Hàng tồn kho và các bước xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả

Một trong những tài sản quan trọng nhất chính là hàng tồn kho. Vì chúng chiếm giá trị rất lớn trong khối tài sản của bất cứ doanh nghiệp nào. Vì vậy, việc quản lý hàng tồn kho hiệu đóng một vai trò quan trọng bậc nhất. Tác động mạnh tới chi phí của doanh nghiệp. Thực tế là xây dựng một quy trình làm việc để quản lý và vận hành kho hợp lý là một trong những phương pháp cắt giảm các chi phí không cần thiết, giúp các quy trình vận hành suôn sẻ hơn và thời gian luân chuyển hàng hóa cũng được rút ngắn đáng kể. Vậy làm cách nào để doanh nghiệp xây dựng nên một quy trình quản lý kho hiệu quả? Đây chính là giải pháp cho doanh nghiệp.

► Xem thêm: Phần mềm quản lý hàng tồn kho – Công cụ gỡ rối bài toán kho bãi chuyên nghiệp

1. Hàng tồn kho

1.1 Hàng tồn kho là gì?

Đây là một nguồn lực rất quan trọng của doanh nghiệp. Nó giữ vai trò lớn trong quá trình vận hành. Ngoài ra, nó còn duy trì các hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục và đều đặn theo những kế hoạch đã đề ra của doanh nghiệp. Còn theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2 thì khái niệm hàng tồn kho được thể hiện như sau:

  • ✔ Trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường thì được giữ để bán
  • ✔ Đang là sản phẩm sản xuất/kinh doanh dở dang
  • ✔ Là các nguyên liệu; vật liệu; công cụ dùng trong sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp các dịch vụ
Hàng tồn kho là nguồn lực lớn của doanh nghiệp
Hàng tồn kho là nguồn lực lớn của doanh nghiệp

Vậy nói tóm lại, hàng tồn kho là tất cả các nguồn lực dự trữ của doanh nghiệp trong ngắn hạn, có mục đích đáp ứng những nhu cầu hiện tại và dự trù cho nhu cầu trong tương lai của doanh nghiệp. Do đó không khó để hiểu vì sao doanh nghiệp luôn tìm cách thiết lập một quy trình quản lý kho tốt!

1.2 Đặc điểm

  • ✔ Tỷ trọng hàng tồn kho trong doanh nghiệp lớn hay nhỏ còn phụ thuộc vào loại hình sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp đó. Ở doanh nghiệp chủ đạo về sản xuất và thương mại, thì tỷ trọng này khá cao, tầm 50-60% / tổng tài sản lưu động
  • ✔ Thuộc tài sản lưu động, nên hàng tồn kho có những đặc điểm sau: thay đổi hình thái liên tục thông qua từng giai đoạn sản xuất kinh doanh. Đi từ tiền để trở thành nguyên vật liệu; trở thành sản phẩm dở dang; thành phẩm hoàn thiện và cuối cùng là quay về trạng thái tiền ban đầu
  • ✔ Lợi nhuận doanh nghiệp chịu sự chi phối của giá vốn hàng bán, còn giá vốn hàng bán lại bị ảnh hưởng nhiều và trực tiếp bởi giá trị hàng tồn kho. Thành ra, lợi nhuận của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng lớn từ giá trị hàng tồn kho
  • ✔ Là một nguồn tạo ra doanh thu cơ bản cho doanh nghiệp. Cũng là n thành toàn bộ chu kỳ sản xuất, chờ được đưa ra thị trường tiêu thụ

1.3 Phân loại

Gồm 3 loại chủ yếu:

  • ✔ Nguyên vật liệu: là các loại hàng hóa mà doanh nghiệp mua để dùng trong việc sản xuất
  • ✔ Sản phẩm dở dang: các loại hàng hóa đang nằm ở một công đoạn sản xuất nào đó, chờ được đưa vào các công đoạn sau trong quá trình sản xuất
  • ✔ Thành phẩm: các sản phẩm đã hoàn thiện

1.4 Hàng tồn kho đóng vai trò gì trong doanh nghiệp?

Ở các doanh nghiệp sản xuất, quy trình quản lý kho tốt là một cách để kết nối an toàn các giai đoạn trong chu kỳ sản xuất kinh doanh, bao gồm: dự trữ – sản xuất – tiêu thụ. Nó giúp bộ phận sản xuất và marketing có thể linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ như khi lựa chọn thời điểm mua về nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ. Bên cạnh đó, hàng tồn kho cũng là một cách thức tự bảo vệ lấy mình của doanh nghiệp trước những biến động khó ngờ, cũng như sự không chắc chắn về nhu cầu thị trường.

