7 Bước xây dựng nghiệp vụ quản lý kho hàng hiệu quả cho chuỗi cửa hàng bán lẻ

Quản lý kho hiệu quả là điều cần thiết để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Nhưng làm sao để có được một nghiệp vụ quản lý kho hàng hiệu quả? Đây là vấn đề mà các chủ cửa hàng bán lẻ đau đầu nhất. Cùng theo dõi bài viết sau đây. Nó sẽ giúp bạn hiểu quy trình quản lý kho là gì? Và cần xây dựng quy trình như thế nào để quản lý kho được hiệu quả nhất?

► Xem thêm: Tìm hiểu nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa và phương pháp quản lý hàng hóa hiệu quả

1. Nghiệp vụ quản lý kho hàng là gì?

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho là một chuỗi các bước và hành động giúp kho hàng và hàng hóa trong kho được vận hành tối ưu nhất. Nghiệp vụ quản lý kho hàng sẽ bao gồm nhiều bước, bắt đầu từ lúc hàng vào kho cho đến khi xuất hàng đi. Có 7 bước cơ bản ở một quy trình quản lý kho: Nhập hàng vào kho – lưu kho – nhặt hàng, đóng gói – xuất kho – hoàn hàng – kiểm tra hàng – báo cáo kiểm toán hàng. Một khi sở hữu được quy trình quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được hàng tá chi phí, đồng thời tối ưu được không gian cần thiết để lưu trữ hàng hóa. 

 Doanh nghiệp cần một nghiệp vụ quản lý kho hàng
Doanh nghiệp cần một nghiệp vụ quản lý kho hàng

2. Lý do cần có nghiệp vụ quản lý kho hàng

Một khi sở hữu quy trình quản lý kho hiệu quả; doanh nghiệp sẽ tối ưu được thời gian và chi phí dành cho công tác quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng:

  • ✔ Nắm bắt được số lượng tồn kho khi có biến động xuất – nhập hàng nhanh chóng
  • ✔ Sử dụng tốt các không gian của kho hàng để lưu trữ hàng; tránh khiến hàng hóa bị thất thoát, hỏng hóc
  • ✔ Nhặt hàng, đóng gói đơn hàng nhanh chóng để xử lý đơn hàng kịp thời, hiệu quả
  • ✔ Tỷ lệ hoàn hàng giảm đáng kể nhờ kiểm soát tốt các nguyên nhân khiến hàng bị trả; giải quyết vấn đề triệt để
  • ✔ Các loại báo cáo kho, tài chính, doanh thu đều được tính toán chính xác

► Xem thêm: Hàng tồn kho và các bước xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả

3. Nghiệp vụ quản lý kho hàng chuẩn cho cửa hàng bán lẻ

Bước 1: Nhập kho – Bước quan trọng nhất của nghiệp vụ quản lý kho hàng

Đây là bước đầu tiên trong nghiệp vụ quản lý kho hàng; cũng là bước quan trọng nhất để quản lý tốt hàng tồn kho. Trước hết cần kiểm tra xem đã đúng sản phẩm cần nhập, đúng số lượng và đúng thời điểm chưa. Công việc này cần sự chính xác cũng như tính nghiêm túc cao. Vì nếu nhập kho sai, thì các bước quản lý tiếp theo cũng không có tác dụng gì nữa.

Nhờ việc nhập kho kỹ càng, doanh nghiệp sẽ lọc ra được các sản phẩm bị hư hỏng; hạn chế khả năng bị thất thoát, thiệt hại khi bán hàng về sau. Doanh nghiệp cần đưa ra 1 số yêu cầu về quy cách đóng gói khi liên hệ với nhà cung cấp: quy cách về giới hạn, kích thước, khối lượng thùng hàng; số sản phẩm trong thùng; vị trí của dãn nhãn;…

Nhập kho là bước quan trọng nhất
Nhập kho là bước quan trọng nhất

Cũng theo nghiệp vụ quản lý kho hàng, người bàn giao cần có phiếu xuất hàng của phía nhà cung cấp khi nhận hàng. Trong phiếu có liệt kê đầy đủ số lượng và thông tin hàng hóa theo từng mặt hàng và thời gian xuất hàng. Cũng như nhận được sự xác nhận đã giao hàng của thủ kho phía bên nhà cung cấp. Người nhận hàng cần phải kiểm tra kỹ các niêm phong của từng thùng hàng; kiểm đếm về số lượng hàng hoá rồi mới tiến hành xếp dỡ. Kết thúc việc nhận hàng, bên nhận hàng cần xác nhận số lượng nhận cũng như tình trạng hàng hoá và ghi vào phiếu. Đưa lại cho nhà cung cấp 1 bản và giữ 1 bản.

