Review 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí phổ biến nhất hiện nay

Nhu cầu quản lý công việc không chỉ dành riêng cho các nhà quản lý; mà hiện nay mỗi cá nhân và các đội nhóm cũng cần tối ưu hóa công việc bằng các công cụ hiện đại. Hãy thử đón xem review về những phần mềm quản lý công việc miễn phí phổ biến nhất hiện nay, giúp bạn tìm ra ra một công cụ quản lý hiệu quả nhất nhé!

► Xem bản cập nhật mới nhất: Top 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí và phổ biến nhất hiện nay

1.Phần mềm quản lý công việc miễn phí Trello

Trong mỗi công việc, bạn có thể cài đặt các thuộc tính như: mô tả; gắn thẻ thuộc tính; thêm người theo dõi; tạo checklist; ghi chú, hay gắn tập tin,…

Phần mềm Trello
Trello – Phần mềm quản lý công việc, dự án miễn phí

➤ Ưu điểm

  • Dễ sử dụng: Giao diện làm việc của Trello giống như một bảng tin với những tờ giấy note. Do đó, bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng sử dụng mà không cần quá nhiều thời gian để đào tạo.
  • Cộng tác tốt: Các tính năng trong ứng dụng phần mềm công việc này đã khá đầy đủ; đáp ứng một nhu cầu vừa phải. Khả năng phối hợp công việc giữa các nhân viên và theo dõi nhóm tương đối dễ dàng. Đặc biệt, Trello là một phần mềm quản lý công việc miễn phí.

➤ Hạn chế

  • Không phân cấp quản trị: Tất cả các thành viên trong nhóm đều có cùng phân cấp như nhau, không phân quyền dữ liệu theo cá nhân, phòng/ban hay cấp độ cụ thể.
  • Không hiệu quả khi quản lý thời gian: Mặc dù phần mềm quản lý công việc miễn phí Trello có tín năng đặt lịch hoàn thành; nhưng lại không có tín năng nhắc nhở và thông báo đến người dùng; khiến việc quản trị và sắp xếp công việc không đạt mức tối ưu.
  • Không có thống kê báo cáo: Không tối ưu hóa công cụ báo cáo, cho doanh nghiệp cái nhìn tổng thể về các hoạt động công việc.
  • – Không bảo mật thông tin tốt: Việc chia sẻ thông tin, tài liệu trong nhóm rất dễ dàng khiến dữ liệu thiếu tính tuyệt mật.
  • Không thống nhất chung một nền tảng: Với mỗi nhóm/dự án, mỗi nhân viên cần phải tạo một bảng (board) riêng. Đối với các nhân sự tham gia trong nhiều nhóm, việc quản lý thông tin và cân đối công việc trở nên khó khăn. 

Trello là một phần mềm quản lý công việc hiệu quả. Tuy nhiên, với những hạn chế nhất định về chức năng và giao diện tối giản của mình, Trello chỉ nên dùng cho các nhóm/dự án dưới 10 người. Ngoài ra, nó chỉ phù hợp với đặc thù công việc theo dạng tuần tự, nhanh gọn thay vì quản trị phức tạp.

2. Phần mềm quản lý công việc miễn phí ASOFT-OO

Phần mềm quản lý công việc ASOFT-OO luôn được xem là giải pháp hàng đầu hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm khối lượng lớn chi phí, thời gian và cả nguồn lực. Tích hợp những tính năng vượt trội sau: Tự động hóa 80% công việc; Kiểm soát 50% công việc phát sinh; Ứng dụng tối đa các điểm mạnh của công nghệ… giúp giảm thiểu thời gian quản lý, đồng thời tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp.

