10 Câu hỏi giúp bạn hiểu và ứng dụng ERP trong doanh nghiệp hiệu quả

Trong bài viết này, chúng rôi sẽ giúp bạn giải đáp 10 câu hỏi xoay quanh các vấn đề về ERP. Từ đó giúp các bạn có thể hiểu một cách tường tận và rõ ràng nhất; về những lợi ích hay điều cần chuẩn bị nhằm ứng dụng ERP trong doanh nghiệp hiệu quả nhất.

 ► Xem thêm: Phần mềm Business Intelligence là gì? BI mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

1. Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là gì?

Để hiểu được ERP là gì, đầu tiên ta phải hiểu rõ ý nghĩa của từng chữ cái viết tắt: Enterprise (Doanh nghiệp) – Resource (Tài nguyên) –  Planning (Hoạch định)

 Phần mềm ERP là gì?
Phần mềm ERP là gì?

Hiểu một cách tóm gọn, ERP tức là phần mềm giúp doanh nghiệp hoạch định tài nguyên; quản lý các vấn đề của doanh nghiệp. Đây được xem là một công cụ đắc lực giúp các chủ doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tình hình công ty; theo dõi quá trình hoạt động; cũng như hoạch định các vấn đề về kinh doanh;…

► Xem thêm: Phần mềm ERP là gì?

2. Phần mềm hệ thống ERP khác với các phần mềm quản lý rời rạc như thế nào?

Điểm khác biệt cơ bản

Điểm khác biệt cơ bản nhất chính là ERP là một phần mềm duy nhất là ERP, tích hợp các ứng dụng rời rạc. Các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm rời. Từng module này còn làm được nhiều hơn thế nữa trong môi trường tích hợp.

Các module của ERP cũng phục vụ cho từng phòng ban. Giải quyết các vấn đề về mối quan hệ đó. Thông tin sẽ được tự động phân bố giữa các bước của quy trình và được kiểm soát rõ ràng, chặt chẽ. Các báo cáo trên hệ thống ERP được phép lấy thông tin từ tất cả các bước trong quy trình. Thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau.

Cách làm này sẽ tạo ra năng suất lao động và hiệu quả thông tin rất cao cho doanh nghiệp. Khi hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng trên tiêu chuẩn ISO. Điều bạn thấy rõ nhất sẽ là về các quy trình. Với mỗi doanh nghiệp, các quy trình sẽ được phân ra cấp bậc là chính quy và phụ trợ. Và các quy trình sản xuất kinh doanh là đối tượng đầu tiên được mô phỏng lại trên hệ thống ERP.

Đối với Việt Nam

Tuy nhiên, một số doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay dù đã hoạt động được nhiều năm. Nhưng vẫn chưa có các tác liệu về quy trình hoạt động cụ thể. Để giải quyết tình trạng trên, Asoft cũng cung cấp những giải pháp mô phỏng toàn bộ quy trình hoạt động. Cho những ngành đặc thù để các doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý ISO.

3. Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp có đặc điểm gì?

Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích tối ưu. Song, không phải chủ đầu tư nào cũng hiểu rõ về các đặc điểm của ứng dụng ERP. Để giúp bạn hiểu sâu hơn về vấn đề này, Asoft sẽ chỉ ra 3 đặc điểm cơ bản nhất của các phần mềm ERP nói chung như sau:

✔ ERP được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler): Với mỗi module phần mềm sẽ ứng với từng chức năng kinh doanh. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng (purchase), phòng bán hàng sẽ có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution)…Với thiết kế từng module, doanh nghiệp có thể mua ERP theo từng giai đoạn; tùy vào tình hình tài chính và kế hoạch triển khai.

✔ ERP có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module sẽ cho phép kế thừa giữa các phòng ban; đảm bảo tính đồng nhất trong thông tin, tránh việc cập nhật xử lý dữ liệu tài nhiều nơi khác nhau; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nhiệm vụ giữa các phòng ban.

✔ ERP có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa theo các trung tâm chi phí (cost center) hoặc chiều phân tích (dimension); qua đó, sẽ đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ: Có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ nguyên vật liệu; một công trình; đơn hàng; nhà vận chuyển hay một sản phẩm;… Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích.