Bước 2: Lưu kho

Sau khi nhập kho; doanh nghiệp cần tiến hành lưu kho. Điều này giúp bạn sắp xếp kho nhanh hơn, sử dụng tối đa không gian trong kho để lưu hàng; dễ dàng tìm kiếm hàng hóa và nhặt hàng khi muốn bán. Lưu ý là khi xếp dỡ hàng lên các kệ trong kho, bạn nên xếp hàng hóa ở một ngăn kệ theo cùng một sản phẩm để dễ tìm kiếm sau này. 

Bước 3: Nhặt hàng

Nhặt hàng là việc thu thập hàng đang lưu trữ trong kho để thực hiện lên đơn hàng cho khách hàng. Đây được xem là bước tốn kém nhất trong nghiệp vụ quản lý kho hàng vì chi phí của nó chiếm khoảng 55% tổng chi phí; tiêu tốn khá nhiều thời gian và nhân lực. Do đó, doanh nghiệp cần phải tìm cách tối ưu được bước nhặt hàng, để giảm chi phí và tăng hiệu quả quản lý kho. Có thể chia làm 2 cách nhặt hàng như sau:

  • ✔ Nhặt theo đơn hàng: nhân viên tiếp nhận sẽ in đơn hàng ra; chuyển giao cho nhân viên kho để nhặt hàng có trong đơn. Cách này phù hợp với các shop kinh doanh bán hàng nhỏ lẻ, mỗi ngày chỉ có ít đơn.
  • ✔ Nhặt theo cụm: nhân viên tiếp nhận đơn sẽ nhóm các đơn hàng lại với nhau để xuất ra được một danh sách các mặt hàng và số lượng kèm theo đó. Nhân viên kho khi được chuyển giao đơn hàng sẽ tiến hành nhặt hàng theo số lượng theo đơn; sau khi nhặt hàng hết xong mới chia nhỏ ra theo đơn hàng. Cách này phù hợp cho các shop phát sinh nhiều đơn hàng trong ngày.
 Phần mềm quản lý kho giúp việc soạn đơn hàng nhanh chóng và chính xác nhất
Phần mềm quản lý kho giúp việc soạn đơn hàng nhanh chóng và chính xác nhất

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Bước tiếp theo của nghiệp vụ quản lý kho hàng là đóng gói. Đây là bước mà các sản phẩm được gom lại sau khi nhặt hàng, gom theo từng đơn hàng và tiến hành vận chuyển. Bước này yêu cầu tính chính xác và cẩn thận cao. Cần biết là mỗi cửa hàng đều có quy định đóng gói khác nhau; nhưng cho dù thế nào cũng cần phải đáp ứng các mục đích sau đây:

  • ✔ An toàn, hạn chế thấp nhất sự hư hại hàng hoá
  • ✔ Tối ưu khối lượng hàng hóa vận chuyển, để chi phí vận chuyển là thấp nhất

Khi hoàn thành đóng gói hàng, bạn sẽ bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển. Hàng hoá sẽ được xác nhận là đã xuất kho. Hàng trong kho cũng sẽ được trừ đi số lượng đã vận chuyển. Trong thực tế, ở bước này, sẽ có tình huống xảy ra là nhân viên giám sát quên trừ đi số lượng tồn trong kho. Việc này làm sai lệch các số liệu thống kê; xa hơn là có ảnh hưởng đến các đơn đặt hàng sau này. Nếu sử dụng phần mềm quản lý kho ASOFT-POS, bạn sẽ có thể tránh được việc này. Vì hệ thống sẽ tự động trừ đi số lượng đã vận chuyển đi sau khi nhân viên chọn xác nhận hoàn thành đơn; hoặc khi đơn hàng chuyển sang trạng thái giao hàng.