Còn đối với các doanh nghiệp thiêng về lĩnh vực thương mại, quản lý kho cũng có vai trò quan trọng không kém. Nó là trung gian giữa giai đoạn mua và bán hàng, để hoạt động kinh doanh không bị đứt đoạn. Doanh nghiệp sẽ có đầy đủ hàng hóa để cung ra thị trường, giúp đáp ứng nhanh chóng những nhu cầu của khách hàng, cho dù đó là những nhu cầu mang tính biến động nếu có một quy trình quản lý kho tốt. Nhờ đó mà tối thiểu hóa chi phí của khoản doanh thu bị mất đi do hàng hóa không đủ để cung ứng.

2. Quy trình quản lý kho hàng trong doanh nghiệp

2.1 Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng là kiểm soát việc lập kế hoạch sử dụng, thu mua, tiếp nhận, trữ, vận chuyển và phân phối hàng trong kho nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất – kinh doanh. Cụ thể hơn, quy trình quản lý kho bao gồm các công việc:

  • ✔ Đảm bảo đủ số lượng hàng hóa và các loại mặt hàng, để không làm gián đoạn việc bán hàng. Nâng cao chất lượng doanh thu từ kinh doanh và không xảy ra tình trạng tồn đọng hàng
  • ✔ Đảm bảo hàng hóa không bị hư hại về mặt giá trị và sử dụng. Giảm tối thiểu tình trạng hư hỏng, mất mát và tổn thất
  • ✔ Đảm bảo tăng hiệu quả vốn hàng và tối thiểu chi phí bảo quản

2.2 Mục tiêu

Mục tiêu của quy trình quản lý kho bao gồm:

  • ✔ Truy xuất thông tin dễ dàng: số lượng, tình trạng hàng, vị trí của kho để, thời hạn sử dụng,… Có thể nhanh chóng nắm được số lượng hàng tồn kho
  • ✔ Duy trì được hàng hóa ở mức cung cấp đủ cho hoạt động kinh doanh, tránh gây ra gián đoạn bởi dự trữ hàng
  • ✔ Cung cấp tốt cho thị trường người mua
  • ✔ Tối thiểu hóa chi phí tồn kho

► Xem thêm: 4 Cách sắp xếp kho hàng giúp tiết kiệm thời gian tối đa

3. Lý do phải có một quy trình quản lý kho?

Như đã nói ở trên, quản lý kho hàng là một công việc rất quan trọng và không thể thiếu để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định. Một số lợi của việc có một quy trình quản lý kho hiệu quả là:

  • ✔ Nắm được số lượng hàng hóa, tránh thất thoát hoặc hết hàng hoặc lô hàng bị quá hạn
  • ✔ Phát hiện các nguy cơ khiến hàng hóa bị tồn đọng
  • ✔ Cắt bỏ bớt chi phí cho hàng tồn kho, nhưng vẫn đảm bảo hàng hóa luôn ở trạng thái đủ cho mọi thời điểm
  • ✔ Vốn lưu động được sử dụng tốt hơn
  • ✔ Các hoạt động vận hành khác diễn ra chuyên nghiệp
 Quản lý kho hàng là một công việc rất quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định
Quản lý kho hàng là một công việc rất quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định

4. Quy trình quản lý kho chuẩn

Nhìn chung sẽ có các bước cơ bản sau:

  • ✔ Bước 1 – Mua hàng: Lập kế hoạch mua hàng theo kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm và kế hoạch về dự trữ hàng tồn kho
  • ✔ Bước 2 – Nhận hàng và lưu về kho: Nhập kho hàng và lập biên bản cho việc giao nhận hàng
  • ✔ Bước 3 – Xuất kho: Xuất hàng khỏi kho
  • ✔ Bước 4 – Sản xuất: Đầu ra của giai đoạn này chính là sản phẩm hoặc sản phẩm dở dang.
  • ✔ Bước 5 – Lưu kho: Sản phẩm sau khi đã hoàn thành và điểm định, nếu không được đưa ra thị trường tiêu thụ ngay thì sẽ được nhập vào kho, chờ bán.
  • ✔ Bước 6 – Xuất kho đi tiêu thụ sản phẩm: Xuất kho đến các điểm tiêu thủ và đưa ra thị trường.

