Lập sơ đồ tổ chức công ty nhỏ: Cần lưu ý điều gì?

“Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ” là cụm từ còn xa lạ với các doanh nghiệp hiện nay. Vì tâm lý các doanh nghiệp cho rằng “Một công ty 20 nhân viên thì việc lập sơ đồ tổ chức công ty nhỏ là vô ích”. Vậy sơ đồ tổ chức công ty nhỏ có thực sự cần thiết? Khi lập cần lưu ý điều gì?

► Xem thêm: Tổng hợp các quy định doanh nghiệp vừa, nhỏ và siêu nhỏ (Cập nhật bản mới nhất 2021)

1.Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ là gì?

Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ là một sơ đồ trực quan. Các chi tiết trên sơ đồ thể hiện cấu trúc bên trong của một công ty. Mặt khác, nó giúp nêu lên vai trò, trách nhiệm và mối quan hệ của các bộ phận, ban, ngành.

Một công ty có sơ đồ định dạng tổ chức rõ ràng, phân chia các ban ngành hợp lý, giúp các nhà lãnh đạo có cái nhìn cụ thể, khái quát hơn về các bộ phận hiện có trong doanh nghiệp mình. Từ đó, giúp các nhà quản trị dễ dàng quản lý sản xuất kinh doanh và kể cả văn hóa doanh nghiệp. Đó là dấu hiệu sự thống nhất của một tổ chức.

Ngược lại, một sơ đồ tổ chức kém sẽ dẫn tới những rối rắm, mâu thuẫn trong công ty. Vai trò của các vị trí bị nhầm lẫn, gây khó khăn trong quá trình làm việc. Các bộ phận trong công ty căng thẳng, xung đột vì không thể phối hợp và làm việc cùng nhau.

Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ là gì
Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

2. Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ được sử dụng như thế nào?

Nhìn vào sơ đồ của tổ chức; sẽ nhìn thấy được cấu trúc, hệ thống cấp bậc nội bộ trong một công ty. Qua đó nắm được thông tin và cách thức liên hệ của người phụ trách chính của các phòng, ban liên quan. Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ giống như một quyển sổ giới thiệu về các thành viên một cách ngắn gọn. Bao gồm: tên, vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ; ngược lại sơ đồ còn giúp các thành viên theo dõi tổng quan được cấu trúc công ty; biết người quản lý là ai và chịu trách nhiệm công việc bởi ai.

Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ giúp nhân viên mới hoặc các đối tác; khách hàng đang tìm hiểu về công ty có thể nhận biết dễ dàng cấu tạo bên trong doanh nghiệp. Đặc biệt nó còn giúp bộ phận nhân sự giảm được rất nhiều áp lực quản lý nhờ có một sơ đồ tổ chức công ty thuận tiện. Bộ phận nhân sự nắm được số lượng nhân viên trong từng bộ phận, từ đó biết cách bố trí và phân bổ các nguồn lực khác tốt nhất.

3. Những lưu ý khi lập sơ đồ công ty nhỏ

Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ nếu không được hoạch định chặt chẽ, logic sẽ dẫn đến những khó khăn nhất định. Vì vậy, khi lập sơ đồ, bạn cần phải lưu ý những vấn đề sau:

 Thứ nhất, thu thập dữ liệu – thông tin chính xác

Đầu tiên là thu thập tất cả các vai trò, vị trí hiện có trong công ty; mô tả công việc cho từng vị trí, ghi rõ chức năng, nhiệm vụ; các yêu cầu tối thiểu về kĩ thuật, kỹ năng cho vị trí đó. Tiếp theo hãy chia nhỏ từng bộ phận, tập trung những người có cùng chức năng lại thành 1 nhóm. Đối với bước chuẩn bị này, bạn cần hiểu rõ về đặc tính của doanh nghiệp; nhằm thu thập thông tin, dữ liệu chính xác. Điều này sẽ tránh những sai lầm trong lúc lập sơ đồ công ty.

Ví dụ: bỏ sót các phòng ban, đánh giá không đúng chuyên môn nhân viên gây nhầm lẫn trong quá trình sắp xếp vị trí,…

Thu thập dữ liệu trong nội bộ công ty
Thu thập dữ liệu trong nội bộ công ty

Thứ hai, xác định đúng mô hình cấu trúc tổ chức

Mỗi loại mô hình có những ưu điểm và hạn chế khác nhau. Cần nhìn nhận đúng chức năng nhiệm vụ từng vị trí trong doanh nghiệp, cũng như văn hóa công ty; để có thể lựa chọn mô hình phù hợp. Việc lựa chọn một mô hình không phù hợp sẽ dẫn tới những một số hậu quả như sau:

