Phần mềm quản lý công việc mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Sự thay đổi thị trường và sự khắt khe của môi trường kinh doanh đã đòi hỏi nhiều hơn ở một doanh nghiệp tính tối ưu, tinh giản và hiệu quả. Phần mềm quản lý công việc được xem là một giải pháp được nhiều doanh nghiệp hiện đại lựa chọn. Vậy phần mềm này là gì? Tại sao cần phải ứng dụng nó vào quản trị công việc?

► Cập nhật bản mới nhất: Phần mềm quản lý công việc dự án mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là một ứng dụng giúp số hóa mọi quy trình làm việc. Giúp doanh nghiệp quản lý mọi công việc trên nền tảng online; thông minh; tự động; theo dõi được toàn bộ tiến trình làm việc của tất cả nhân viên trong doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả chung.

Phần mềm quản lý công việc là một ứng dụng giúp số hóa mọi quy trình làm việc. Giúp doanh nghiệp quản lý mọi công việc trên nền tảng online; thông minh;
Một ứng dụng giúp số hóa mọi quy trình làm việc

Vai trò của phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc đóng vai trò quan trọng đối với toàn thể doanh nghiệp; hỗ trợ doanh nghiệp giám sát, hình thành cơ chế quản lý tối ưu, khoa học. Các vai trò cụ thể mà phần mềm mang lại, có thể kể đến như:

Đối với cấp quản lý

  • ✔ Theo dõi và giám sát mọi hoạt động của nhân viên chặt chẽ và hiện đại hơn. Tiết giảm phần lớn thời gian so với các phương pháp quản lý truyền thống; chỉ dựa trên các báo cáo gửi qua email.
  • ✔ Sắp xếp phân bố các nhiệm vụ cho mỗi thành viên trong dự án một cách khách quan; đúng người đúng việc.
  • ✔ Sắp xếp và xây dựng kế hoạch công việc một cách khoa học, hiện đại; đảm bảo tất cả các công việc được hoàn thành đúng thời hạn.

Đối với cấp nhân viên

  • ✔ Kiểm soát được tất cả các công việc và nhiệm vụ của mình; tránh tình trạng bỏ sót; thấy được đâu là nhiệm vụ cần ưu tiên.
  • ✔ Ứng dụng phần mềm lịch làm việc giúp tính toán và sắp xếp thời gian công việc khoa học; nhằm đảm bảo đúng tiến độ và KPI của mình.
  • ✔ Phối hợp hiệu quả với thành viên khác; hướng đến mục tiêu hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất.

Phần mềm quản lý công việc mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý công việc AOSFT-OO được xây dựng nhằm đáp ứng các nhu cầu quản trị và tối ưu hiệu suất của các doanh nghiệp; hướng đến kỷ nguyên công nghệ ứng dụng 4.0 dành cho doanh nghiệp trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào.

1. Quản lý công việc đội nhóm trong một dự án

Hiện nay trên thị trường, có rất nhiều các công cụ miễn phí giúp quản lý công việc, như: Trello, Asana,.. Song, để quản lý và điều hành một doanh nghiệp chuyên nghiệp; bạn cần có một phần mềm quản lý công việc – dự án tối ưu hơn. Điển hình như ASOFT-OO với khả năng quản lý công việc chi tiết theo đội nhóm, dự án.

Tự động chuyển bước theo quy trình thiết lập sẵn
Tự động chuyển bước theo quy trình thiết lập sẵn
  • Thiết lập quy trình áp dụng: Từng phòng ban trong doanh nghiệp có thể chủ động vạch ra kế hoạch cho phòng, ban của mình; cùng với đó sẽ thiết lập một quy trình tự động cho từng nghiệp vụ công việc chung. Qua đó, hiển thị cụ thể thông tin người thực hiện; thời gian thực hiện; deadline;…
  • Tự động chuyển bước theo quy trình thiết lập sẵn: Mỗi công việc sau khi được tạo trên phần mềm sẽ vận hành theo quy trình doanh nghiệp đã thiết lập sẵn; và lần lượt các công việc đó sẽ thực hiện theo từng bước. Bước này hoàn thành công việc sẽ tự động được chuyển sang bước tiếp theo; nhằm đồng bộ trong quản lý, tránh rời rạc, và quên, thiếu sót.
  • – Tự động giao việc. Sau khi tự động chuyển sang bước tiếp theo, phần mềm sẽ tự động giao việc cho người phụ trách bước đó; hoặc chọn người phụ trách bước tiếp theo; đồng thời gửi thông báo nhắc nhở tới người thực hiện, người theo dõi và hiển thị trên dashboard; để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào.
  • – Tự động tổng hợp công việc và đánh giá bằng KPIs: Phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của từng cá nhân độc lập trong nhóm dự án.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án – Cánh tay phải đắc lực của các nhà quản lý

