Giải pháp Văn phòng điện tử cho các doanh nghiệp 4.0

Phần mềm văn phòng điện tử đang được xem là xu hướng phát triển tất yếu, đặc biệt là trong giai đoạn đại dịch Covid – 19 hiện nay. Đây được xem là một lựa chọn hoàn hảo để rút ngắn đoạn đường bước đến kỉ nguyên công nghệ cho doanh nghiệp bạn. Vậy văn phòng điện tử là gì? Nó giúp ích gì cho doanh nghiệp 4.0 hiện đại?

► Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc (Online Office) là gì? Doanh nghiệp được gì từ phần mềm quản lý công việc?

Phần mềm văn phòng điện tử là gì?

Phần mềm văn phòng điện tử, được biết đến là E-Office hay Online-Office; đúng như tên gọi, đó là một ứng dụng trên nền tảng số Online. Văn phòng điện tử ra đời góp phần hiện đại hóa phương thức quản lý truyền thống; hướng đến một văn phòng làm việc không giấy tờ.

Văn phòng điện tử là gì?
Văn phòng điện tử là gì?

Phần mềm văn phòng điện tử là ứng dụng tích hợp đầy đủ các tính năng; quản lý công việc hiệu quả, bao gồm: trao đổi thông tin, quản lý hồ sơ tài liệu, quản lý quy trình làm việc; kiểm tra báo cáo, điều hành các nghiệp vụ,…

Về bản chất, có thể hiểu đây là một hệ thống phần mềm; giúp các đơn vị thực hiện các tác vụ, trao đổi công việc trên nền tảng số (Internet). Với Online Office, đơn vị tổ chức sẽ giảm thiểu tối đa các công việc liên quan đến giấy tờ vật lý. Thay vào đó, sẽ chỉ là những thao tác nghiệp vụ đã được lập trình; giúp cho người dùng có thể làm việc trong một không gian online.

Sử dụng phần mềm văn phòng điện tử có thể thay thế văn phòng truyền thống?

Trước đây, các văn phòng truyền thống trong doanh nghiệp được vận hành theo mô hình tập trung nhiều người; nhân viên chỉ có thể trao đổi, phối hợp với nhau bằng hình thức gặp gỡ trực tiếp trong văn phòng.

Tuy nhiên, đối với thời đại công nghệ số lên ngôi như hiện nay; cùng với sự tăng trưởng, mở rộng theo thời gian của doanh nghiệp. Nếu chỉ sử dụng hình thức văn phòng truyền thống sẽ dẫn đến nhiều bất cập, như: tốn nhiều nhân lực; lãng phí thời gian; công việc không đạt hiệu quả;… lâu dần sẽ khiến việc sản xuất, kinh doanh trì trệ. Đây là lý do phần mềm văn phòng điện tử được ra đời, nhằm thỏa mãn nhu cầu giải quyết khó khăn, phức tạp trong công việc cho mỗi doanh nghiệp.

Giải pháp văn phòng điện tử được ra đời trên cơ sở thay thế và cải tiến các văn phòng truyền thống trong doanh nghiệp; với các tính năng tối ưu được tích hợp trong ứng dụng; thì văn phòng điện tử hoàn toàn có thể đáp ứng mọi công việc trong văn phòng một cách nhanh chóng nhất; tiết kiệm thời gian; tối thiểu chi phí; thuận tiện và hiệu quả.

Lợi ích của phần mềm văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp 4.0

Lợi ích của phần mềm Văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp 4.0
Lợi ích của phần mềm Văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp 4.0

Giám sát tiến độ và phân bổ công việc dễ dàng

Với mô hình làm việc trên hệ thống online; văn phòng điện tử giúp cho người dùng có thể quản lý và phân công công việc dễ dàng. Các nhà quản lý có thể giao việc, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong đội/nhóm/phòng/ban; giao hạn deadline và theo dõi tiến độ công việc. Thành viên trong doanh nghiệp có thể được cập nhật thông tin thường xuyên như: công việc giao; tình hình công việc/ tiến độ dự án một cách nhanh chóng.