Đặc điểm hữu ích của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP giúp phát triển doanh nghiệp
Đặc điểm hữu ích của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP giúp phát triển doanh nghiệp

4. Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp giúp cải thiện các hoạt động kinh doanh ra sao?

Sự kỳ vọng lớn nhất được dành cho phần mềm ERP là việc ERP giúp cải thiện các đơn hàng. Theo đó, ứng dụng ERP trong doanh nghiệp có nhiệm vụ tham gia vào quá trình xử lý cho đến khi ra hóa đơn; ghi nhận doanh thu. Hay còn gọi là quá trình xử lý đơn hàng hoàn chỉnh (Order fulfillment process).

Khi một phòng ban bất kỳ thực hiện xong đơn hàng. Thì thông tin đó sẽ được tự động kết nối qua hệ thống ERP rồi truyền tải qua bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra tình trạng đơn hàng, chỉ cần kết nối với hệ thống ERP và theo dõi.

5. Thời gian để triển khai một dự án ERP là bao lâu?

Tùy vào từng hình thức triển khai phần mềm ERP mà thời gian triển khai có thể kéo dài hay rút ngắn. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào quy mô, đặc thù của từng doanh nghiệp khác nhau. Với những doanh nghiệp có quy mô lớn, quy trình rắc rối và đặc thù ngành độc đáo, việc triển khai phần mềm ERP đôi khi phải tính bằng năm. Nhưng ngược lại, với những doanh nghiệp có quy trình đơn giản hơn; ứng dụng ERP trong doanh nghiệp cũng trở nên dễ dàng, nhanh nhạy hơn.

Thời gian triển khai ERP phụ thuộc vào đặc thù doanh nghiệp
Thời gian triển khai ERP phụ thuộc vào đặc thù doanh nghiệp

Mặt khác, nhờ vào những thay đổi vượt trội của Internet. Hiện nay, các nhà cung ứng đã và đang giảm thiểu đáng kể thời gian cung cấp các Module hệ thống ERP. Họ chuyển sang cung cấp các phần mềm ERP lưu trữ trên nền tảng internet (ERP Cloud). Giúp quá trình triển khai nay chỉ còn được tính bằng tuần chứ không còn tính bằng năm như trước.

6. Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp sẽ giải quyết những khó khăn như thế nào?

Một nghiên cứu được lập ra nhằm chỉ rõ nguyên nhân chính để các doanh nghiệp nên triển khai dự án ERP, đó là:

ERP giúp giải quyết các khó khăn trong doanh nghiệp
ERP giúp giải quyết các khó khăn trong doanh nghiệp

✔ ERP giúp các nhà quản lý tiếp cận với những thông tin đáng tin cậy: Để đưa ra các quyết định chính xác dựa trên cơ sở có đầy đủ thông. Hệ thống ERP đã tập trung tất cả các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung. Giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng hơn.

✔ Giảm thiểu tối đa lượng hàng tồn kho: ERP cho phép theo dõi hàng tồn kho tại các công ty một cách chính xác và dự đoán được lượng nguyên vật liệu cần cho sắp tới. Xác định mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động, tăng hiệu quả kinh doanh.

✔ Chuẩn hóa thông tin nhân sự: ERP hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương; giúp việc sử dụng nhân sự được hiệu quả. Đồng thời giảm thiểu tối đa các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương…

► Xem thêm: Hệ thống phần mềm ASOFT-ERP 9 R9 có gì mới?

7. Liệu ERP có phù hợp với phong cách làm việc của các doanh nghiệp?

Liệu các quy trình hiện tại của mình có phù hợp với hệ thống ERP chuẩn trước khi ký hợp đồng không? Nhiều doanh nghiệp luôn đắn đo trong thời gian dài với câu hỏi này. Đây cũng là nguyên nhân khiến cho các doanh nghiệp từ bỏ những dự án ERP. Bởi lý do doanh nghiệp đó không dung hòa; kết hợp được hợp phần mềm vào quy trình mới. Vì vậy, để có thể thành công triển khai ERP; doanh nghiệp cần thực hiện 1 trong 2 điều sau đây:

1/ Doanh nghiệp buộc phải thay đổi toàn bộ quy trình hoạt động kinh doanh: Để có thể dung hòa, thích ứng với phần mềm. Điều này khiến doanh nghiệp buộc phải thực hiện công cuộc “cải cách”; xóa bỏ hoàn toàn phương thức làm việc trước đây và chấp nhận đổi mới. Song, cách làm này ẩn chứa rất nhiều rủi ro.

