Phần mềm quản lý công việc dự án mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý công việc dự án mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp
Phần mềm quản lý công việc dự án mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp

Sự thay đổi thị trường và sự khắt khe của môi trường kinh doanh hiện nay đã đòi hỏi nhiều hơn ở một doanh nghiệp. Đó là sự tối ưu, tinh giản và hiệu quả. Chưa khi nào hết, cụm từ “quản lý công việc” lại được các doanh nghiệp chú trọng nhiều như hiện nay. Chuẩn hóa và tinh gọn quy trình làm việc trong doanh nghiệp bằng cách ứng dụng công nghệ thông tin; với phần mềm quản lý công việc dự án được xem là một giải pháp được nhiều doanh nghiệp hiện đại lựa chọn.

Vậy phần mềm quản lý công việc dự án là gì và công cụ này sẽ mang lại lợi ích gì cho các doanh nghiệp hiện nay? Và tại sao doanh nghiệp cần ứng dụng nó vào quản trị công việc và dự án?

► Xem thêm: Quy trình quản lý công việc có vai trò gì đối với doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý công việc dự án là gì?

Phần mềm là một ứng dụng giúp số hóa mọi quy trình làm việc của doanh nghiệp. Hỗ trợ doanh nghiệp vận hành trên nền tảng online, tự động và thông minh. Nhằm quản lý, theo dõi tốt hơn các công việc, dự án đang thực hiện và nâng cao hiệu quả chung.

Phần mềm quản lý công việc dự án mang đến lợi ích to lớn cho cấp quản lý và nhân viên
Phần mềm quản lý công việc dự án mang đến lợi ích to lớn cho cấp quản lý và nhân viên

Đối với cấp quản lý

✔ Theo dõi và giám sát chặt chẽ mọi hoạt động, làm việc của nhân viên một cách thông minh hơn. So với các phương pháp quản lý thủ công thông thường là chỉ dựa trên các báo cáo được gửi qua email, group chat.
✔ Phân chia công việc, nhiệm vụ cho mỗi thành viên nhanh chóng. Giao đúng người đúng việc. Đặc biệt khách quan, công bằng và không bị bỏ sót công việc.
✔ Ghi nhận và đánh giá khách quan kết quả, năng lực từng nhân viên bằng hệ thống báo biểu trực quan, dễ theo dõi.
✔ Hỗ trợ việc sắp xếp, xây dựng kế hoạch một cách khoa học nhất. Giúp mọi công việc được đảm bảo đúng thời gian, đúng chỉ tiêu đề ra.

Đối với cấp nhân viên

✔ Chủ động quản lý khối lượng công việc của mình; tránh tình huống quên, sót thông tin khi quản lý với các công cụ thủ công.
✔ Phân loại nhiệm vụ công việc theo mức độ quan trọng, cần thiết. Từ đó chủ động sắp xếp thứ tự ưu tiên và tối ưu tiến độ làm việc.
✔ Chủ động tính toán và sắp xếp thời gian làm việc khoa học; nhằm đảm bảo đúng tiến độ và KPI cá nhân của mình.
✔ Cộng tác hiệu quả với thành viên khác; để mục tiêu công việc được hoàn thành với chất lượng tốt nhất.

Phần mềm quản lý công việc dự án giúp gì?

Phần mềm quản lý công việc dự án AOSFT-OO được xây dựng nhằm đáp ứng các nhu cầu quản trị và tối ưu hiệu suất của các doanh nghiệp. Hướng đến kỷ nguyên công nghệ ứng dụng 4.0 dành cho doanh nghiệp trong bất kỳ lĩnh vực ngành nghề hoạt động nào.

1. Quản lý công việc dự án – quản lý đội nhóm

Hiện nay trên thị trường, có rất nhiều các công cụ miễn phí và đơn giản giúp quản lý công việc như: Trello; Asana;… Nhưng điểm mạnh của phần mềm ASOFT-OO là khả năng quản lý công việc theo đội nhóm, dự án.

