Chỉnh sửa phần mềm kế toán theo đặc thù doanh nghiệp – Nên hay không nên?

Phần mềm kế toán là một trong những phân hệ phần mềm quản trị doanh nghiệp được thiết kế những tính năng phổ biến và cố định nhất. Hầu hết các doanh nghiệp đều không mất nhiều thời gian để chỉnh sửa, tùy chỉnh các tính năng; mà có thể sử dụng ngay. Nhưng nhược điểm là các phần mềm kế toán được đóng gói sẵn như này khó có thể đáp ứng được những yêu cầu đặc thù về kinh doanh; và quy trình làm việc riêng biệt của mọi doanh nghiệp. Nhằm mục đích quản lý tốt dòng tiền, ghi chép rõ ràng hoạt động thu chi; các phần mềm kế toán đòi hỏi phải linh hoạt trong việc chỉnh sửa phần mềm kế toán; tùy chỉnh các tính năng chuyên môn. Cùng theo dõi bài viết để nắm được những yêu cầu chỉnh sửa phổ biến nhé!

► Xem thêm: 7 Tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế toán tối ưu

Một số yêu cầu chỉnh sửa phần mềm kế toán thường gặp

 Quy trình quản lý kế toán chuẩn trên phần mềm ASOFT-ERP
Quy trình quản lý kế toán chuẩn trên phần mềm ASOFT-ERP

#1. Khả năng chỉnh sửa những mẫu chứng từ được in từ chương trình:

  • ✔ Chỉnh sửa nhằm in hóa đơn dựa trên các mẫu hóa đơn in sẵn
  • ✔ Chỉnh sửa nhằm in chứng từ ngân hàng dựa theo mẫu của mỗi ngân hàng
  • ✔ Chỉnh sửa tên gọi của các chức danh trên các mẫu in chứng từ

#2. Khả năng thay đổi độ rộng của trường thông tin: Thông thường sẽ là mở rộng

#3. Khả năng thêm vào một số trường thông tin: Là khả năng điều chỉnh các công thức tính toán; và xử lý số liệu khi nhập cũng như các chứng từ ban đầu

#4. Khả năng thay đổi các quy trình nghiệp vụ: Thứ tự của các quy trình công việc và sự phù hợp của nó với các quy trình hiện tại của doanh nghiệp

#5. Khả năng thay đổi các phép tính toán: Là khả năng xử lý số liệu cuối kỳ. Bao gồm như: Cách tính toán các giá thành sản phẩm; cách tính toán chiết khấu và hoa hồng dành cho khách hàng/đại lý;…

#6. Khả năng chỉnh sửa lại các báo cáo mẫu: Là khả năng sắp xếp lại cách trình bày của các báo cáo

#7. Khả năng bổ sung thêm những báo cáo đặc thù: Nhằm phục vụ tốt các yêu cầu quản lý riêng của doanh nghiệp

Khả năng chỉnh sửa phần mềm kế toán cho phù hợp với nhu cầu đặc thù

Doanh nghiệp có thể cài đặt và sử dụng ngay các chức năng được thiết kế sẵn của phần mềm kế toán. Tuy nhiên nó vẫn cần có những tính năng tùy chỉnh để có thể linh động thay đổi; và đáp ứng được yêu cầu mang tính đặc thù của riêng mỗi doanh nghiệp. Tùy theo chức năng của phần mềm cũng như khả năng đáp ứng từ phía nhà cung cấp phần mềm kế toán; mà các yêu cầu chỉnh sửa phần mềm kế toán này sẽ được giải quyết. 

 Khả năng chỉnh sửa phần mềm kế toán cho phù hợp với nhu cầu đặc thù
Khả năng chỉnh sửa phần mềm kế toán cho phù hợp với nhu cầu đặc thù

Phần mềm kế toán và những khả năng tùy chỉnh thông thường

Sau đây là những yêu cầu gọn ghẽ và đơn giản mà một phần mềm kế toán có thể giúp được cho doanh nghiệp:

  • #1. Khả năng khai báo lại các tham số: Nhằm mục đích có thể linh động thay đổi tên gọi; có thể ẩn hoặc hiển thị các thông tin dựa theo yêu cầu
  • #2. Khai báo lại những tham số tùy chọn: Nhằm mục đích thay đổi lại các cách tính toán, phép tính và  xử lý số liệu
  • #3. Khả năng khai báo: Để có thể thiết lập lại quy trình xử lý số liệu dựa theo yêu cầu
  • #4. Khả năng cấp quyền chỉnh sửa: Thêm hay bớt các mẫu chứng từ; hoặc báo cáo lại dựa trên những mẫu hiện có trong chương trình
  • #5. Khả năng xuất số liệu ra bảng excel: Tiếp tục xử lý bên ngoài chương trình, nhằm đạt được các yêu cầu mong muốn
  • #6. Khả năng yêu cầu thực hiện các công tác lập trình: hoặc thực hiện việc can thiệp vào các cơ sở dữ liệu; nhằm mục đích chỉnh sửa theo yêu cầu