ASOFT - OO - Phần mềm văn phòng, quản lý công việc dự án
ASOFT – OO – Phần mềm văn phòng, quản lý công việc dự án

➤ Ưu điểm

  • Lập kế hoạch thực hiện công việc: Phần mềm với các tính năng tạo lập các công việc định kì hằng ngày, hàng tuần… Đảm bảo có khả năng tự động hóa kế hoạch công việc lặp lại.
  • Theo dõi và giám sát công việc: ASOFT – OO có các tính năng nhắc việc thông minh; tự động báo cáo khi công việc quá hạn. Tích hợp các phương pháp theo dõi từ sơ đồ Grantt, Kaban, Kaizen… Với một giao diện công việc checklist giúp dễ dàng nắm bắt tiến độ thực hiện từng công việc cụ thể. Theo dõi, giám sát chặt chẽ các vấn đề phát sinh và rủi ro một cách dễ dàng. Giao việc công bằng nhờ tính năng thiết lập mẫu, định mức thời gian thực hiện mỗi công việc.
  • – Báo cáo và đánh giá công việc thực hiện: Báo cáo công việc trực quan, từ chi tiết đến tổng hợp. Đồng thời, phần mềm có thể xuất file báo cáo công việc dưới dạng Excel; Dashboard… Phân loại báo cáo công việc theo cá nhân, phòng ban, đội nhóm… Đảm bảo báo cáo trực quan, giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá KPI thông qua các báo cáo công việc.
  • – Thảo luận công việc trên phần mềm: Phần mềm hỗ trợ các cá nhân có thể thảo luận trực tiếp ngay task công việc; tránh được các trường hợp như: trôi tin hay mất thông báo. Hỗ trợ đính kèm trực tiếp tại task công việc các tệp tin, tài liệu, hình ảnh… Ngoài ra, ASOFT – OO còn hỗ trợ tạo sự kiện, mời người tham gia; đảm bảo các sự kiện/công việc được thêm vào lịch trình hoạt động cá nhân.

➤ Hạn chế

  • Giao diện chưa bắt mắt: Phần mềm hướng đến tính đơn gian và thực tế nên không chú trọng cao về giao diện.
  • Chi phí sử dụng: Phần mềm quản lý công việc ASOFT – OO, hiện nay chỉ có phiên bản phần mềm Demo miễn phí. Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng phần mềm nâng cấp hơn; thì phải bỏ ra một khoản chi phí đầu tư. Tuy nhiên, mặc dù phần mềm này phải trả phí nhưng mức phí bỏ ra không quá cao so với mặt bằng chung của thị trường.

Với các tính năng trên, ứng dụng phần mềm công việc ASOFT phù hợp tất cả loại hình, cũng như quy mô của tất cả các doanh nghiệp. ASOFT tích hợp tối đa tính năng các tính năng, nó không chỉ giúp cá nhân/đội/nhóm công tác hiệu quả; mà còn giúp người quản lý theo dõi tổng thể công việc ở tất cả các phòng/ ban khác nhau.

► Xem thêm: Phần mềm văn phòng điện tử – Liều thuốc thúc đẩy tinh thần chủ động cho nhân viên

3. Phần mềm quản lý công việc miễn phí Asana

Phần mềm Asana có những tính năng vượt trội nhờ tích hợp các ứng dụng như: dõi dự án, công việc, bố trí thời gian làm việc hợp lý, phân bổ nguồn lực, trong một giao diện khá đơn giản.

Asana - Phần mềm quản lý công việc được ưa chuộng
Asana – Phần mềm quản lý công việc được ưa chuộng

➤ Ưu điểm 

  • Cộng tác: Asana được tích hợp đầy đủ các tính năng, như: Tạo công việc và giao việc cho mỗi nhân viên; lên lịch và thông báo nhắc nhở; sắp xếp thứ tự ưu tiên nhóm các công việc cần làm trước hoặc làm sau. Ngoài ra, Asana thêm tính năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án khác nhau mà không cần thao tác sao chép.
  • Lập kế hoạch và Theo dõi trạng thái công việc: Bạn có thể theo dõi trạng thái, nhiệm vụ, ngày hết hạn, tỷ lệ phần trăm hoàn thành dự án. Trong phần mềm Asana không có biểu đồ Gantt; tuy nhiên, nó có tính năng Timeline giúp mọi người có thể thấy được tổng quan công việc của tất cả dự án.
  • Báo cáo tiến độ công việc theo thời gian thực: Ở bản miễn phí, Asana chỉ có biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án; và số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ chưa hoàn thành.
  • Phân quyền sử dụng: Asana có tính năng có thể lựa chọn quyền riêng tư hoặc công khai trong các nhóm hay nhiệm vụ của dự án.

