Làm thế nào để cắt giảm hao phí ẩn trong doanh nghiệp

Làm thế nào để cắt giảm hao phí ẩn trong doanh nghiệp
Làm thế nào để cắt giảm hao phí ẩn trong doanh nghiệp

Cắt giảm hao phí là điều mà mọi doanh nghiệp đặt lên làm ưu tiên hàng đầu. Việc xác định được các khoảng hao phí đã khó; làm sao để cắt giảm hao phí lại là một câu hỏi lớn và khó khăn hơn.

Nguyên nhân chính của các hao phí ẩn đa phần đều xuất phát từ: Doanh nghiệp không quản lý được hiệu suất nhân viên; và các quy trình công việc không được chuẩn hóa và tối ưu. Để giải quyết và cắt giảm hao phí này, đầu tiên hãy xác định và gọi tên các hao phí trong doanh nghiệp bạn. Sau đó cùng bắt đầu quá trình triệt tiêu các hao phí này.

Xem thêm: 6 nhóm chi phí ẩn mà doanh nghiệp cần phải cắt giảm ngay

Keyword ở đây là “Đo lường”. Nghĩ mà xem, bạn sẽ cải thiện mọi thứ của mình như thế nào; khi còn không biết chúng đang thực tế diễn biến ra sao?

1. Đo lường, đánh giá để tối ưu các quy trình

Quy trình là sợi dây chỉ đường giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và đồng bộ hơn. Một doanh nghiệp thiếu đi những quy trình chuẩn, mâu thuẫn xảy ra trong quá trình vận hành là điều tất yếu. Chính những mâu thuẫn này sẽ đe dọa đến tiến độ; mục tiêu và cả sự gắn kết nội bộ trong tổ chức. Chính vì thế, quy trình là điều đầu tiên bạn cần xem xét.

Xây dựng quy trình

Mô hình BPM Life Cycle là một mô hình phổ biến trong việc xây dựng và quản lý quy trình. Mô hình này bao gồm 5 bước:

1. Design: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp

2. Modeling: Mô hình hóa quy trình

3. Execution: Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình

4. Monitoring: Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình; đánh giá hiệu quả (thời gian xử lý, chất lượng đầu ra, …)

5. Optimization: Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình.  

cat-giam-chi-phi-an-trong-doanh-nghiep-base-vn
Mô hình xây dựng và quản lý quy trình BPM Life Cycle

Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp đều đnag sở hữu một quy trình đặc thù riêng. Để tối ưu, bạn có thể dựa trên nền tảng này để điều chỉnh cho phù hợp. Trong đó, hãy đặc biệt quan tâm đến yếu tố Đo lường.

Các nhóm chỉ số đánh giá

Yếu tố đại diện để đánh giá các mục tiêu và kết quả đầu ra, đó là PPIs – Process Performance Indicators. Các chỉ số này thuộc về 3 nhóm chính, bao gồm:

  • Nhóm chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra (sản phẩm/ dịch vụ):. Tùy thuộc vào từng loại kết quả đầu ra; chỉ số này có thể được đo lường theo các cách khác nhau. Nhìn chung, việc đo lường chỉ số này có thể được phụ thuộc rất nhiều vào việc khảo sát. Độ hài lòng của khách hàng/ người tiếp nhận kết quả đầu ra.
  • Nhóm chỉ số về thời gian:. Là thời gian để thực hiện và đưa kết quả đầu ra đến với khách hàng/ người tiếp nhận.
  • Nhóm chỉ số về chi phí:. Bao gồm các loại như chi phí chênh lệch giữa các yếu tố đầu vào và kết quả đầu ra; chi phí làm lại do sai sót/ hỏng hóc trong quy trình; chi phí lợi nhuận từ các kết quả đầu ra…

Dựa vào những chỉ số được đánh giá trong giai đoạn 4; bạn sẽ từ đó xác định được những thiếu sót và hạn chế trong những quy trình hiện tại. Nhờ vậy có thể thiết kế, điều chỉnh (Quay lại giai đoạn 1) để đạt được những kết quả tốt hơn trong tương lai. 