Ngoài ra, đây cũng là một phương pháp hiệu quả giúp người dùng bám sát tiến độ công việc; không bỏ lỡ thông tin quan trọng và phân bổ các công việc trọng tâm hợp lý. Qua đó, góp phần nâng cao hiệu suất lao động tại các đội/nhóm/phòng/ban và năng suất cạnh tranh của doanh nghiệp.

Bố trí, sắp xếp lịch họp và lịch làm việc

Sắp xếp các lịch họp và phòng họp online là vấn đề quan trọng, nhất là trong giai đoạn Covid như hiện nay; khiến nhiều doanh nghiệp phải đau đầu. Phần lớn các doanh nghiệp không thể đưa ra phương án và cách thức họp; làm sao để tất cả các nhận sự trong các phòng ban doanh nghiệp được tham gia. Không gian trong phòng họp có hạn, tập trung quá nhiều người sẽ không thể lấy ý kiến của từng nhân viên, mất thời gian nhưng không hiệu quả; ngoài ra, việc trùng lịch họp giữa các bộ phận khác nhau sẽ khiến công việc bị ảnh hưởng.

Khi sử dụng phần mềm quản lý văn phòng, việc sắp xếp lịch họp, bố trí phòng họp online hay sắp xếp công việc rất dễ dàng và đơn giản. Lịch họp trong nội bộ công ty, lịch gặp gỡ đối tác, lịch làm việc trong ngày; đều được thông báo nhắc nhở đến từng thành viên trong doanh nghiệp.

► Xem thêm: 4 Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả với giải pháp văn phòng điện tử

Tiết kiệm chi phí quản lý

Doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí về nhân sự quản lý và bảo quản tài liệu. Doanh nghiệp không cần phải bỏ ra chi phí để thuê nhân công quản lý tài liệu, mặt bằng, kho để lưu trữ tài liệu giấy,… Mặt khác, vấn đề lưu trữ quá nhiều tài liệu giấy khiến việc tìm kiếm rất khó khăn; gây thất thoát tài liệu thường xuyên. Ngược lại, phần mềm này sẽ cho phép đơn vị kinh doanh lưu trữ tài liệu đơn giản và khoa học; cắt giảm tối đa tài liệu in trong giấy. Hầu hết các tài liệu đều được lưu trữ dưới dạng dữ liệu số trên phần mềm.

Thiết lập kho lưu trữ thông minh không giới hạn dung lượng lưu trữ
Lưu trữ không giới hạn với kho lư trữ thông minh tích hợp tại phần mềm

Kho lư trữ thông minh, không giới hạn

Một ưu điểm không thể không kế đến là cho phép các đơn vị doanh nghiệp xây dựng kho dữ liệu số. Điều này giúp việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu trong công ty trở nên dễ dàng hơn.

Ngoài ra, phần mềm văn phòng điện tử không giới hạn số lượng tài liệu lưu trữ. Do đó, phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp khắc phục tình trạng số lượng tài liệu giấy tăng dần theo thời gian nhưng không có chỗ lưu trữ.

Các tiện ích mở rộng khác của phần mềm văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử không chỉ cung cấp các tính năng cơ bản trên; mà phần mềm này còn có rất nhiều tiện ích mở rộng khác; quản lý hiệu quả công việc cho doanh nghiệp:

  • ✔ Trao đổi, phối hợp giữa các nhân viên, thảo luận và họp trực tuyến ngay cả khi nhân viên không có mặt tại văn phòng làm việc của doanh nghiệp.
  • ✔ Biểu quyết và thăm dò ý kiến của từng nhân viên nhằm đưa ra nhận xét, đánh giá khách quan.
  • ✔ Sắp xếp lịch làm việc và lịch công tác một cách công bằng, khoa học.