Phần mềm ASOFT-OO giúp người dùng quản lý tiến độ, hiệu quả công việc

Thiết lập các quy trình áp dụng. Mỗi phòng ban có thể chủ động lên kế hoạch cho công việc của mình; thiết lập quy trình tự động và cụ thể cho từng nghiệp vụ công việc chung. Và hiển thị với đầy đủ các thông tin liên quan (người thực hiện, thời gian thực hiện ở mỗi bước, deadline thực hiện,…)

Tự động chuyển bước. Mỗi công việc sau khi được khởi tạo sẽ vận hành theo quy trình đã thiết lập sẵn; và sẽ lần lượt thực hiện theo từng bước. Bước này hoàn thành, công việc sẽ tự động chuyển sang bước tiếp theo; nhằm đồng bộ trong quản lý, tránh rời rạc, quên, hay thiếu sót.

Tự động giao việc. Sau khi chuyển sang bước tiếp theo, phần mềm sẽ tự động giao việc, hoặc cho phép chọn người phụ trách ở giai đoạn đó. Đồng thời gửi thông báo nhắc nhở tới người thực hiện, người theo dõi và hiển thị kèm trên dashboard. Điều này nhằm không bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào.

Tự động tổng hợp, đánh giá hiệu suất công việc với KPIs. Giúp đánh giá chính xác hiệu quả, kết quả và hiệu suất làm việc của cá nhân và đội nhóm.

Với phần mềm ASOFT-OO, việc quản lý dự án sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn; nhờ việc đồng nhất về thông tin và tự động hóa các quy trình. Từ đó, không chỉ hiệu suất cá nhântừng nhân viên, mà hiệu quả chung của đội nhóm cũng được cải thiện.

► Xem thêm: 5 Thế mạnh của công cụ quản lý quy trình đối với doanh nghiệp

2. Quản lý công việc và giám sát tiến độ dự án

Quản lý tiến độ công việc dự án theo mô hình Grantt
Quản lý tiến độ công việc dự án theo mô hình Grantt

Đối với người quản lý, đúng tiến độ là một trong những tiêu chí đánh giá thành công của một dự án. Khi quản lý và tham gia nhiều dự án khác nhau cùng lúc, nhà quản lý dự án vẫn dễ dàng theo dõi tiến độ và giám sát việc thực hiện. Nhờ phần mềm quản lý công việc dự án trực quan.

✔ Quản lý sự phụ thuộc trong mỗi công việc

Mỗi một dự án sẽ có chuỗi các công việc phụ thuộc và ảnh hưởng lẫn nhau. Để tránh gây ra sự chậm trễ dây chuyền thì tính năng này trên phần mềm giúp tiết kiệm nhiều thời gian trong quá trình triển khai dự án:

  • Tổ chức và xác định tổng quát phạm vi công việc của mỗi dự án dựa trên cấu trúc phân chia công việc Work breakdown structure (WBS)
  • Quản lý sự phụ thuộc giữa các công việc, các hạng mục trong dự án.Theo các quy tắc SS (Start to Start), FS (Finish to Start), SF (Start to Finish), FF (Finish to Finish)

✔ Quản lý các sự thay đổi trong dự án

Phần mềm ASOFT giúp cho cả người quản lý có thể tạo ra những thay đổi phục vụ cho công việc. Ví dụ trong trường hợp có một nhân sự rời khỏi dự án. Nhà quản lý có thể thay thế các công việc do người ấy phụ trách thành một người khác – chỉ với một nhấp. Hoặc thay đổi các bước quy trình của dự án theo sự thay đổi thời cuộc,…

✔ Giám sát chặt chẽ tiến độ của dự án

Mỗi dự án – công việc sau khi đã thiết lập chế độ tự động sẽ doanh nghiệp quản lý một cách chặt chẽ với:

  • Dashboard trên phần mềm ASOFT cung cấp một cái nhìn toàn diện chung; về tỷ lệ hoàn thành công việc trong dự án (đang thực hiện, quá hạn, tạm dừng…); tiến độ thực hiện KPI cá nhân, các thông báo chung,…
  • Milestone giúp kiểm soát, theo dõi tiến độ dự án theo các cột mốc công việc quan trọng.
  • Đánh giá chính xác tiến độ dự án theo từng % hoàn thành của công việc; dựa trên các số liệu thu thập thực tế các công việc của nhân viên.

3. Quản lý công việc đơn lẻ bằng phần mềm quản lý công việc dự án

Ngoài dự án, những công việc thường ngày của nhân viên trong doanh nghiệp là đếm không xuể. Song song với các tính năng phức tạp và nâng cao để quản lý dự án; phần mềm ASOFT-OO còn là một không gian làm việc hiệu quả cho từng cá nhân với nhiều công việc riêng lẻ.

