6 Chức năng quan trọng của phần mềm quản trị nhân sự

Dưới sự phát triển của kỷ nguyên công nghệ 4.0, phần mềm quản trị nhân sự (HRM) cũng dần trở nên quen thuộc và phổ rộng hơn. Song, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu hết về những lợi ích và chức năng của phần mềm HRM. Để giúp doanh nghiệp nắm thêm được nhiều thông tin hơn; cùng ASOFT tìm hiểu về 6 chức năng quan trọng nhất của phần mềm quản trị nhân sự qua bài viết sau nhé.

► Xem thêm: HRM là gì? Phần mềm quản lý nhân sự HRM giúp được gì cho doanh nghiệp?

Tổng quan về phần mềm quản trị nhân sự (HRM)

Về phần mềm quản trị nhân sự (HRM)

HRM (Human Resource Management) nghĩa là quản trị nguồn nhân lực. Đây là thuật ngữ nói chung về các hoạt động quản lý và những quyết định; có tác động trực tiếp đến mối quan hệ của doanh nghiệp và nhân viên.

 HRM (Human Resource Management) nghĩa là quản trị nguồn nhân lực
HRM (Human Resource Management) nghĩa là quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nhân sự HRM được xem là một trong những vấn đề vô cùng quan trọng; gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất và doanh thu lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong thực tế, HRM được xem là một chiến lược quản trị mới. Giúp doanh nghiệp liên kết và quản trị những vấn đề liên quan đến nhân sự chuẩn xác hơn. Cũng như hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng đạt được những mục tiêu đã đặt ra một cách đơn giản, dễ dàng và hiệu quả hơn.

Vì sao doanh nghiệp cần ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự (HRM)?

HRM mang trọng trách lớn trong việc giúp doanh nghiệp quản trị được nguồn nhân lực hiệu quả, khoa học và hợp lý. Đồng thời phát huy tốt đa năng lực của nguồn nhân lực; đáp ứng đầy đủ nhu cầu và kì vọng, cũng như gắn kết mối quan hệ của doanh nghiệp và người lao động luôn bền vững, cùng có lợi.Song, để đảm bảo nguồn nhân lực luôn duy trì trạng thái hoạt động tốt nhất; doanh nghiệp cần phải tìm ra những phương pháp quản trị tối ưu.

Đối với thị trường cạnh tranh đang ngày càng gay gắt hiện nay; để đứng vững trên thị trường thì doanh nghiệp cần phải nghiêm túc chú trọng đầu tư nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của nhân công. Lúc này, chất xám, sức sáng tạo hay tay nghề của người lao động chính là điều kiện tốt nhất hỗ trợ doanh nghiệp cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường.

Song, đây cũng lại chính là thách thức lớn nhất cho các nhà quản lý và lãnh đạo. Yêu cầu đặt ra là cần một công cụ tối ưu hơn để quản lý và hiểu sâu những điểm mạnh của hệ thống nhân công; từ đó đào tạo, phát triển và đảm bảo khai thác tốt các khía cạnh nhân sự. Lúc này, các phần mềm quản trị nhân sự được xem là một công cụ đắc lực; hỗ trợ doanh nghiệp duy trì ổn định các hoạt động; đồng thời phát triển kinh doanh lên đến một tầm cao mới.

► Xem thêm: Phần mềm nhân sự HRM mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

6 chức năng nổi bật nhất của phần mềm quản trị nhân sự HRM

 6 Chức năng của phần mềm quản trị nhân sự HRM
6 Chức năng của phần mềm quản trị nhân sự HRM

1- Sàn lọc và lựa chọn ứng viên phù hợp

Tuyển dụng chất lượng cao được xem là vấn đề tối quan trọng của bộ phận nhân sự. Nhằm thu hút, tuyển dụng được những ứng viên tài năng; yêu cầu nhà quản lý nhân sự phải đảm bảo thực hiện các kế hoạch tuyển dụng thật bài bản. Để làm được điều đó, nhà quản lý cần phải chuẩn bị những kế hoạch tuyển dụng hấp dẫn; và phổ biến, cho các HR cấp thấp hơn, đảm bảo triển khai tuyển dụng đúng kế hoạch.

Mặt khác, trong thời đại mạng Internet đang ngày càng phổ rộng hiện nay; hình thức tuyển dụng trực tuyến đã dần trở thành hình thức tuyển dụng tối ưu dành cho các doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận người lao động; cũng như đưa ra các quyết định chính xác, nhanh chóng, giải quyết bài toán tuyển dụng dễ dàng hơn.

