫn thường xảy trong công việc. Phần mềm quản lý dự án có thể giúp doanh nghiệp làm được những gì? Những thông tin sau đây sẽ giúp ích dành cho bạn.

► Bảng cập nhật mới nhất: Tại sao doanh nghiệp nhất định phải sở hữu phần mềm quản lý công việc dự án?

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm này giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi công việc
Phần mềm quản lý 4.0

Phần mềm quản lý là công cụ được lập trình sẵn trên máy tính. Phần mềm này giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi công việc của dự án; theo dõi tiến độ cũng như giám sát nhân viên khi dự án đang thi công.

Thay vì các phương pháp quản lý truyền thống, buộc nhân sự phải họp mặt trực tiếp như trước đây; thì hiện nay việc giám sát đã trở nên thuận tiện hơn với phần mềm quản lý dự án hiện đại và thông minh.

Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý dự án?

 Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý dự án?
Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý dự án?

Khối lượng công việc trong một dự án rất lớn

Những dự án lớn thông thường có rất nhiều hạng mục. Doanh nghiệp khó có thể quản lý được mọi công việc của dự án bằng những phương pháp thô sơ. Quy trình quản lý dự án sẽ gặp nhiều khó khăn; gây ra nhiều trở ngại khiến dự án trì trệ nếu như doanh nghiệp không có một công cụ; phần mềm quản lý khoa học và hiệu quả.

Phát sinh nhiều rủi ro ngoài dự kiến

Dự án khi đưa vào hoạt động không phải lúc nào cũng vận hành thuận lợi như dự định. Trong quá trình làm việc sẽ có nhiều tình huống; nhiều trường hợp phát sinh rủi ro khiến cho cả quá trình hoạt động của dự án bị gián đoạn. Đòi hỏi các nhà quản trị nhanh chóng đưa ra phương án quản lý; điều chỉnh kế hoạch phù hợp.

Thiếu khả năng đồng bộ thông tin

Người quản lý và người chịu trách nhiệm chung không phải lúc nào cũng có mặt tại nơi làm việc; để xử lý các vấn đề phát sinh. Đặc biệt với những dự án lớn, có nhiều địa điểm thi công khác nhau khiến cho việc liên kết và tạo lập một hệ thống không đồng bộ. Từ đó, sẽ nảy sinh các khó khăn trong vấn đề giao việc; cũng như xử lý công việc trong trường hợp đột xuất, không thể lường trước.

Thông tin quá tải dễ xảy ra sai sót

Quản lý bằng những phương thức truyền thống không còn đem lại hiệu quả tối đa. Doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng nhầm lẫn và sai sót trong quá trình xảy lý công việc; hoặc tình trạng thông tin quá tải không nằm trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp.

➝ Phần mềm quản lý dự án ra đời dựa trên khó khăn và nhu cầu của bộ phận quản lý. Quản lý dự án phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được phần lớn các khó khăn trong quá trình thực hiện dự án. Qua đó, phần mềm này sẽ giúp cho việc quản lý được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.

► Xem thêm: 10 Sai lầm to lớn trong quá trình quản lý dự án đến từ sự chủ quan

Phần mềm quản lý dự án có các tính năng nổi bật nào?

Phần mềm quản lý dự án giúp hỗ trợ cập nhật; lưu trữ tất cả các thông tin cần thiết
Quản lý công việc dễ dàng hơn

Quản lý thông tin tối đa

Phần mềm giúp hỗ trợ cập nhật; lưu trữ tất cả các thông tin cần thiết trong dự án. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm và dễ dàng cập nhật mọi vấn đề; nắm được mọi thông tin cần thiết trong quá trình làm việc. Sử dụng phần mềm giúp doanh tăng tính bảo mật; quản lý khoa học đến từng chi tiết nhỏ trong dữ liệu, tài liệu nhằm phục vụ cho tiến trình thi công.

Giao việc thuận tiện

Đối với các dự án lớn, nhiều hạng mục; kèm với đó môi trường làm việc rộng; phần mềm sẽ giúp các chủ doanh nghiệp giám sát nhân viên mà không cần có mặt tại thời điểm đó. Tính năng này còn giúp các bộ phận có thể dễ dàng liên kết với nhau. Quá trình giao việc cũng được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả. Nhờ đó, quá trình thi công dự án sẽ không bị gián đoạn, hiệu suất làm việc được nâng cao.

Lập kế hoạch công việc 

Nhân viên trong dự án sẽ được cấp một tài khoản trên phần mềm. Qua đó, nhân viên có thể chủ động đặt lịch và lên kế hoạch làm việc hiệu quả. Bộ phận quản lý có thể theo dõi được thời gian làm việc của nhân viên qua hệ thống phần mềm. Sử dụng phần mềm giúp nâng cao năng suất làm việc; nhằm hạn chế tối đa rủi ro, nhầm lẫn và sơ suất trong quá trình thực hiện dự án.

Giám sát tiến độ làm việc

Phần mềm giúp cho hoạt động giám sát tiến độ thi công thường xuyên và khoa học. Doanh nghiệp có thể cập nhật tình hình làm việc trên hệ thống. Ngoài ra, người quản lý dù không có mặt tại nơi làm việc để theo dõi thường xuyên; nhưng vẫn có thể nắm bắt được tiến độ công trình và đánh giá mức độ hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên.