Khả năng chỉnh sửa phần mềm kế toán từ các nhà cung cấp

Nhờ sự can thiệp của nhà cung cấp mà doanh nghiệp sẽ có thể giải quyết tốt, chính xác và gọn ghẽ những yêu cầu của doanh nghiệp mình. Nhưng doanh nghiệp bạn cần để ý đến một số điểm sau đây; nếu quyết định lựa chọn để nhà cung cấp can thiệp. Bao gồm:

  • ✔ Thời gian can thiệp cũng như tất cả các chi phí có liên quan đến chỉnh sửa: Các khoản chi phí chỉnh sửa thông thường sẽ là khá cao so với giá trị của sản phẩm có sẵn
  • ✔ Khả năng nâng cấp của chương trình sau khi đã chỉnh sửa: Các nhà cung cấp sẽ đều có các bản nâng cấp cho chương trình khi chưa chỉnh sửa. Thường thì những việc nâng cấp hoặc chỉnh sửa với các chương trình/phần mềm đã từng chỉnh sửa là vô cùng khó khăn; hoặc thậm chí là không thể thực hiện được

Các kinh nghiệm về phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp

 Một số những kinh nghiệm có liên quan tới các vấn đề về việc yêu cầu chỉnh sửa phần mềm kế toán
Một số những kinh nghiệm có liên quan tới các vấn đề về việc yêu cầu chỉnh sửa phần mềm kế toán

Sau đây là một số những kinh nghiệm có liên quan tới các vấn đề về việc yêu cầu chỉnh sửa phần mềm kế toán. Nhằm đáp ứng tốt các yêu cầu; cũng như mong muốn mang tính đặc thù riêng theo ngành của từng doanh nghiệp.

► Xem thêm: Quy trình lựa chọn hệ thống kế toán hiệu quả nhất 2021

Các yêu cầu đơn nhỏ và khá đơn giản

Bao gồm việc người dùng được cấp khả năng tự chỉnh sửa lại các yêu cầu mà chương trình cho phép. Vì vậy mà doanh nghiệp cần phải thực sự hiểu kỹ các tính năng, và chức năng mà có thể thực hiện thêm trên phần mềm. Hoặc cũng có thể chủ động tham khảo thêm thông tin ở các tài liệu hướng dẫn sử dụng; được cung cấp bởi chính nhà cung cấp phần mềm.

Đối với các báo cáo mang tính đặc thù; nhưng lại ít được sử dụng tới

Doanh nghiệp có thể có hai quyền sau. Một là dựa theo các số liệu của bảng excel xuất ra từ phần mềm mà lập được các báo cáo này. Hai là sử dụng luôn những số liệu được trích xuất từ những báo cáo có sẵn. Doanh nghiệp đôi khi sẽ không cần thiết phải gửi yêu cầu hay chủ động chỉnh sửa gì thêm. Vừa đỡ mất thời gian, lại vừa đỡ phải chi các khoản không thực sự cần thiết cho doanh nghiệp mình.

Nên yêu cầu chỉnh sửa phần mềm kế toán khi nào?

Chỉ nên thực hiện yêu cầu chỉnh sửa phần mềm kế toán có liên quan tới những công việc được thực hiện thường xuyên hoặc thực hiện hàng ngày. Còn đối với những nghiệp vụ không phát sinh thường xuyên thì doanh nghiệp có thể chấp nhận “đi đường vòng” hoặc đôi khi thực hiện không được thuận tiện cho lắm. Tốt nhất không nên yêu cầu hẳn một màn hình nhập liệu riêng dành cho các nghiệp vụ này.

Doanh nghiệp nhỏ có nên yêu cầu chỉnh sửa phần mềm kế toán?

Không chỉ các doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp nhỏ cũng đã quá quen với việc sử dụng các phần mềm kế toán trong quy trình làm việc của mình. Cấp quản lý sẽ luôn tìm kiếm những phần mềm kế toán phù hợp về tính năng, giá cả để đưa vào quy trình hoạt động; góp phần quản lý tốt cho các công việc quản lý tài chính – kế toán của doanh nghiệp. Và tất nhiên với quy mô nhỏ lẻ, ít nghiệp vụ và dòng tiền hơn; các doanh nghiệp sẽ có yêu cầu thấp hơn về các phần mềm kế toán. Vì vậy mà đối với những doanh nghiệp nhỏ; tốt nhất là không nên yêu cầu về việc lập trình chỉnh sửa chương trình. Thay vào đó nên linh động thực hiện những công việc này bên ngoài phần mềm.

