Xây dựng quy trình quản lý kho hàng chuyên nghiệp

Xây dựng quy trình quản lý kho hàng chuyên nghiệp
Xây dựng quy trình quản lý kho hàng chuyên nghiệp

Hàng tồn kho là một trong những tài sản quan trọng; chiếm giá trị lớn trong tổng tài sản của hầu hết doanh nghiệp hiện nay. Do đó, quản lý hàng tồn kho hiệu quả giữ vai trò then chốt; và ảnh hưởng trực tiếp đến các chi phí trong doanh nghiệp. Xây dựng một quy trình quản lý kho hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm các chi phí. Không chỉ thế còn giúp quy trình được vận hành mượt mà; rút ngắn thời gian luân chuyển hàng hóa.

Xem thêm: Cách quản lý hàng tồn kho hieuejq ủa và tránh thất thoát
Xem thêm: Gỡ rối quản lý Kho cho các doanh nghiệp với Phần mềm quản lý Kho

Vậy làm sao để xây dựng một quy trình quản lý kho chuyên nghiệp hiệu quả? Bài viết sau đây sẽ giúp các nhà quản lý kho tìm ra lời giải đáp.

1. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.1. Khái niệm hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một nguồn lực chiếm tỷ trọng lớn của doanh nghiệp. Không chỉ đóng vai trò quan trọng trong quy trình vận hành; hàng tồn kho còn đảm bảo duy trì các hoạt động kinh doanh luôn được liên tục, đều đặn theo kế hoạch.  

Khái niệm hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2:

– Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường
– Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang
– Nguyên liệu; vật liệu; công cụ; dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Như vậy, hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ trong ngắn hạn; nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại hoặc tương lai của doanh nghiệp.

1.2. Đặc điểm hàng tồn kho

– Tỷ trọng hàng tồn kho trên tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp có thể lớn hoặc nhỏ. Điều này phụ thuộc chủ yếu vào loại hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại; tỷ trọng này thường cao và chiếm khoảng 50% – 60% trên tổng giá trị tài sản lưu động. 

– Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản lưu động; nên có một số đặc điểm giống với tài sản lưu động. Hàng tồn kho luôn thay đổi hình thái biểu hiện qua các giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh. Từ tiền trở thành nguyên vật liệu; sản phẩm dở dang; thành phẩm và cuối cùng lại quay về hình thái ban đầu là tiền.

– Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán; mà giá vốn hàng bán ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận thuần của doanh nghiệp. Vì vậy giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng gián tiếp đến lợi nhuận thuần của doanh nghiệp.

– Hàng tồn kho là một trong những nguồn chính tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp; vì doanh thu từ hàng tồn kho là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu; và những nguồn thu nhập thêm sau này của doanh nghiệp.

1.3. Phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được phân loại chủ yếu thành 3 loại:

– Nguyên vật liệu:. Bao gồm các chủng loại hàng mà một doanh nghiệp mua để sử dụng trong quá trình sản xuất của mình

– Sản phẩm dở dang:. Bao gồm tất cả các mặt hàng mà hiện đang còn nằm tại một công đoạn nào đó của quá trình sản xuất; hoặc đang nằm trung chuyển giữa các công đoạn; hoặc đang chờ bước tiếp theo trong quá trình sản xuất

–  Thành phẩm:. Bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình và đang chờ được tiêu thụ

1.4. Vai trò của hàng tồn kho đối với doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, quản lý kho hàng có vai trò như một cầu nối an toàn giữa các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ sản xuất kinh doanh; như dự trữ – sản xuất – tiêu thụ sản phẩm. Hàng tồn kho mang lại cho bộ phận sản xuất và bộ phận marketing của doanh nghiệp sự linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh; như lựa chọn thời điểm mua nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ.

