Lập kế hoạch quản lý dự án từ 4 bước cơ bản

Bất kể một công việc nào, dù lớn hay nhỏ; cũng cần được thực hiện theo một kế hoạch cụ thể. Đặc biệt là đối với các dự án mang tính phức tạp và đòi hỏi tính hiệu suất và tối ưu. Thì, lập kế hoạch quản lý dự án là vấn đề bắt buộc mà tất cả các doanh nghiệp đều phải thực hiện. Vì sao vậy? Điều này liệu rằng sẽ đem đến những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Giải pháp quản lý dự án nào sẽ đem đến cho doanh nghiệp một kế quả tối ưu?

► Xem thêm: Sơ đồ Grantt – Công cụ quản lý dự án đắc lực cho doanh nghiệp

Sơ lược về kế hoạch quản lý dự án (Project Planning)

Kế hoạch quản lý dự án là gì?

Trước đi vào vấn đề định nghĩa, ta cần phải phân biệt rõ ràng giữa 2 khái niệm: Kế hoạch quản lý dự án (Project Planning) và Tạo dựng timeline dự án (Project Schedule). Hãy hiểu rằng, việc lập một kế hoạch quản lý dự án đòi hỏi rất nhiều yếu tố so với lên timeline dự án.

 Việc lập một kế hoạch quản lý dự án đòi hỏi rất nhiều yếu tố so với lên timeline dự án.
Việc lập một kế hoạch quản lý dự án đòi hỏi rất nhiều yếu tố so với lên timeline dự án.

Lập kế hoạch quản lý dự án là công việc được thực hiện trước khi triển khai dự án. Bao gồm việc sắp xếp các đầu việc; phân chia nhiệm vụ cụ thể giữa các phòng ban/ đội nhóm liên quan. Để quản lý tiến độ dự án thật tốt; người lập kế hoạch phải đảm bảo các công tác đặt mục tiêu, xác định sản phẩm, chỉ định người thực hiện, chuẩn bị các vấn đề triển khai, kế hoạch bổ sung,… thật kĩ lưỡng và chính xác trước khi bắt tay vào thực hiện. Nhằm đem đến một kết quả tối ưu nhất cho công việc, dự án chung.

Lợi ích của việc lập kế hoạch quản lý dự án

Xét về mặt lợi ích, việc lập kế hoạch quản lý dự án được xem là bước đệm vững chắc hỗ trợ doanh nghiệp kịp thời nắm vững tình hình; cũng như nhanh chóng suy xét các quyết định sau này. Một số lợi ích có thể kể đến như:

✔ Hiểu rõ dự án ngay từ bước đầu tiên

Việc lập kế hoạch giúp nhà quản lý có thể nắm được những điều trọng yếu nhất trong từng giai đoạn dự án. Nhờ vậy, nhà quản lý có thể dự đoán giai đoạn tiếp theo của dự án, cũng như những rủi ro có thể xảy ra. Từ đó kịp thời thay đổi phương hướng quản lý phù hợp.

✔ Hoạch định chi phí, lộ trình thực hiện

Lập kế hoạch dự án giúp nhà quản lý có thể nắm chắc đến hơn 75% chi phí cố định; và lên kế hoạch dự tính chi phí phát sinh. Ngoài ra, việc lập kế hoạch dự án còn hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện công việc đúng tiến trình; hạn chế trễ nãi, sai sót.

✔ Đảm bảo trách nhiệm thực hiện của các thành phần tham gia

Để một dự án đi vào hoạt động hoàn chỉnh; cần phải có 100% sự nổ lực từ các thành phần tham gia. Để làm được điều đó, cần phải phân chia trách nhiệm công việc cho từng cá nhân, đội nhóm cụ thể ngay từ những bước đầu tiên. Nhằm tránh việc các cá nhân đổ lỗi, phân bua khi có vấn đề sai sót xảy ra.

✔ Hạn chế tối đa rủi ro, thiếu sót

Lập kế hoạch quản lý dự án là điều cốt yếu giúp nhà quản lý dự toán được những vấn đề phát sinh khi thực hiện dự án. Hạn chế tối đa các trường hợp sai sót, rủi ro trong tiến trình thực hiện.

Các yếu tố trong một kế hoạch quản lý dự án

Một dự án luôn bao gồm nhiều yếu tố như: yếu tố nền tảng, yếu tố trong yếu, yếu tố bổ sung,… Khi xác định các yếu tố để lập kế hoạch dự án; nhà quản lý cần chắc lọc ra những yếu tố quan trọng nhất và đảm bảo sự ưu tiên trong kế hoạch. Điều này hỗ trợ nhà quản lý có thể xác định được những điểm mấu chốt cần thực hiện.