2. Đo lường hiệu suất nhân viên nhằm cải thiện năng suất; và phân bổ công việc phù hợp cho nhân sự

Nguồn nhân lực là yếu tố mang tính quyết định trong tổ chức. Bởi một quy trình có chuẩn đến đâu, nếu không có nhân lực để thực hiện, thì cũng vô ích. Ngược lại, nếu có trong tay nguồn nhân sự giỏi đến đâu; nếu nhà quản lý không biết cách quản lý thì cũng chỉ là một sự lãng phí. Sự lãng phí cho vấn đề này chính là một hao phí lớn cần cắt giảm.

Để nhân viên có thể phát huy được hiệu suất công việc, một quy trình rõ ràng thôi chưa đủ. Mà cần có một tiêu chuẩn để đánh giá và ghi nhận những thành quả. Từ đó tạo ra động lực để nhân viên cố gắng. Hai yếu tố mà nhà quảng lý cần quan tâm, đó là thời gian và kết quả làm việc. Với hai chỉ số này, nhà quản trị có thể khám phá ra các vấn đề quan trọng. Như điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên; những yếu tố cần cải thiện để gia tăng hiệu suất; hay cách phân bổ nguồn lực đúng vị trí để phát huy thế mạnh,..

Đo lường để đánh giá đúng người, đúng việc
Đo lường để đánh giá đúng người, đúng việc

Các chỉ số đo lường hiệu suất

Trước khi đo lường, đảm bảo bạn đã xác định được các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn; đặc biệt là phát triển một thước đo rõ ràng về cách các mục tiêu đó sẽ được đo lường và đánh giá. Các thước đo đánh giá hiệu suất thương thấy:

  • KPIs – Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Việc áp dụng KPI giúp tổ chức đo lường chính xác được hiệu suất làm việc của từng cá nhân, bộ phận. Qua đó mọi công việc của nhân viên đều được thu thập và ghi nhận. Sự minh bạch này là cách thức khuyến khích, tạo động lực và giữ chân nhân tài.
  • OKR (Objectives and Key Results) là một chỉ số được các công ty công nghệ ưa chuộng.
  • Bộ từ điển năng lực: Định nghĩa chi tiết từng mức đánh giá cùng hệ số cho từng chỉ số gắn tới từng vị trí công tác trong doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp chọn, đào tạo đúng người; đánh giá đúng năng lực nhân viên cho từng vị trí công tác.

Thời điểm đo lường và đánh giá hiệu suất

Ngoài ra, việc đánh giá hiệu suất nên được thực hiện đều đặn và liên tục, qua:

  • Theo dõi tiến độ: Tổ chức các cuộc họp để nắm bắt được tiến độ công việc; các vấn đề phát sinh và kịp thời giải quyết. Yêu cầu nhân viên báo cáo công việc và tiến độ thường xuyên. Tùy tính chất công việc và doanh nghiệp, nhà quản lý có thể yêu cầu hàng ngày hoặc hàng tuần.
  • Đánh giá nhân viên thường kỳ (hay còn được gọi là Performance Review): Đây là bước nhà quản lý nhìn lại một quá trình dài; xem nhân viên đã làm được những gì; đạt được những tiến bộ như thế nào,.. Từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn trong các hoạt động nhằm tối ưu chi phí.
  • Xây dựng kế hoạch để cải thiện và nâng cao hiệu suất nhân viên

3. Công cụ đo lường tốt nhất cho doanh nghiệp:

Nếu doanh nghiệp bạn có dưới 10 nhân sự, việc đánh giá và đo lường có thể thực hiện tốt trên các công cụ thủ công. Nhưng với số lượng nhân sự lớn, đây sẽ là bài toán cần có sự hỗ trợ của công nghệ. Thời đại Big Data hiện đại đã mở ra những hiểu biết mới từ những dữ liệu quá khứ. Trong trường hợp này, lịch sử được ghi nhận; cùng các con số đo lường liên tục và tự động sẽ hỗ trợ rất lớn cho nhà lãnh đạo ra quyết định

Bằng việc ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp vào hoạt động kinh doanh, nhà quản trị dễ dàng kiểm soát và tối ưu quy trình vận hành. Là cánh tay đắc lực nâng cao khả năng tự động hóa; và đưa về cho nhà quản lý các con số chính xác cho những quyết định quan trọng.