Khi đó, chức năng của phần mềm quản trị nhân sự là đảm bảo tối ưu hiệu quả tuyển dụng và cắt giảm chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp. Bằng công nghệ API hỗ trợ đa nền tảng; phần mềm HRM có khả năng kết nối trực tiếp với các sàn giao dịch, hay những trang web tuyển dụng. Cho phép các dữ liệu từ những trang mạng này tích hợp trực tiếp vào hệ thống phần mềm; từ đó doanh nghiệp có thể phân loại, so sánh, kiểm định và lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất.

2- Đào tạo và phát triển tối ưu nguồn nhân lực

Song song với vấn đề hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu phương thức tuyển dụng nhân sự; phần mềm quản trị nhân sự còn có chức năng hỗ trợ huấn luyện, đào tạo và phát triển tối ưu chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân lực.

Điều này được thực hiện thông qua phương thức đào tạo trực tuyến trên nền tảng phần mềm; hoặc lưu trữ nguồn tài liệu mở, cho phép nhân viên bổ sung những kinh nghiệm, tài liệu tại phần mềm. Hỗ trợ các nhân sự mới hoàn thiện hơn về: kỹ năng; chuyên môn nghiệp vụ; kinh nghiệm sử dụng máy móc, phần mềm;…

Song, nhà quản lý cũng cần lập kế hoạch cụ thể về địa điểm, ngân sách, số lượng, thời gian, đối tượng nhân sự,… Và tất cả những vấn đề liên quan đến việc đào tạo, huấn luyện nhân sự. Nhằm đảm bảo kế hoạch đào tạo được đảm bảo diễn ra hoàn thiện nhất.

Lúc này, ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự là giải pháp tối ưu; hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và tối ưu hóa chi phí thực hiện công tác đào tạo nguồn nhân lực. Cũng như theo dõi tất cả những thông tin liên quan đến vấn đề đào tạo nhân sự một cách chính xác và hiệu quả nhất.

► Xem thêm: 6 Cách quản lý nhân sự tốt nhất dành cho nhà lãnh đạo

3- Quản lý hiệu suất công việc và chấm công nhân sự

Chức năng không kém quan trọng của phần mềm quản trị nhân sự đó là: giám sát hiệu suất công việc của nhân viên và chấm công nhân sự. Chức năng này cho phép nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc của nhân viên; thông qua các nhiệm vụ hoặc KPI được giao trong tuần, tháng, quý hoặc năm. Từ những kết quả này, nhà quản lý có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả, năng lực nhân viên; cũng như chấm công năng suất dựa trên các kết quả hiển thị một cách dễ dàng.

➤ Phần mềm quản trị nhân sự tối ưu hóa quản lý/ đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

Theo quy trình chung, các doanh nghiệp thường sẽ quản lý hiệu suất công việc của nhân viên dựa trên chu kỳ hàng năm. Trong đó bao gồm: lập kế hoạch; giám sát công việc; đánh giá hiệu suất dựa trên thông tin theo dõi; khen thưởng/ phê bình nhân sự;… Lúc này, việc ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự vào quy trình quản lý sẽ giúp nhà quản lý có thể phân loại và đánh giá năng lực chính xác và nhanh chóng nhất. Hạn chế tối đa những rắc rối và sai sót trong quy trình kiểm tra/ đánh giá năng lực nhân sự.

➤ Phần mềm quản trị nhân sự hỗ trợ chấm công minh bạch và chính xác

Nếu như trước đây, vấn đề chấm công bằng những công cụ truyền thống như file, word, excel, tài liệu giấy,… khiến nhà quản lý gặp nhiều rắc rối và sai xót trong tiến trình chấm chông nhân sự. Thì ngày nay, sự xuất hiện của mô hình quản lý nhân sự bằng phần mềm công nghệ đã giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả chấm công; đảm bảo nhân sự luôn được chấm công chuẩn xác, minh bạch và khách quan nhất. Qua đó, giúp doanh nghiệp quản lý chấm công đơn giản, dễ dàng hơn; đồng thời cũng đảm quản tối đa quyền lợi cho người lao động.

4- Tạo lập kế hoạch dự phòng nguồn nhân lực

Để tránh trường hợp nhân sự nghỉ việc đột ngột, gây ảnh hưởng đến công việc chung; nhà quản lý phải luôn chuẩn bị kế hoạch dự phòng nguồn nhân lực. Điều đó giúp doanh nghiệp đảm bảo phòng tránh các ảnh hưởng nghiêm trọng do thiếu nhân công; hay thiếu nhân lực phù hợp vị trí công việc. Đặc biệt là đối với các vị trí quan trọng như: quản lý; nhóm trưởng; trưởng phòng; ban lãnh đạo;…

 Phần mềm quản trị nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp dự phòng nguồn nhân lực
Phần mềm quản trị nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp dự phòng nguồn nhân lực

Song, bên cạnh việc lựa chọn các cá nhân để dự phòng cho công việc; các doanh cũng cần phải chuẩn bị những tài liệu công việc, nguồn ứng viên dự phòng,… Lúc này, phần mềm quản trị nhân sự sẽ hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ không giói hạn toàn bộ các thông tin liên quan. Giúp doanh nghiệp nhanh chóng truy xuất và giải quyết tình trạng thiếu hụt nhân sự nhanh chóng, kịp thời.