2/ Doanh nghiệp có thể yêu cầu phía gia công thay đổi phần mềm: Tạo thêm những phần tùy chỉnh thích hợp với quy trình doanh nghiệp. Các làm này chắc chắn dễ dàng và an toàn hơn cách làm trên rất nhiều. Tuy nhiên, để thực hiện được; buộc người chủ doanh nghiệp phải hiểu rõ quy trình vận hành hiện tại của doanh nghiệp mình và tìm thấy được một nhà cung ứng ERP tận tâm.

8. Dự án ERP mất bao nhiêu kinh phí?

Một cuộc khảo sát từ Meta Group đã tính toán tổng chi phí sở hữu (TCO) của ERP. Các con số bao gồm cài đặt phần mềm và chi phí các năm đầu, chi phí thực sự là bảo trì; nâng cấp và tối ưu hóa hệ thống. Sau khảo sát 63 công ty bao gồm những công ty có quy mô nhỏ – lớn. Ở tất cả mọi ngành nghề khác nhau thì chi phí để ứng dụng ERP trong doanh nghiệp trung bình ở mức 15 triệu USD.

Chi phí để triển khai một hệ thống ERP khá đắt đỏ
Chi phí để triển khai một hệ thống ERP khá đắt đỏ

Mặc dù rất khó để đưa ra con số chính xác về chi phí từ nhiều công ty khác nhau. Nhưng ta có thể đi đến một kết luận rằng chi phí triển khai ERP còn khá là đắt đỏ trong thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bạn ứng dụng hệ thống ERP thành công; vấn đề chi phí không còn là vấn đề khiến doanh nghiệp đau đầu nữa. Bởi, kết quả mà nó đem lại còn cao hơn mức chi phí bỏ ra rất nhiều.

9. Ngân sách ERP nên như thế nào?

Hệ thống ERP không phải khoản đầu tư một lần là xong. Mà đòi hỏi doanh nghiệp phải lập ra một lộ trình cụ thể phù hợp. Phải có ngân sách cho việc mở rộng và nâng cấp cho hệ thống. Thay vì tỷ lệ đầu tư trên doanh thu; các doanh nghiệp thường chú tâm hơn đến hiệu quả đầu tư. Cụ thể là hệ số thu hồi vốn (ROI); sau bao lâu có thể bù được chi phí đầu tư từ lợi nhuận sinh ra việc ứng dụng ERP.

Điều này buộc doanh nghiệp phải xác định mục đích đầu tư; và biết đầy đủ thông tin các giải pháp. Thì việc lập ngân sách tương ứng cho việc sở hữu một hệ thống là điều dễ dàng. Các nhà cung ứng bên thứ 3 sẽ là người cung cấp các phần mềm. Tư vấn triển khai giúp khách hàng xây dựng được một lộ trình triển khai hợp lý.

10. Chủ đầu tư sẽ thu lợi từ việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp?

Hệ thống ERP không chỉ chú trọng vào việc cải tiến và phát triển cách thức làm việc bên trong nội bộ. Mà là cả việc thay đổi những yếu tố bên ngoài như với khách hàng; giá trị đơn hàng, đối tác hay nhà cung cấp. Tuy nhiên “cái lợi” của ứng dụng ERP trong doanh nghiệp đem lại sẽ khó nhìn nhận ra hơn và mất nhiều thời gian hơn. Buộc doanh nghiệp phải có tính kiên nhẫn. Qua nghiên cứu của Mate Group với 63 công ty đã cho thấy; phải mất 8 tháng sau khi vận hành hệ thống mới thấy được lợi ích của ERP. Nhưng hàng năm các doanh nghiệp triển khai ERP đã tiết kiệm đến 1.6 triệu USD.

Tạm kết

Để hiểu và ứng dụng ERP trong doanh nghiệp hiệu quả không hề đơn giản. Để được tư vấn chính xác theo đặc thù ngành và demo phần mềm miễn phí; Đăng ký ngay, hoặc liên hệ đến Phòng Tư Vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: Giải pháp ASOFT-ERP giúp được gì cho doanh nghiệp?

Ban Biên tập ASOFT

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*