Điều này sẽ giúp doanh nghiệp đỡ mất thời gian và tiền bạc hơn. Hạn chế đầu tư vào những chức năng hay tính năng của phần mềm kế toán mà doanh nghiệp ít sử dụng tới; hoặc thậm chí không có nhu cầu sử dụng. Tốt nhất, với các doanh nghiệp nhỏ, chỉ nên chọn đúng phần mềm có giá cả tốt và tính năng tương đối phù hợp với quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Hạn chế gửi yêu cầu chỉnh sửa phần mềm kế toán tới các đối tác cung cấp phần mềm.

Doanh nghiệp cần xem xét thêm điều gì?

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần nên xem xét lại các phương án khác. Ví dự như thay đổi trình tự thực hiện các công việc hiện tại; nếu như nhận thấy phần mềm không thể đáp ứng được nhu cầu và giải quyết được khó khăn. Điều này giúp giảm thiểu tối đa các yêu cầu sửa đổi hoặc thậm chí không cần phải sửa đổi chương trình.

► Xem thêm: 17 Vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý về hóa đơn điện tử

Tạm Kết

Bài viết trên đã tóm tắt lại một số yêu cầu chỉnh sửa phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp. Hy vọng doanh nghiệp có thể xác định đúng đắn mục đích của mình; cũng như những tính năng mà mình mong muốn có ở một phần mềm kế toán. Nhằm mục đích lựa chọn được một phần mềm kế toán phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Ít phải sửa đổi hoặc thậm chí không cần sử đổi; mà vẫn giúp doanh nghiệp quản lý công việc chuyên môn.

Nếu doanh nghiệp bạn đang còn loay hoay về tính tùy chỉnh của các phần mềm quản lý kế toán hay yêu cầu chỉnh sửa phần mềm kế toán; liên hệ đến ASOFT để nhận thêm tư vấn. Với kinh nghiệm triển khai cho gần 3.000 doanh nghiệp suốt 2 thập kỷ; ASOFT tự tin tích lũy đủ các kỹ năng và kiến thức thực tế để có thể đáp ứng được các nhu cầu đặc thù nhất của doanh nghiệp.

Để được tư vấn chính xác hơn về giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp phù hợp với đặc thù ngành; hoặc chỉnh sửa phần mềm theo đặc thù doanh nghiệp; Đăng ký thông tin với chúng tôi; hoặc liên hệ Phòng Tư vấn Công ty ASOFT tại hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: Không thể xây dựng cơ chế quản lý công nợ chỉ với một phần mềm kế toán

Ban biên tập ASOFT

1 bình luận

  1. Giao d c Kinh Doanh Ch n 8: Nh ng bu c ti p theo n tr thanh doanh nhan? 57 CH D 8, Bai 4 BAI T P 1 D c bai tho du i nay c ph n A va B cho b n ben c nh nghe. Yeu c u b n n c l i cho minh nghe – Th o lu n v i b n minh v nh ng ni u ma cac b n c m th y thich t hai bai tho no? A. Thai n suy nghi. Anh co th lam nhi u ni u nhu anh nghi Nhung anh s khong bao gi hoan thanh nu c nhi u hon. B n tr oi, n u anh s c chinh b n than minh Thi anh ch ng co m t cai gi gi l i cho minh Vi th t b i n n t chinh b n than minh n y, ch co anh t hi u Va anh co th th ng, tuy ph i n i n u v i nh ng gi t h i nh t N u anh c m th y anh s lam nu c. Edgar. A. Guest B. N i tam c a con ngu i N u nghi r ng b n th t b i, b n s g p th t b i N u nghi b n khong th nuong n u, b n s b cu c N u b n mu n chi n th ng, nhung l i nghi minh khong th th ng Thi nung la s khong th ng, du ch la m t nhi m v d dang N u anh nghi anh s m t, anh na nanh m t B i vi tren n i nay anh s th y Th ng l i ch b t n u b ng y chi con ngu i T t c n u t y n nh c a anh Cu c choi s m t h t hoan toan Cu c nua tranh lu t nhanh tru c gio Bi t bao ngu i nhat gan na nga Ngay tru c c khi cong vi c b t n u Nghi l n va vi c lam s l n Thi n c n s t t l i n ng sau Nghi r ng anh co th, anh s co th T t c n u t y n nh c a anh N u anh nghi anh s vu t len, anh s vu t Anh na nghi vuon t i t m cao Anh na co n s c t tin Di u no c n, tru c khi vao cu c D anh nh n gi i thu ng trong cu c nua nay Cu c chi n n u cho n i s ng khong ph i ch luon n n V i nh ng ngu i kho nh t ho c nhanh hon Ma s m mu n th ng l i s n n V i nh ng ai nghi r ng minh co th th ng Edgar A. Guest

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*