Tùy theo tính chất và mục đích của dự án mà các yếu tố có thể thay đổi mức độ ưu tiên. Song, nhìn chung vẫn có 3 yếu tố mà bất kì một dự án nào cũng cần phải lưu tâm đến. Đó là: Thời gian thực hiện, ngân sách thực hiện và hiện suất công việc.

Cả ba yếu tố này đều có mối quan hệ mật thiết, tác động qua lại lẫn nhau. Vì vậy, để một dự án được thực hiện tối ưu nhất; nhà quản lý cần có một kế hoạch quản lý tiến độ dự án chi tiết. Để kết hợp sử dụng hợp lý 3 yếu tố này.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án – Cánh tay phải đắc lực của các nhà quản lý

4 Bước cơ bản để lập kế hoạch quản lý dự án tối ưu

Để lập một kế hoạch quản lý tiến độ dự án tối ưu, nhà quản lý có thể tham khảo qua 4 bước cơ bản như sau.

Bước 1: Xác định mục tiêu (Project Goal)

Để quá trình quản lý tiến độ dự án được thực hiện chuẩn xác và phù hợp nhất. Yêu cầu nhà quản lý phải đảm bảo xác đinh được mục tiêu (Project Goal) chung và mục tiêu từng phần của dự án. Để làm được điều đó, nhà quản lý cần phải hiểu và nắm rõ nhu cầu, cũng như năng lực của các bên liên quan. Bao gồm:

  • – Yêu cầu của phía nhà tài trợ, đối tác
  • – Năng lực của đội nhóm, cá nhân thực hiện dự án
  • – Tính khả thi từ người sử dụng cuối cùng
  • – Nhu cầu chung của các nhà phân tích rủi ro, các chuyên gia mua hàng

Đề ra mục tiêu rõ ràng cho dự án, sẽ là bước đệm vững chắc giúp người quản lý và nhóm dự án có thể phối hợp làm việc ăn ý. Lập mục tiêu dự án hỗ trợ người thực hiện tập trung phá triển những điểm chính mà không đi lang mang. Hạn chế tốn thời gian và công sức vào những việc vô bổ.

 Đề ra mục tiêu cho dự án là bước đệm vững chắc giúp nhóm dự án có thể phối hợp làm việc ăn ý
Đề ra mục tiêu cho dự án là bước đệm vững chắc giúp nhóm dự án có thể phối hợp làm việc ăn ý

Hãy đảm bảo rằng các mục tiêu dự án của bạn luôn phù hợp với quy chuẩn SMART. Trong đó: Specific – Cụ thể; Measurable – Có khả năng đo lường; Attanainable – Có thể đạt được; Realistic – Tính thực tế; Timely – Kế hoạch thời gian).

Từ những quy chuẩn trên, nhà quản lý có thể xác định mục tiêu và chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 2: Thời gian bàn giao dự án (Project Deliverable)

Trong quy trình quản lý tiến độ dự án thường có những mốc thời gian ghi nhận sự trao đổi sản phẩm, dịch vụ; xảy ra giữa các phòng ban; cá nhân; đội nhóm;… hoặc là giữa doanh nghiệp và khách hàng. Mốc thời gian bàn giao này được gọi là Deliverable. Sự giao nhận này được thể hiện bằng thời gian cụ thể; có thể đo lường được.

Các sản phẩm được bàn giao cũng vô cùng đa dạng. Nó có thể là sản phẩm vô hình hoặc sản phẩm hữu hình. Trong đó, các sản phẩm hữu hình là sản phẩm có hình dạng; có thể thấy được như: Máy vi tính, tài liệu, hợp đồng, thiết bị,… Hoặc các sản phẩm vô hình như: Một chương trình đào tạo online, một chương trình phần mềm máy tính,…

Để quản lý các mốc thời gian hiệu quả nhất; nhà quản lý có thể tham khảo ứng dụng các phương pháp như sau:

  • – Xác định sản phẩm bàn giao và yêu cầu của các bên liên quan
  • – Đảm bảo đáp ứng theo mô hình SMART
  • – Xác định chuẩn đo lường về mức độ hài lòng của mỗi lần bàn giao như số lượng, chất lượng, tình trạng sản phẩm,…
  • – Đảm bảo thời gian bàn giao tổng dự án và thời gian bàn giao từng công đoạn với các bên liên quan
  • – Sử dụng Giải pháp quản lý dự án để theo dõi và phân phối dự án