Bước 5: Hoàn hàng

Đây là bước trong nghiệp vụ quản lý kho hàng mà không một doanh nghiệp nào mong muốn; nhưng thực tế vẫn sẽ có một tỷ lệ hoàn trả hàng nhất định. Hoàn/Trả hàng khá phức tạp. Sau đây là có 1 số nguyên tắc cần tuân thủ:

  • ✔ Cần trả hàng đúng theo chính sách trả và phải ghi rõ nguyên nhân. Các nguyên nhân này sẽ được lưu lại cẩn thận để giúp doanh nghiệp đưa ra các điều chỉnh hợp lý
  • ✔ Phải có sẵn các quy định dành riêng cho hàng bị trả lại; ví dụ: tiêu hủy, trả lại cho nhà sản xuất, tái chế,…
  • ✔ Cần phải khấu trừ tương ứng doanh thu, lợi nhuận của mặt hàng bị hoàn đó

Bước 6: Kiểm hàng

Kiếm hàng là hoạt động cần phải thường xuyên thực hiện trong nghiệp vụ quản lý kho hàng; không phải chỉ khi nào phát sinh vấn đề hay phát hiện thất thoát thì mới tiến hành kiểm tra kho. Phần mềm quản lý kho hàng hóa cũng hỗ trợ rất nhiều cho công việc này. Bạn có thể quét mã vạch thông qua máy quét mã vạch trên từng sản phẩm; nhằm nắm được số lượng hàng hóa thực tế còn lại trong kho. 

 Quét mã vạch hàng trong kho thông qua máy quét
Quét mã vạch hàng trong kho thông qua máy quét

Việc kiểm hàng trong kho khá quan trọng vì giúp xác định được thời điểm cần phải nhập hàng, cũng như số lượng hàng cần nhập. Đây là mấu chốt mà các chủ cửa hàng đều quan tâm. Lý do là vì họ cần phải biết được mặt hàng bán chạy để nhập cho đủ cung ứng; còn hàng nào bán chậm thì giảm số lượng nhập lại để không xảy ra tình trạng thừa mứa hàng hóa.

Bước 7: Thống kê báo cáo

Sau đây là một số loại báo cáo kho doanh nghiệp cần nắm rõ trong nghiệp vụ quản lý kho hàng:

  • ✔ Sổ kho: Dùng để quản lý các thông tin xuất/ nhập/tồn kho
  • ✔ Báo cáo kho: Dùng để giám sát giá trị tồn kho 
  • ✔ Báo cáo vượt/dưới định mức: Dùng để xem các mặt hàng nào đang tồn vượt quá mức cho phép; hoặc thấp quá duy mức
  • ✔ Gợi ý nhập hàng: Xác định được các mặt hàng bán chạy hoặc không bán chạy
  • ✔ Báo cáo kiểm hàng: Xác định được số lượng hàng bị thiếu hụt, hỏng hay thất thoát

Tạm Kết

Phần mềm quản lý kho ASOFT-POS
Phần mềm quản lý kho ASOFT-POS

Để quản lý kho hàng tốt, bạn có thể quản lý bằng các cách thủ công. Nhưng nếu sử dụng phần mềm quản lý kho thì sẽ dễ dàng cho doanh nghiệp hơn rất nhiều. Phần mềm quản lý kho ASOFT-POS có đầy đủ các chức năng của một nghiệp vụ quản lý kho hàng chuẩn nhất; để doanh nghiệp quản lý được các quy trình trong công việc xuất nhập tồn kho, cũng như các báo cáo đầy đủ và sinh động theo thời gian thực, mà không cần mất công như việc quản lý bằng Excel. Nếu bạn cần tư vấn thêm về một quy trình nghiệp vụ quản lý kho chuẩn hay còn chưa rõ về những tính năng và lợi ích của phần mềm quản lý kho ASOFT-POS; đừng chần chừ liên hệ ngay với ASOFT để nhận tư vấn và Demo phần mềm nhé.

Đăng ký nhận tư vấn miễn phí ngay về các phần mềm giải pháp quản lý cho doanh nghiệp; hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 19006123

► Xem thêm: Sơ đồ kho hàng cho doanh nghiệp bán lẻ – Phiên bản đơn giải và chuẩn nhất 2021

Ban Biên tập ASOFT

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*