Ngoài ra, hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tự bảo vệ trước những biến động; cũng như sự không chắc chắn về nhu cầu đối với các sản phẩm của doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại thì quản lý kho hàng cũng có vai trò tương tự. Là cầu nối an toàn giữa giai đoạn mua và bán hàng trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh; đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục. Doanh nghiệp có đầy đủ hàng hóa để cung ứng ra thị trường; đáp ứng kịp thời những biến động về nhu cầu của khách hàng. Từ đó tối thiểu hóa chi phí cơ hội của khoản doanh thu bị mất đi do thiếu hụt hàng hóa. Kiểm soát hàng tồn kho giúp các giai đoạn trong sản xuất kinh doanh hoạt động đúng đắn, liên tục

2. Quản lý kho hàng trong doanh nghiệp

2.1. Khái niệm quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng là việc kiểm soát các hoạt động như lập kế hoạch sử dụng; thu mua, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển; và phân phối hàng hóa tồn kho đáp ứng nhu cầu sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Nói cách khác, quản lý kho hàng là công việc:

– Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu; không làm cho quá trình bán hàng bị gián đoạn. Góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh ứ đọng hàng hóa

– Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng. Góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát, gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp

– Đảm bảo cho lượng vốn của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu; nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa.

2.2. Mục tiêu của việc quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng luôn là một vấn đề khiến nhiều chủ doanh nghiệp mất ăn mất ngủ. Làm sao để quản lý hàng hóa? Làm sao để nhanh chóng truy xuất thông tin hàng hóa? Làm thế nào để luôn đảm bảo hàng hóa đủ cung ứng mà không bị thừa mứa; hoặc thiếu hụt. Trên cơ sở cân đối lợi ích đạt được và chi phí phát sinh của việc đầu tư vào hàng tồn kho; doanh nghiệp phải quản lý kho hàng sao cho: 

  • Dễ dàng truy xuất thông tin hàng hóa như:. Số lượng, tình trạng hàng, hạn sử dụng, vị trí kho hàng,.. Để nhanh chóng nắm bắt và kiểm soát hàng đang tồn trong kho.
  • Đảm bảo hàng hóa luôn ở mức đủ cung cấp và đáp ứng cho hoạt động kinh doanh; tránh mọi sự gián đoạn do việc dự trữ hàng gây nên.
  • Đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm đầu ra, đáp ứng nhu cầu thị trường.
  • Chi phí cho việc lưu trữ hàng tồn kho là thấp nhất.

3. Tại sao cần phải quản lý kho hàng?

Quản lý kho hàng giữ một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp; và là một phần không thể thiếu để đảm bảo các nghiệp vụ quản lý hoạt động kinh doanh khác. Quy trình quản lý kho hàng đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

  • Kiểm soát được số lượng hàng hóa; tránh thât thoát, hết hàng, hoặc quá hạn lô hàng,..
  • Nhanh chóng phát hiện các nguy cơ tồn đọng hàng ở một số mặt hàng yếu kém
  • Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho; đảm bảo hàng hóa cần thiết trong mọi thời điểm
  • Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động
  • Hỗ trợ hoạt động vận hành khác trong doanh nghiệp trơn tru, chuyên nghiệp

Xem thêm: Nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng với giải pháp phần mềm

Quản lý kho hàng tốt giúp giảm đáng kể tỷ lệ thất thoát hàng hóa
Quản lý kho hàng tốt giúp giảm đáng kể tỷ lệ thất thoát hàng hóa

4. Quy trình quản lý kho hàng trong doanh nghiệp

Nhìn chung, hàng tồn kho có một chu trình vận động nhất định: 

Bước 1: Mua hàng: 
Thiết lập kế hoạch mua hàng dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất; kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch dự trữ hàng tồn kho.

Bước 2: Nhận hàng, lưu kho:
Nghiệp vụ này được bắt đầu bằng việc nhập kho hàng mua, lập biên bản giao nhận hàng.

Bước 3: Xuất kho vật tư, hàng hóa

Bước 4: Sản xuất
Sản xuất là giai đoạn quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; chính vì thế nó đòi hỏi được kiểm soát chặt chẽ từ khâu kế hoạch và lịch trình sản xuất; được xây dựng từ ước toán về nhu cầu đối với sản xuất của doanh nghiệp; cũng như căn cứ vào tình hình thực tế hàng tồn kho hiện có. Đầu ra của giai đoạn sản xuất là thành phẩm hoặc sản phẩm dở dang.