  • ✔ Thiếu đồng bộ trong quy trình làm việc, khi loại bỏ các chức vụ quản lý trung cấp không hợp lý gây ra tình trạng quá tải công việc cho nhân viên; không giảm bớt được công việc ngược lại gây rối rắm và khó kiểm soát.
  • ✔ Việc bố trí nhân viên không phù hợp gây ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh; sản xuất của công ty. Hoặc việc cắt giảm nguồn lực quá nhiều, nhân viên chỉ tập trung vào công việc trước mắt, họ có rất ít thời gian để suy nghĩ; cũng như không còn khả năng đảm nhận các công việc ngoài phạm vi của mình. Từ đó, dẫn đến phản hồi chậm trễ từ phía nhân viên, kéo theo việc ra quyết định chậm từ phí lãnh đạo. Điều này làm suy giảm sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo sơ đồ tổ chức công ty nhỏ thông qua 4 mô hình: Sơ đồ theo chức năng; sơ đồ tổ chức theo bộ phận; sơ đồ ma trận; sơ đồ tổ chức phẳng. Cụ thể:

➤ Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ theo chức năng

Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ theo chức năng là dạng ưa chuộng nhất. Cơ cấu của mô hình này là đưa các cá nhân có cùng chức năng vào một nhóm. Mặt khác, đảm bảo các phòng, ban cơ bản phải có như: Hành chính; Nhân sự; Bán hàng; Sản xuất;… Các phòng, ban này làm việc độc lập với nhau, được phân chia theo từng lĩnh vực cụ thể.

 Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ theo chức năng
Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ theo chức năng

Ưu điểm: Các vị trí, chức năng được phân chia rõ ràng theo từng bộ phận. Đạt hiểu quả công việc cao khi nhân viên được làm theo đúng chuyên môn.

Hạn chế: Các phòng, ban chỉ thực hiện và chịu trách nhiệm trong lĩnh vực của họ. Trong doanh nghiệp không có sự phối hợp giữa các vị trí với nhau tạo ra những khó khăn nhất định. Không thúc đẩy tương tác chéo, sơ đồ khô cứng không mềm dẻo.

➤ Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ theo bộ phận

Sơ đồ tổ chức theo bộ phận là sự lựa chọn hoàn hảo nếu doanh nghiệp của bạn tổ chức theo từng sản phẩm cụ thể hoặc theo khu vực địa lý. Đặc điểm của sơ đồ là các sản phẩm hoặc khu vực địa lý không được phụ thuộc lẫn nhau. Sơ đồ theo chức năng được tổ chức bắt đầu từ CEO, nhưng thay vì phân các phòng ban thì sơ đồ này lại phân chia theo lĩnh vực hoạt động. Trong mỗi nhóm lĩnh vực sẽ có sơ đồ cụ thể cho từng ban, chẳng hạn như: Phó TGĐ Marketing; Phó TGĐ kỹ thuật; Phó TGĐ sản xuất; Phó TGĐ tài chính;…

Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ theo bộ phận
Sơ đồ tổ chức công ty theo bộ phận

Ưu điểm: Lợi thế của sơ đồ tổ chức công ty nhỏ này là dễ dàng quan sát, quản lý. Tạo sự linh hoạt trong vấn đề giải quyết và áp dụng chiến thuật kinh doanh cho từng bộ phận khác nhau.

Hạn chế: Tổ chức theo bộ phận thường sẽ gặp trường hợp các phòng, ban dư thừa trong các bộ phận. Điều đó sẽ xuất hiện sự bành chướng ở đội ngũ nhân viên, mất chi phí cho hoạt động chung không thiết.

➤ Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ theo mô hình ma trận

Loại sơ đồ tổ chức doanh nghiệp nhỏ này phù hợp với doanh nghiệp có nhân viên thuộc sự quản lý của nhiều phòng, ban khác nhau. Nhân viên có thể đảm nhiệm 2 hoặc nhiều công việc cùng lúc; vừa mắc xích của 1 nhóm vừa là thành viên của 1 nhóm khác. Ví dụ: kĩ sư vừa giám sát công trình, vừa thiết kế.

Sơ đồ tổ ma trận
Sơ đồ tổ chức theo ma trận

Ưu điểm: Sơ đồ tổ chức ma trận giúp các nhân viên nhận ra rõ trách nhiệm của mình. Họ không chỉ chịu trách nhiệm ở phòng, ban riêng mà là toàn bộ dự án. Nâng cao sự phối hợp giữa các ban, ngành trong doanh nghiệp. Khi trong một dự án đều có tất cả các ban ngành tham gia sẽ làm tăng tính sáng tạo; đồng thời việ giải quyết vấn đề sẽ diễn ra nhanh gọn.

Hạn chế: Vì đảm nhiệm từ 2 công việc trở lên với 2 người quản lý khác nhau sẽ xảy ra tình quá tải công việc; buộc các thành viên phải sắp xếp công việc hợp lý. Mặt khác, khi nhóm hoặc thành viên nhóm có 2 hoặc nhiều người giám sát, có thể gây ra sự khó hiểu và nội bộ xung đột. 