➤ Hạn chế

  • Chi phí sử dụng: Hiện tại, phần mềm Asana cho phép sử dụng bản miễn phí nhưng tối đa chỉ 15 thành viên. Tuy nhiên, nếu số thành viên trong dự án vượt quá 15 người; thì bạn phải dùng bản nâng cấp với giá 9.99$/ người dùng/ tháng. Có thể thấy, để được sử dụng một phần mềm quản lý công việc hiệu quả như Asana; doanh nghiệp sẽ phải trả một mức phí khá cao tính theo đầu người.

Ứng dụng phần mềm công việc Asana phù hợp với các doanh nghiệp có mô hình cộng tác liên chức năng. Khi đó, Asana sẽ phát huy được tối đa tính năng của mình; vì nó không chỉ giúp team cộng tác hiệu quả; mà còn giúp người quản lý theo dõi tất cả các công việc ở tất cả các đội/nhóm/phòng/ban.

4. Phần mềm quản lý công việc miễn phí Wrike

Bên cạnh Asana, Wrike cũng là một ứng cử viên sáng giá trong quản lý công việc và dự án. Phần mềm Asana giúp doanh nghiệp có thể làm việc mà không cần email; thì Wrike có thể thay thế không chỉ email mà còn thay thế hầu hết công cụ khác.

Phần mềm Wrike
Wrike – Ứng dụng quản lý công việc hiệu quả

➤ Ưu điểm

  • Cộng tác: Giống như phần mềm Asana; Wrike cũng tích hợp đầy đủ các tính năng như: Tạo công việc và giao việc cho mỗi nhân viên; bình luận; tag tên cụ thể cá nhân được giao việc; và khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án.
  • Lập kế hoạch và theo dõi trạng thái công việc: Phần mềm công việc, dự án Wrike giúp quản lý thời gian làm việc của nhân viên rất sát sao. Tùy theo yêu cầu mà nhà quản trị có thể tùy chỉnh về vấn đề đặt thời hạn cho công việc.
  • Báo cáo: Đối với phiên bản trả phí, phần mềm công việc Wrike có thể xuất biểu đồ báo cáo thời gian. Tuỳ theo sự chỉnh sửa của nhà quản lý, hoàn toàn có thể yêu cầu phần mềm báo cáo theo dự án hoặc theo công việc.
  • Phân quyền sử dụng phần mềm: Ứng dụng quản lý công việc Wrike ở bản miễn phí cho phép người dùng phân các quyền sử dụng cơ bản. Tuy nhiên muốn sử dụng quyền nâng cao như quyền tạo, sửa các thông tin trong bảng công việc… thì người dùng phải mua phiên bản trả phí.

➤ Hạn chế

  • Chi phí sử dụng: Ở bản miễn phí thì phần mềm công việc Wrike chỉ cho tối đa 5 người sử dụng với những tính năng cơ bản. Khi người dùng muốn sử dụng các tính năng ưu việt hơn… thì chỉ có ở gói Business thuộc phiên bản trả phí. Mức giá hiện nay của phiên bản trả phí tương đương 24.8$/ người dùng/ tháng.

Với những thông tin trên, phần mềm quản lý công việc Wrike sẽ rất phù hợp với những doanh nghiệp mô hình lớn; đáp ứng nhu cầu quản lý dự án chuyên sâu. Wrike phiên bản miễn phí phù hợp với team nhỏ dưới 5 thành viên; đây là một lựa chọn quản lý công việc tốt.