4.1. Quy trình quản lý kho khi nhập

  • ✔ Quy trình nhập kho hàng trong trường hợp nguyên vật liệu là hàng tồn kho:

Bước 1: Thông báo trước về kế hoạch nhập kho
Bước 2: Thực hiện kiểm tra, song song đối chiếu hàng hóa
Bước 3: Làm phiếu nhập
Bước 4: Hoàn thành việc nhập kho hàng

  • ✔ Quy trình nhập kho hàng trong trường hợp thành phẩm là hàng tồn kho:

Bước 1: Gửi yêu cầu nhập kho nếu bộ phận có nhu cầu
Bước 2: Người giám sát thực hiện kiểm tra hàng hóa và ký phiếu giao hàng
Bước 3: Kế toán/người giám sát kho làm phiếu nhập kho và ký xác nhận
Bước 4: Nhập kho và cập nhật thông tin vào phần mềm

4.2. Quy trình quản lý kho khi xuất

  • ✔ Quy trình xuất kho hàng trong trường hợp xuất hàng tồn kho để bán hàng:

Bước 1: Gửi yêu cầu đến bộ phận kế toán
Bước 2: Người giám sát kho kiểm tra xem hàng trong kho có đủ đáp ứng yêu cầu không
Bước 3: Nếu đủ khả năng đáp ứng, sẽ lập phiếu xuất và hóa đơn
Bước 4: Tiến hành xuất kho
Bước 5: Cập nhật thông tin về tình hình mới của kho

  • ✔ Quy trình xuất kho hàng trong trường hợp xuất hàng tồn kho để sản xuất:

Bước 1: Gửi yêu cầu đến kho
Bước 2: Phê duyệt
Bước 3: Kế toán kiểm tra số lượng hàng và in phiếu xuất nếu đủ yêu cầu về số lượng
Bước 4: Người giám sát kho sẽ nhận phiếu xuất và ký nhận
Bước 5: Cập nhật lại dữ liệu kho

► Xem thêm: 7 Bước xây dựng nghiệp vụ quản lý kho hàng hiệu quả cho chuỗi cửa hàng bán lẻ

Tạm kết

Quy trình quản lý kho dễ dàng hơn với Phân hệ Quản lý Kho của ASOFT
Quy trình quản lý kho dễ dàng hơn với Phân hệ Quản lý Kho của ASOFT

Nói tóm lại, việc sở hữu một quy trình quản lý kho hiệu quả là vô cùng quan trọng với doanh nghiệp. Phải đảm bảo thực hiện nó một cách chuyên nghiệp và minh bạch. Nhằm giúp doanh nghiệp tránh những sai sót đáng tiếc. Để quản lý kho tốt nhất, thì doanh nghiệp ngày nay đều lựa chọn các giải pháp phần mềm quản lý kho hàng. Trong đó, thì phân hệ quản lý kho hàng được thiết kế đủ các tính năng cần phải cho để quản lý hoạt động của kho tốt nhất. Bao gồm: nhập liệu, quản lý hàng hóa bằng mã vạch, barcode, imei/series, vị trí lưu kho, thời gian nhập và hạn dùng. Mọi thông tin này đều được thống nhất trên một hệ thống duy nhất, nhờ đó việc quản lý kho trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Phân hệ Quản lý kho của ASOFT hiện đang là một trong những giải pháp được quan tâm nhất bởi gần 3.000 doanh nghiệp trong suốt gần 2 thập kỷ qua. Không chỉ tích hợp đầy đủ tính năng, Phân hệ quản lý kho của ASOFT còn gây tiếng vang lớn khi có tính linh hoạt cực cao, dễ điều chỉnh, thích hợp với mọi mô hình doanh nghiệp. Thậm chí còn có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.

Để được tư vấn và Demo miễn phí về phần mềm quản trị doanh nghiệp. Đăng ký ngay hoặc Liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT theo hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Tối ưu hiệu suất quản lý với phần mềm quản lý xuất nhập kho

Ban Biên Tập ASOFT

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*