➤ Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ theo mô hình phẳng

Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ theo tổ chức phẳng là dạng sơ đồ hiện đại. Loại sơ đồ này cho phép các đơn vị phối hợp với nhau linh hoạt và hiệu quả. Các tổ làm việc thay vì chia theo các phòng, ban như dạng sơ đồ truyền thống; công ty, nhà cung cấp hoặc các công ty đối tác khác có thể cùng nhau phối hợp chặt chẽ như một bộ phận của doanh nghiệp. Tất cả các thành viên trong công ty từ giám đốc, quản lý, nhân viên đều tham gia vào quá trình hoạt động dự án và cùng đưa ra quyết định.

Sơ đồ theo mô hình phẳng
Sơ đồ tổ chức theo mô hình phẳng

Ưu điểm: Phát huy tối đa khả năng của nhân viên trong công ty. Các thành viên trong công ty được chủ động đóng góp ý kiến; tham gia vào dự án mà họ có khả năng.Tiết kiệm ngân sách, khi lượt bỏ các vị trí không cần thiết như quản lý cấp trung. Sơ đồ này phù hợp với công ty nhỏ, hoặc công ty đang trong quá trình khởi nghiệp.

Hạn chế: Sơ đồ này không phù hợp với các doanh nghiệp lớn. Dễ rơi vào tình trạng mất kiểm soát khi không ai chịu trách nhiệm với quyết định đã đưa ra. Khó khăn trong việc giám sát mức độ hiệu quả làm việc của nhân viện. Nhân viên sẽ rơi vào tình trạng thiếu động lực vì không có lộ trình thăng tiến rõ ràng trong công việc.

► Xem thêm: 9 Lưu ý quan trọng dành cho các doanh nghiệp SME trong chuyển đổi số

Thứ ba, Sơ đồ tổ chức công ty nhỏ linh hoạt, thay đổi theo xu hướng thị trường

Trong một thị trường phát triển không ngừng việc kiểm định về khả năng thích ứng thay đổi của cấu trúc là điều rất quan trọng. Doanh nghiệp cần phải dự đoán trước những xu hướng trên thị trường sẽ có khả năng thay đổi bộ máy.

Doanh nghiệp cần xác định những bộ phận linh hoạt và những bộ phận đang “đóng khung”. Thường thì bộ phận “đóng khung” sẽ thuộc cấp lãnh đạo; hoặc các bộ phận bị ràng buộc nhiều trách nhiệm. Doanh nghiệp phải phân nhỏ trách nhiệm của cấp lãnh đạo, tách nhỏ các bộ phận thành các đơn vị. Khi thị trường có sự chuyển biến thì việc thay đổi sẽ dễ dàng hơn. Vì vậy, việc thiết kế sơ đồ tổ chức doanh nghiệp nhỏ cần có sự chặt chẽ; linh hoạt phù hợp với xu thế phát triển.

Tạm kết

Xây dựng sơ đồ tổ chức công ty là đều hết sức quan trọng; đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức toàn diện. Ngoài ra việc xây dựng sơ đồ tổ chức nên được giám sát và cập nhật thường xuyên nhằm đem mang lại hiệu quả và kết quả cao nhất trong công việc. Bên cạnh việc thiết lập sơ đồ cho toàn doanh nghiệp; để chi tiết hơn doanh nghiệp có thể lập sơ đồ riêng lẻ cho từng bộ phận trong công ty. Ví dụ: Lập sơ đồ bộ máy kế toán công ty nhỏ; lập sơ đồ bộ phận kinh doanh chiến lược;…

Đồng thời, để vệc quản trị doanh nghiệp nhỏ tối ưu hơn, nên kết hợp sử dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp nhỏ. Phần mềm này hỗ trợ doanh nghiệp quản trị tổng thể nguồn lực, sơ đồ bộ máy nhân sự,… cũng như toàn bộ các hoạt động sản xuất, kho bãi,… Nhờ đó, các nhà quản trị có thể dễ dàng theo dõi và điều hành doanh nghiệp, giúp việc quản lý trở nên đơn giản, tiện lợi, hiệu quả hơn.

► Xem thêm: TOP 8 Phần mềm quản lý doanh nghiệp nhỏ tốt nhất 2021


ASOFT-SME: Phần mềm quản lý tổng thể sơ đồ tổ chức công ty nhỏ

ASOFT – Với hơn 18 năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai phần mềm quản trị dành cho doanh nghiệp nhỏ thuộc đa dạng phân ngành khác nhau. Chúng tôi luôn tự tin sẽ cung cấp cho quý doanh nghiệp một hệ thống phần mềm hiện đại nhất.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp của ASOFT
Phần mềm quản trị doanh nghiệp của ASOFT

Ngoài ra nếu quý khách hàng quan tâm đến các vấn đề về phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp; quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ;… Mời quý vị xem chi tiết tại đây:

Để được hỗ trợ tư vấn và Demo trực tiếp phần mềm, mời quý vị Đăng ký ngay hoặc liên hệ. Hotline: 1900 6123.

Ban biên tập ASOFT

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*