5- Quản trị hệ thống thông tin nhân sự chính xác

Phần mềm quản trị nhân sự thông minh cho phép doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt đầy đủ thông tin về toàn thể nhân sự thuộc doanh nghiệp. Nhờ đó, nhà quản lý có dễ dàng nắm được điểm yếu, điểm mạnh của từng nhân sự cụ thể; cũng như của tổng quan nguồn nhân lực doanh nghiệp nói chung. Qua đó, đưa ra những phương án, chiến lược kinh doanh/ sản xuất phù hợp.

Ngoài ra, một phần mềm quản trị nhân sự tối ưu cũng giúp doanh nghiệp đảm bảo quản lý chi tiết và an toàn các hợp đồng lao động đã ký kết với các thành phần nhân sự. Trong đó có thể là hợp đồng đối với nhân sự tập việc, thử việc, chính thức có thời hạn, chính thức không thời hạn,…

6- Đảm bảo quản lý minh bạch phúc lợi cho nhân viên

Không chỉ riêng về các vấn đề quản lý và giám sát nhân sự. Công bằng và minh bạch trong phân bổ quyền lợi và phúc lợi cũng là một trong những đầu mối quan tâm hàng đầu; giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân sự tài năng. Lương, thưởng, phúc lợi và sự công bằng – minh bạch chính là chìa khóa chắn chắn nhất; thúc đẩy động lực, sự cống hiến, và lòng trung thành của nhân viên đối với doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để tạo lòng tin vững chắc và luôn đảm bảo sự đồng tình của toàn thể nhân sự; doanh nghiệp cần phải minh bạch hóa các vấn đề liên quan đến phúc lợi của nhân viên. Song, quản lý phúc lợi nhân viên hoàn toàn không phải là một điều dễ dàng. Đòi hỏi doanh nghiệp phải nghiên cứu kĩ lưỡng; và minh bạch hóa thông tin, để các thông tin về phúc lợi luôn ở trạng thái chính xác và dễ dàng truy xuất. Thông qua đó, việc tìm hiểu về phúc lợi của nhân viên; hay việc thay đổi, điều chỉnh dphúc lợi theo thời gian cũng được thực hiện dễ dàng và minh bạch.

Lúc này, một phần mềm quản trị nhân sự tối ưu chính là cầu nối quan trọng nhất. Hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng quản lý, chỉnh sửa và thông cáo đến toàn thể nhân viên.

► Xem thêm: 5 Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự đạt chuẩn

Tạm Kết

Ở bài viết trên, ASOFT đã chỉ ra 6 chức năng quan trọng nhất mà một phần mềm quản trị nhân sự cần phải có. Hy vòng rằng bài viết này có thể cung cấp cho quý bạn đọc những thông tin bổ ý, phù hợp.

Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản trị nhân sự tối ưu; mời bạn tham khảo giải pháp phần mềm HRM của ASOFT nhé!

Trải qua 18 năm nghiên cứu và phát triển thông qua nền tảng công nghệ hiện đại, phần mềm ASOFT-HRM đã ngày càng trở nên tối ưu; và được hơn 3.000 doanh nghiệp trong và ngoài nước tin tưởng ứng dụng quản trị.

Với 2 nhóm nghiệp vụ chính: Phát triển nhân sự (HRD)Quản lý nhân sự (HRM). Phần mềm ASOFT-HRM chắc chắn sẽ tối ưu hóa nghiệp vụ quản lý nhân sự của doanh nghiệp với những tính năng chủ chốt như:

  • ✔ Quản lý/ kiểm soát tuyển dụng và thử việc
  • ✔ Hỗ trợ đào tạo nhân sự bài bản
  • ✔ Truy xuất thông tin, đánh giá năng lực khách quan – minh bạch
  • ✔ Quản lý thông tin hồ sơ nhân sự chi tiết
  • ✔ Quản lý chấm công – KPI – OKR hiệu quả
  • ✔ …

Để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về phần mềm ASOFT-HRM và tư vấn, Demo miễn phí. Mời bạn Đăng ký ngay hoặc liên hệ ASOFT qua Hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Review chi tiết TOP 4 phần mềm chấm công tính lương tốt nhất 2021

Ban Biên Tập ASOFT

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*