ASOFT – OO: Phần mềm văn phòng điện tử tối ưu cho doanh nghiệp

 Văn phòng điện tử - Online Offlice (ASOFT - OO)
Văn phòng điện tử – Online Offlice (ASOFT – OO)

Văn phòng điện tử (ASOFT – Online Office viết tắt ASOFT – OO) được xây dựng dựa trên nền tảng khoa học kinh tế động tác; và nguyên lý 80/20 trong nâng cao hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp. Phần mềm Văn phòng điện tử ASOFT – OO được thiết kế tích hợp các tính năng tối ưu sau:

Hỗ trợ lập kế hoạch công việc

  • ✔ Lập kế hoạch công việc phát sinh hàng ngày.
  • ✔ Lập kế hoạch công việc định kỳ theo ngày, tuần, tháng, quý, năm hoàn toàn tự động/đến hẹn lại lên.
  • ✔ Lập kế hoạch công việc theo nhóm hoặc theo dự án.

Thảo luận trực tiếp

  • ✔ Thay vì trao đổi trong nhóm sẽ khiến tin nhắn bị trôi mất, người dùng có thể thảo luận trực tiếp ngay dưới công việc.
  • ✔ Ngoài ra, người dùng có thể đính kèm tài liệu hay bổ sung hình ảnh để làm tư liệu làm việc việc, giúp công việc đạt hiệu quả tối ưu hơn.
  • ✔ Cho phép người dùng tạo các sự kiện và mời những người liên quan tham gia. Sự kiện sẽ được tự động thêm vào lịch công việc của những người được mời.

Theo dõi và giám sát công việc

  • ✔ Tự động cảnh báo, nhắc việc thông minh.
  • ✔ Quản lý tiến độ theo Gantt, Kanban.
  • ✔ Quản lý checklist trong công việc giúp tránh sai sót.
  • ✔ Quản lý các vấn đề phát sinh khi thực hiện công việc.
  • ✔ Thiết lập công việc mẫu, định mức thời gian thực hiện từng việc, giúp giao việc nhanh và công bằng.

Báo cáo, đánh giá công việc

  • ✔ Báo cáo trực quan dưới dạng dữ liệu, dashboard, Exel.
  • ✔ Báo cáo công việc tự động theo cá nhân, theo phòng ban, theo nhóm, theo dự án.
  • ✔ Từ báo cáo, quản lý có thể đánh giá hiểu quả, hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác.

Mọi công việc của doanh nghiệp dù lớn hay bé, đều nằm trọn trong tầm tay của quản lý các cấp theo thời gian thực. Phần mềm ASOFT – OO sẽ giúp các doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả; ngoài những chức năng kế trên, phần mềm này còn có các tính năng như: quản lý công việc; quản lý dự án; quản lý quy trình;… đây là một phần mềm sẽ giúp cho công cuộc “số hóa” doanh nghiệp đơn giản và dễ dàng hơn; hay nói cách khác là một cuộc đầu tư có lãi cho doanh nghiệp.

Tạm kết

Online Office/ E-Office là tương lai của các doanh nghiệp 4.0; bởi những lợi ích vượt trội mà nó mang đến cao hơn nhiều so với chi phí doanh nghiệp đầu tư. Việc lựa chọn một phần mềm Văn phòng điện tử cho phù hợp doanh nghiệp bạn, là vấn đề nên triển khai ngay từ hôm nay.

Phân hệ phân mềm ASOFT-OO: Văn phòng điện tử sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho mọi doanh nghiệp.

– Bắt kịp xu hướng Work-from-home với giải pháp văn phòng điện tử (Online Offlice)
– Lập kế hoạch công việc và dự án thông minh
– Theo dõi tiến độ, tình trạng công việc một cách sát sao
– Quản lý đa dự án và phân bổ nguồn lực hiệu quả
– Báo cáo thống kê trực quan, chính xác với biểu đồ và con số.

Để được tư vấn và Demo miễn phí phần mềm; Đăng ký ngay hoặc liên hệ ASOFT qua hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: Phần mềm văn phòng điện tử – Liều thuốc thúc đẩy tinh thần chủ động cho nhân viên

Ban Biên tập ASOFT

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*