2. Quản lý và giám sát tiến độ dự án

Đối với người quản lý, tiến độ là một trong những tiêu chí đánh giá thành công của một dự án. Không chỉ một mà rất nhiều dự án cùng lúc; với phần mềm quản lý công việc trực quan nhà quản lý vẫn dễ dàng theo dõi tiến độ và giám sát thực hiện.

a. Quản lý chuỗi các công việc phụ thuộc

Mỗi một dự án là một hệ thống công việc phụ thuộc lẫn nhau. Để tránh gây ra sự chậm trễ dây chuyền thì tính năng này trên phần mềm quản lý công việc giúp tiết kiệm thêm nhiều thời gian trong quá trình triển khai dự án:

Một dự án sẽ có chuỗi các công việc phụ thuộc lẫn nhau
Một dự án sẽ có chuỗi các công việc phụ thuộc lẫn nhau
  • ✔ Xác định tổng quan phạm vi các hoạt động công việc của dự án: bằng việc ứng dụng cấu trúc WBS (Work breakdown structure) – cấu trúc phân chia công việc nổi tiếng trên thế giới.
  • ✔ Quản lý phụ thuộc của hệ thống công việc trong các hạng mục dự án: FF (Finish to Finish); SS (Start to Start); SF (Start to Finish) và FS (Finish to Start).

b. Quản lý sự thay đổi công việc trong dự án

Phần mềm ASOFT giúp cho cả người quản lý có thể tạo ra những sự thay đổi phục vụ cho công việc. Cho phép thay thế nhân sự dự án bằng người khác; đồng thời sẽ tự động thay thế hết các công việc, chuyển hạng mục chưa được thực hiện từ nhân sự đó sang nhân sự mới; không cần người quản lý phải điều chỉnh trên từng công việc. 

c. Giám sát chặt chẽ tiến độ dự án

Dashboard trên phần mềm quản lý công việc ASOFT cung cấp một cái nhìn toàn diện
Dashboard trên phần mềm ASOFT cung cấp một cái nhìn toàn diện

Mỗi một công việc hay dự án sau khi được thiết lập sẽ được quản lý một cách chặt chẽ bằng:

  • ✔ Dashboard trên phần mềm ASOFT cung cấp một cái nhìn toàn diện; về tỷ lệ hoàn thành công việc trong dự án (đang thực hiện, quá hạn, tạm dừng..).
  • ✔ Milestone hỗ trợ các nhà quản lý kiểm soát được tiến độ dự án theo các trình tự cột mốc công việc quan trọng.
  • ✔ Đánh giá chính xác tiến độ dự án theo từng % hoàn thành công việc; dựa trên các số liệu thu thập thực tế.

3. Phần mềm quản lý công việc giúp theo dõi tiến độ công việc sát sao

Thay vì liên tục xem báo cáo qua email; thậm chí phải có mặt tại nơi làm việc để đốc thúc nhân viên cập nhật tiến độ. Giờ đây các nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm soát tiến độ dự án khi sử dụng phần mềm quản lý công việc. Với từng công việc được giao cho từng người cụ thể, “đúng người, đúng việc”; chắc chắn rằng các nhà quản lý sẽ hoàn toàn chủ động trong việc nắm bắt tiến độ mà không cần phải qua khâu báo cáo nào. Tiết kiệm tối đa thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp. Từ đó hướng đến việc xây dựng một doanh nghiệp thời gian thực.