Nhằm hướng đến một kết quả dự án được hoàn thành nhanh chóng; buộc nhà quản lý phải đặt mục tiêu cụ thể về các mốc thời gian. Và ép buộc người thiện phải đảm bảo tuân thủ quy định về mốc thời gian này.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc dự án mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Bước 3: Theo dõi lộ trình (Project Schedule)

Nhờ việc lên lịch từng phần cho dự án triển khai; nhà quản lý đã có một lộ trình theo dõi dự án. Việc theo dõi lộ trình hoàn thành dự án (Project Schedule) sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu nhà quản lý có thể phân chia định mức thời gian thật chi tiết.

Để theo dõi lộ trình dự án một cách chi tiết và rành mạch; nhà quản lý có thể tạo lập lộ trình dự án theo các bước như sau:

  • 1/ Xác định công việc cần làm
  • 2/ Xác định mối liên quan, độ tương tác giữa các nhiệm vụ
  • 3/ Xác định các tài nguyên, nhân lực cần có cho nhiệm vụ
  • 4/ Xác định mốc thời gian hoàn thành
 Nhà quản lý và các bên liên quan đều có thể dễ dàng nắm bắt tiến độ và đánh giá mức độ tối ưu của dự án
Nhà quản lý và các bên liên quan đều có thể dễ dàng nắm bắt tiến độ và đánh giá mức độ tối ưu của dự án

Đặc biệt, nhà quản lý nên xác định mức độ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Phân định mức quan hệ giữa các công việc; có thể kể đến như:

  • – Finish to start: Công việc A phải hoàn thành trước khi công việc B bắt đầu
  • – Start to start: Hai công việc thực hiện song song. Có thể công việc A bắt đầu trước, nhưng khi công việc A chưa kết thúc liền có công việc B bắt đầu.

Bằng việc phân đoạn lộ trình này; nhà quản lý và các bên liên quan đều có thể dễ dàng nắm bắt tiến độ và đánh giá mức độ tối ưu của dự án.

Bước 4: Kế hoạch hỗ trợ dự án (Support Planning)

Nhằm tránh các trường hợp rủi ro xảy ra, nhà quản lý nên lập kế hoạch dự trù để chuẩn bị công tác chuyển đổi kế hoạch nhanh nhất khi xảy ra lỗi.

Một số ví dụ về trường hợp rủi ro trong các dự án, có thể kể đến như:

  • – Sai lầm trong dự tính thời gian và chi phí thực hiện
  • – Tốc độ xử lý đánh giá của khách hàng và ban quản lý chậm trễ, ảnh hưởng thời gian triển khai
  • – Ngân sách cắt giảm đột ngột, thiếu khi phí triển khai
  • – Không phân định chính xác vai trò và trách nhiệm của các thành phần tham gia
  • – Dự án bị thay đổi yêu cầu khi đang triển khai
  • – Dự án phát sinh các nhu cầu mới khi triển khai
  • – Trao đổi quyền lợi và yêu cầu không rõ ràng, gây ra tranh cãi khi đang thực hiện dự án
  • – Các rủi ro liên quan đến tài nguyên và nguồn lực triển khai
  • – …

Để hướng tới một kế hoạch quản lý dự án hiệu quả; nhà quản lý nên lên kế hoạch dự bị cho các tình huống xấu nhất. Nhằm tránh trường hợp tổn thất về thời gian, nhân lực, chi phí,… và đôi khi còn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động chung của doanh nghiệp.

Tạm Kết

Ở bài viết trên, ASOFT đã cung cấp cho quý doanh nghiệp những phương pháp lập một kế hoạch quản lý dự án tối ưu. Hạn chế tối đa các ảnh hưởng, rui ro tác động. Ngoài ra, để quản lý dự án hiệu quả, nhà quản lý có thể tham khảo thêm các công cụ phần mềm quản lý dự án. Đây là một phương pháp ứng dụng công nghệ 4.0; nhằm tự động hóa quy trình quản lý dự án, hạn chế thiếu sót, rủi ro.

Để được tư vấn và Demo trải nghiệm trực tiếp phần mềm ASOFT-OO; Mời quý doanh nghiệp Đăng ký ngay Hoặc liên hệ Hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: 10 Sai lầm to lớn trong quá trình quản lý dự án đến từ sự chủ quan

Ban Biên Tập ASOFT.

2 bình luận

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*