Nhắc nhở và thông báo công việc

Phần mềm có chức năng tự động thông báo, cảnh báo công việc trễ hạn, công việc sắp đến hạn,… hoặc các trường hợp tùy chỉnh khác. Đồng thời tích hợp hệ thống API phong phú; cho phép người dùng dễ dàng sử dụng trên mọi phiên bản từ máy tính để bàn, laptop,… đến máy tính bảng, điện thoại. Giúp hệ thống nhân sự kịp thời cập nhật mọi thông báo nhanh chóng, mọi lúc – mọi nơi – mọi thiết bị.

Những lợi ích phần mềm quản lý dự án mang lại

Những lợi ích phần mềm quản lý  dự án mang lại
Những lợi ích phần mềm quản lý dự án mang lại

Phần mềm quản lý dự án giúp quản lý công việc tập trung

Ưu điểm lớn nhất của phần mềm quản lý công việc mang lại là giúp người quản trị dự án có thể quản lý theo hướng tập trung. Nghĩa là tất cả các hoạt động điều hành, giám sát công việc hay truyền tải thông tin đến các nhân viên đều trên một hệ thống phần mềm chung.

Mọi nhiệm vụ sẽ được phân chia khoa học và công bằng. Mặt khác, làm việc dưới một môi trường có tính đồng nhất sẽ giúp nhân viên phát triển bản thân dễ dàng hơn.

Tăng tốc hiệu suất công việc một cách tối đa

Có thể nói rằng khi sử dụng phần mềm quản lý công việc dự án; doanh nghiệp sẽ có thể quản lý mọi vấn đề không bị giới hạn không gian hay thời gian.

Nói một cách dễ hiểu là thay vì phải tổ chức hoặc tham gia những cuộc họp trực tiếp, gây tốn khá nhiều thời gian; thì mọi việc có thể hoàn thành nhanh chóng và dễ dàng chỉ bằng một cú nhấp chuột. Với hệ thống quản lý dự án qua phần mềm trực tuyến, nhân viên trong doanh nghiệp đều có thể dễ dàng kiểm soát được công việc của mình.

Bên cạnh đó, chủ doanh nghiệp và nhân viên có thể tương tác với nhau ngay cả khi ngồi tại nhà hoặc đang công tác xa. Tất cả thông tin đều được thảo luận và đưa ra quyết định mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Như vậy mọi công việc phát sinh trong dự án đều có thể được rút ngắn tối đa thời gian.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Việc quản lý công việc theo phương pháp truyền thống, thông thường sẽ mất nhiều thời gian và chi phí. Cụ thể như khi có dự án phải thường xuyên tổ chức các cuộc họp; liên tục giám sát và theo dõi quá trình làm việc của nhân viên,…

Tuy nhiên, với phần mềm quản lý doanh nghiệp không nhất thiết gặp mặt trực tiếp nhân viên mà có thể trao đổi tất cả qua hệ thống phần mềm. Vậy nên đây được coi là cách quản trị công việc dự án tiết kiệm và tối đa nhất.

Tạm kết

Ngoài những lợi ích mang lại trong việc quản lý các công việc dự án. Phần mềm quản lý dự án còn giúp nâng cao mối quan hệ và uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng. Rút ngắn thời thực hiện dự án; giảm chi phí tăng chất lượng; tăng năng suất lao động; khả năng liên kết nội bộ tốt hơn,… Qua đó, ta thấy được những lợi ích to lớn mà phần mềm mang lại cho mỗi doanh nghiệp.

► Xem thêm: Sơ đồ Grantt – Công cụ quản lý dự án đắc lực cho doanh nghiệp

——————————————

ASOFT-OO: Phần mềm quản lý dự án tối ưu cho doanh nghiệp

Giải pháp văn phòng điện tử ASOFT - OO
Giải pháp văn phòng điện tử ASOFT – OO

Phần mềm quản lý dự án ASOFT-OO luôn được xem là giải pháp hàng đầu hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm khối lượng lớn chi phí, thời gian và cả nguồn lực. Tích hợp những tính năng sau:

  • – Tự động hóa 80% công việc: Tiêu chuẩn hóa các công việc lặp lại trong 365 ngày hoạt động mỗi năm của mỗi cá nhân
  • – Kiểm soát 50% công việc phát sinh: Kiểm soát tốt các công việc hàng ngày từ cá nhân, đội nhóm, phòng ban và toàn bộ công ty
  • – Ứng dụng tối đa các điểm mạnh của công nghệ: Cảm biến, định vị trí, nhận diện khuôn mặt, chụp hình; giao việc tự động; gửi email tự động, chat, gọi điện; phân tích dữ liệu lớn

Phần mềm đi cùng lời cam kết “Làm tới cùng, nếu chưa hiệu quả làm miễn phí tới khi có kết quả”. ASOFT-OO đã đồng hành cùng 3.000 khách hàng trong gần 2 thập kỷ qua; và nhận được sự tin tưởng của các doanh nghiệp trong và người nước. Chắc chắn đây sẽ là người bạn đồng hành tốt nhất cho các doanh nghiệp để vượt qua cơn khủng hoảng dịch Covid này.

Ngoài ra, nếu quý khách hàng tìm hiểu chuyên sâu hơn về Phần mềm quản lý dự án và một số sản phẩm khác của ASOFT – Mời xem chi tiết tại đây:

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ tư vấn thêm và demo miễn phí: đăng ký ngay hoặc liên hệ hotline: 1900 6123.

Ban Biên Tập ASOFT.

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*