5. Phần mềm quản lý công việc miễn phí – Atlassian

JIRA là một phần mềm quản lý dự án đến từ công ty phần mềm Atlassian. Đây là một phần mềm được thiết kế các tính năng giúp các nhóm dự án lập kế hoạch; và theo dõi dự án.

Phần mềm quản lý dự án - Atlassian
Phần mềm quản lý dự án – Atlassian

➤ Ưu điểm

  • Lập kế hoạch và theo dõi tình trạng công việc: Phần mềm Jira hỗ trợ phương pháp làm việc bằng agile; kèm theo giao diện bảng Scrum; bảng Kanban. Cá nhân sử dụng có thể dùng mẫu có sẵn trong Jira; trong mẫu đã có sẵn các luồng công việc tiêu chuẩn; nhà quản lý có thể tự tuỳ chỉnh theo nhu cầu của mình.
  • Báo cáo theo thời gian thực: Jira cung cấp hơn một chục báo cáo khác nhau để chia nhỏ dữ liệu; giúp các nhà quản trị kiểm tra khối lượng công việc; theo dõi tiến trình công việc của mỗi nhân viên; đánh dấu những công việc còn tồn đọng dễ dàng.
  • Phân quyền sử dụng: Phần mềm công việc Jira có tính năng phân quyền chi tiết. Không chỉ có thể phân quyền trong các dự án chung; mà còn phân quyền trên từng nhiệm vụ. Kèm với đó là tính năng hạn chế quyền trong dự án rất hữu ích.
  • Khả năng tích hợp: Jira có khả năng sử dụng phối hợp các ứng dụng phần mềm của bên thứ ba. Cùng với tính năng tích hợp công cụ; phần mềm Jira có thể giao tiếp, trao đổi với các công cụ khác nhau.

➤ Hạn chế

  • Giao diện phức tạp: Người dùng cần nhiều thời gian để làm quen thì mới có thể sư dụng workflow được hiệu quả.
  • Chi phí sử dụng: Phần mềm công việc Jira có phiên bản dùng thử miễn phí 7 ngày; nhà quản trị có thể thử trải nghiệm tất cả các tính năng ưu việt trên. Sau 7 ngày, nếu muốn sử dụng tiếp, thì các nhà quản trị phải chi trả phí cho phần mềm. Bản Cloud là phiên bản trả phí, dành cho 10 người với mức giá là 10$/ tháng; dành 11 – 100 người vớimức giá là 7$/ người dùng/ tháng.

Phần mềm quản lý công việc và dự án Jira là một phần mềm khá đặc thù; đây sẽ là lựa chọn phù hợp nhất cho các đội/nhóm dự án công nghệ và phát triển phần mềm.

Tạm Kết

Phần mềm quản lý công việc và dự án giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối ưu thời gian; và sắp xếp công việc hợp lý hơn. Tuy nhiên, mặc dù đây là một công cụ hữu hiệu; nhưng nếu lựa chọn phần mềm không phù hợp với nhu cầu sẽ tạo nên rắc rối lớn cho doanh nghiệp. Khiến quy trình làm việc trở nên rối rắm; phức tạp không cần thiết. Chính vì thế, lựa chọn đúng phần mềm phù hợp với nhu cầu của mỗi doanh nghiệp là điều rất quan trọng.

Nếu các phần mềm quản trị công việc, quản lý dự phía trên, chưa đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp đề ra; Phần mềm Văn phòng điện từ – quản lý công việc dự án ASOFT-Online Office là một giải pháp quản trị dành riêng cho doanh nghiệp bạn.

Để được tư vấn miễn phí và Demo. Đăng ký ngay, hoặc lien hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp nhất định phải sở hữu phần mềm quản lý công việc dự án?

Ban biên tập ASOFT.

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*