Bước 5: Lưu kho 
Sản phẩm sau khi hoàn thành, qua khâu kiểm định, nếu không chuyển đi tiêu thụ thì sẽ nhập kho chờ bán. Kiểm soát nội bộ với việc lưu kho thành phẩm được tiến hành tương tự như kiểm soát nội bộ với công việc lưu kho vật tư, hàng hóa.

Bước 6: Xuất kho thành phẩm đi tiêu thụ

4.1. Quy trình nhập kho hàng

– Với hàng tồn kho là nguyên vật liệu

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu
Bước 2: Kiểm tra hàng hóa nguyên vật liệu và đối chiếu
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Bước 4: Hoàn thành nhập kho

– Với hàng tồn kho là thành phẩm

Bước 1: Các bộ phận có nhu cầu nhập hàng gửi yêu cầu nhập kho hàng
Bước 2: Người quản lý kho thực hiện kiểm tra hàng hóa tành phẩm và ký vào phiếu giao nhận hàng hóa.
Bước 3: Kế toán viên hoặc người quản lý kho lập phiếu nhập kho và ký xác nhận
Bước 4: Nhập kho hàng hóa và cập nhật thông tin vào thẻ kho, phần mềm quản lý kho.

4.2. Quy trình xuất kho hàng

Hàng tồn kho, như đã nói được chia ra thành các loại khác nhau; cũng như được dùng vào những mục đích khác nhau sau kho được xuất. Trong quản lý kho hàng, hàng tồn kho được xuất kho với các mục đích chính: bán hàng và sản xuất.

– Với hàng tồn kho xuất để bán hàng

Bước 1: Doanh nghiệp có yêu cầu xuất hàng và gửi yêu cầu cho bộ phận kế toán
Bước 2: Quản lý kho hàng sẽ kiểm tra hàng tồn kho có đủ đáp ứng yêu cầu hay không
Bước 3: Nếu hàng hóa đáp ứng đủ yêu cầu, lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng
Bước 4: Xuất kho hàng hóa
Bước 5: Cập nhật thông tin kho hàng

– Với hàng tồn kho xuất để sản xuất

Với hàng tồn kho khi xuất kho để sản xuất thì hàng tồn kho chính là nguyên vật liệu dùng cho sản xuất

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu
Bước 2: Phê duyệt yêu cầu xuất kho
Bước 3: Kế toán kiểm tra số lượng hàng tồn kho và in phiếu xuất kho nếu đủ số lượng yêu cầu 
Bước 4: Người quản lý kho nhận phiếu xuất kho, kiểm tra và ký nhận
Bước 5: Quản lý kho và kế toán cập nhật thẻ kho và dữ liệu hàng tồn kho mới sau xuất

Kết

Công việc quản lý kho hàng rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Phải đảm bảo thực hiện chuyên nghiệp, linh hoạt, minh bạch và hiệu quả. Hỗ trợ doanh nghiệp tránh những sai sót không đáng có.

Quản lý hàng hóa dễ dàng hơn với Phân hệ Quản lý Kho của ASOFT
Quản lý hàng hóa dễ dàng hơn với Phân hệ Quản lý Kho của ASOFT

Để quản lý kho hàng hiệu quả nhất, hầu hết doanh nghiệp hiện nay đều lựa chọn giải pháp phần mềm. Trong đó, phân hệ Quản lý Kho cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết cho hoạt động Kho. Từ việc nhập liệu, quản lý sản phẩm bằng mã vạch, barcode, imei/series,.. Đến quản lý vị trí lưu kho, ngày giờ nhập và hạn dùng lô hàng. Khi mọi dữ liệu đều được thu thập thống nhất trên hệ thống phần mềm; quản lý hoạt động kho cho doanh nghiệp sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn.

Không chỉ thế, phân hệ Quản lý Kho của ASOFT còn được tích hợp với các phân hệ quản lý khác như:. Kế toán-Tài chính, Giao-Nhận, Hệ thống báo cáo phục vụ quản trị,..

Để tìm hiểu thêm và tư vấn kỹ hơn về giải pháp phần mềm, Đăng ký ngay; hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123.

Ban Biên tập ASOFT

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*