Khả năng tương thích trên nhiều trình duyệt giúp nhân viên làm việc mọi lúc mọi nơi
Khả năng tương thích trên nhiều trình duyệt giúp nhân viên làm việc mọi lúc mọi nơi
  • ✔ Dễ dàng phân bổ công việc cho từng cá nhân chịu trách nhiệm và theo dõi tiến độ hoàn thành với các cột trạng thái.
  • ✔ Thiết lập các checklist trong từng công việc.
  • ✔ Tạo báo cáo tiến độ công việc. Giám sát kết quả một cách chính xác và trực quan.

4. Làm việc từ xa – Làm việc “mọi lúc mọi nơi”

Xu hướng làm việc từ xa đã nổi lên từ đại dịch Covid-19. Phần mềm quản lý công việc dự án ASOFT-OO là một công cụ đắc lực hỗ trợ vấn đề này; khi vận hành trên nền tảng điện toán đám mây.

Khả năng truy cập từ xa, bất kỳ lúc nào và bất kỳ đâu đã hỗ trợ Work From Home tối ưu hơn. Tạo nên một Văn phòng điện tử online vận hành và duy trì hiệu quả vượt trội hơn phương pháp truyền thống. Ngoài ra tính năng đặc biệt này còn được ứng dụng trong nhiều hoạt động khác. Điển hình với những công việc phải thường xuyên di chuyển bên ngoài văn phòng.

  • ✔ Giám sát, quản lý hoạt động di chuyển và làm việc của nhân viên bên ngoài văn phòng với định vị GPS.
  • ✔ Kết hợp ghi nhận công việc, chấm công cho các nhân viên thị trường bên ngoài
  • ✔ Dễ dàng truy xuất các thông tin cần thiết. Phục vụ cho công việc chỉ với thiết bị smartphone có kết nối internet.
  • ✔ Thực hiện công việc từ xa. Như lên đơn hàng, chuyển trạng thái,.. Rút ngắn thời gian quy trình mà vẫn đảm bảo tính chính xác và tiện lợi.

5. Tín năng KPIs – thu thập thông tin và đánh giá kết quả công việc

Đánh giá kết quả cho 1 đến 2 nhân viên, không có gì là khó khăn cả. Nhưng nếu bạn có 10, 20 đến 100 người, việc đánh giá chắc chắn sẽ không dễ dàng. Đó là những sai lệch, không bao quát và mang tính cảm nhận cá nhân. Để tạo ra một môi trường khách quan và tạo động lực cho mọi nhân viên nỗ lực; tính năng thiết lập, kiểm soát và đánh giá KPIs trên phần mềm ASOFT-OO sẽ hỗ trợ bạn.

Phần mềm cung cấp thư viện KPIs và hỗ trợ thiết lập nhanh các tiêu chí đánh giá hiệu quả từng công việc. Để phù hợp cho đặc thù doanh nghiệp, phòng ban và đội nhóm khác nhau. Mang đến sự thuận tiện và tự động hóa trong quá trình tổng hợp số liệu. Từ đó, nhà quản lý đánh giá đúng người, đúng việc, đúng năng lực nhất. Nhân viên thêm động lực hoàn thành công việc; và yên tâm với hệ thống ghi nhận khách quan và đầy đủ liên tục.

Theo dõi kết quả công việc dự án trực quan và realtime với phần mềm quản lý công việc dự án
Theo dõi kết quả công việc dự án trực quan và realtime với phần mềm quản lý công việc dự án

Tạm Kết

Một phần mềm không thể có chức năng thúc đẩy công việc được hoàn thành thật sớm; như những gì mọi người đang nghĩ nhầm về nó. Bản chất phần mềm quản lý công việc là giúp tổ chức và vận hành công việc; từ đơn giản tới phức tạp một cách khoa học nhất. Giúp dự án không bị chậm trễ và đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.

Nâng cao hiệu quả và hiệu suất làm việc. Trải nghiệm ngay với Phần mềm quản lý công việc – dự án ASOFT-OO. Bằng cách Đăng ký ngay TẠI ĐÂY. Hoặc liên hệ Phòng Tư vấn tại hotline: 1900 6123 để được tư vấn theo đặc thù doanh nghiệp và Demo trực tiếp phần mềm.

► Xem thêm: 10 Sai lầm to lớn trong quá trình quản lý dự án đến từ sự chủ quan

Ban Biên tập ASOFT.

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*