► Xem thêm: Lập kế hoạch quản lý dự án từ 4 bước cơ bản

4. Phần mềm quản lý công việc có khả năng làm việc từ xa mọi lúc mọi nơi

Phần mềm quản lý công việc có khả năng làm việc từ xa mọi lúc mọi nơi.
Khả năng truy cập từ xa, bất kỳ lúc nào

Xu hướng Work From Home nổi lên từ đại dịch Covid-19; đã mang việc làm tại nhà trở nên quan trọng hơn hết. Phần mềm quản lý công việc ASOFT-OO là một công cụ đắc lực cho vấn đề này khi vận hành trên nền tảng đám mây.

Khả năng truy cập từ xa, bất kỳ lúc nào và bất kỳ đâu đã hỗ trợ Work From Home hiệu quả hơn. Tạo nên một Văn phòng điện tử online cho phép xu hướng này vận hành và duy trì hiệu quả; vượt trội hơn phương pháp truyền thống. Ngoài việc tạo ra môi trường làm việc hoàn hảo từ xa; tính năng đặc biệt này còn được ứng dụng trong nhiều hoạt động khác. Điển hình với những công việc phải di chuyển bên ngoài văn phòng nhiều.

  • ✔ Giám sát, quản lý hoạt động di chuyển, làm việc của nhân viên bên ngoài văn phòng; với định vị GPS.
  • ✔ Kết hợp ghi nhận công việc, chấm công cho các nhân viên thị trường.
  • ✔ Dễ dàng truy xuất các thông tin liên quan, phục vụ cho công việc; chỉ với thiết bị smart phone có kết nối internet.
  • ✔ Thực hiện công việc, lên đơn hàng từ xa; rút ngắn thời gian quy trình mà vẫn đảm bảo tính chính xác.

5. Phần mềm quản lý công việc giúp quản lý đa dự án và phân bổ nguồn lực hiệu quả

Trên thực tế, một doanh nghiệp hiếm có khi nào chỉ có một dự án; hay tập trung toàn bộ nguồn nhận lực của một vào một dự án. Việc phải đảm nhiệm cùng lúc quá nhiều dự án, nhiều công trình khác nhau đã trở thành “lẽ dĩ nhiên” đối với bất kì nhân viên hay quản lý trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, do tính thiếu liên kết của các công cụ truyền thống mà các nhà lãnh đạo dù có cố gắng vẫn không thể nào kiểm soát tất cả các dự án trong công ty. Từ đó gây ra tình trạng phân bổ nguồn lực không đồng đều; dẫn đến hiệu suất làm việc không đạt hiệu quả.

Sự ra đời của phần mềm quản lý công việc là lẽ tất yếu, là lời giải cho bài toán khó trong suốt nhiều năm nay. Phần mềm được tranh bị tính năng liên kết cho phép các nhà lãnh đạo theo dõi; tìm kiếm; lọc ra những công việc đang được thực hiện bởi cá nhân nào; những công việc nào hiện tại đang thiếu người phụ trách. Để từ đó giúp doanh nghiệp tận dụng được tốt đa nguồn lực.

Tạm kết

Nhìn chung, phần mềm quản lý công việc đóng vai trò quan trọng trong tổ chức và điều hành công việc một cách khoa học nhất. Hướng đến mục tiêu giảm bớt gánh nặng quản lý và nâng cao hiệu quả công việc. Song, bạn hãy hiểu rằng phần mềm này không có chức năng thúc đẩy công việc hoàn thành sớm nhất; hay những gì mọi người đang “phi thường hóa” về nó. Mà phần mềm sẽ giúp dự án không bị chậm trễ và đảm bảo từ tiến độ tới chất lượng công việc; và đương nhiên là hoàn toàn dựa trên sức lao động của con người.

Phần mềm quản lý công việc – dự án ASOFT-OO.
Phần mềm quản lý công việc – dự án ASOFT-OO.

Nâng cao hiệu quả và hiệu suất làm việc, trải nghiệm ngay với Phần mềm quản lý công việc – dự án ASOFT-OO.

Đăng ký ngay hoặc liên hệ Phòng Tư vấn tại hotline: 1900 6123. Để được tư vấn theo đặc thù doanh nghiệp và Demo trực tiếp phần mềm.

► Xem thêm: Case-study 3 tình huống quản lý dự án thất bại và bài học kinh nghiệm dành cho các nhà quản lý mới

Ban Biên tập ASOFT.

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*