3.1. Công cụ phần mềm quản lý và tối ưu quy trình

Những phần mềm quản lý quy trình sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan; giúp nhà quản lý dễ dàng nhận thấy các điểm nóng của quy trình; từ đó cải tiến và tối ưu hóa. Phần mềm quản lý sẽ là công cụ tốt nhất để phát hiện và cắt giảm hao phí phát sinh.

  • Theo dõi tình trạng các quy trình đang triển khai. Thống kê các lý do cụ thể khiến công việc tắc nghẽn hoặc thất bại. Đây sẽ là báo cáo chuyên môn giúp nhà lãnh đạo nhận định và quyết định điều chỉnh.
  • Theo dõi hiệu suất của từng cá nhân. Bao gồm báo cáo chi tiết về thời gian và hiệu quả công việc. Giúp nhà quản trị đánh giá đúng người, đúng việc.

Xem thêm: Tối ưu hiệu suất làm việc với Phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc là công cụ giúp đo lường hiệu quả và tối ưu quy trình
Phần mềm quản lý công việc là công cụ giúp đo lường hiệu quả và tối ưu quy trình

3.2. Công cụ phần mềm quản lý công việc và dự án 

Những nhà quản lý luôn cần kiểm soát tiến độ và các hạng mục một cách tổng quát. Từ việc lập kế hoạch; phân tầng các hạng mục; chia nhỏ công việc, giai đoạn; phân bổ nguồn lực, kiểm soát tiến độ hoàn thành. Từ đó có thể giúp cho các phòng ban, nhân viên các bộ phận sẽ có được sự chỉ đạo cụ thể; và tập trung thực hiện tốt nhiệm vụ của mình được giao mà không lẫn lộn.

Phần mềm quản lý dự án sẽ giúp nhà quản lý thực hiện công việc trên một cách chính xác và bài bản nhất. Dễ dàng nhìn nhận tiến độ công việc cách tổng quát; nhưng cũng giúp kiểm soát tốt chi tiết từng hạng mục công việc khác nhau.

Nhà quản lý có thể dễ dàng truy cập xem báo cáo tự động một cách chi tiết, trực quan về công việc của thành viên. Đồng thời phần mềm sẽ dự báo tiến độ dự án giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của cả team để phân bổ nguồn lực hiệu quả:

  • Báo cáo tiến độ trực quan, tự động cập nhật số liệu theo thời gian thực
  • Hiển thị đồng thời tiến độ và mức độ hoàn thành của nhiều dự án
  • Đưa ra những dự báo về khả năng hoàn thành dự án; hỗ trợ nhà quản lý trong việc ra quyết định, ứng phó, điều chỉnh,…
  • Cân đối nguồn lực và phân bổ dựa theo khối lượng công việc của từng thành viên
  • Lưu lại lịch sử của từng công việc, dự án, làm cơ sở cho việc đánh giá

Xem thêm: Quản lý dự án hiệu quả với phần mềm quản lý dự án

Kết luận

Tối ưu chi phí rất quan trọng đối với sự thành công lâu dài của doanh nghiệp. Mặc dù quá trình tối ưu và cắt giảm hao phí này có thể dẫn đến sự phản đối hay bất đồng từ các nhân viên đã quen với hệ thống cũ. Nhưng là một nhà lãnh đạo – bạn phải nhớ mục tiêu thực sự ở đây là khả năng tồn tại lâu dài của toàn bộ doanh nghiệp.

Không ai có thể chối bỏ lợi ích của những phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp. Để nhân viên hợp tác với những thay đổi, hãy trấn an rằng công việc của họ thực chất không bị thêm vào hay mất đi. Thay vào đó công nghệ sẽ giúp công việc dễ dàng hơn; thời gian của họ cũng được giải phóng để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.

Xây dựng quy trình hay kiểm soát hiệu quả nhân viên không chỉ nhằm mục đích tối ưu chi phí; chúng là nền tảng cơ bản và vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp sau này. 

Để được tư vấn chi tiết hơn từ ASOFT – Đội ngũ hơn 17 năm kinh nghiệm đồng hành cùng 2.800 doanh nghiệp trong công cuộc cắt giảm hao phí và vận hành hiệu quả, Đăng ký ngay. Hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123

Ban biên tập ASOFT.

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*