Hướng dẫn từng bước: cách xây dựng hệ thống có giá trị cho doanh nghiệp.

Hệ thống có thể giúp bạn phát triển doanh nghiệp. Và để xây dựng hệ thống thành công bạn cần phải có các quy trình cụ thể và phù hợp. Thế nhưng lại không nhiều những doanh nghiệp nhìn nhận và đầu tư vào điều đó. Theo một thống kê, số doanh nghiệp có sự thay đổi suy nghĩ về thiết lập và xây dựng hệ thống chỉ chiếm 10%.

Nếu bạn có hệ thống trong doanh nghiệp của mình, bạn sẽ hiểu được những hoạt động nào liên quan đến việc điều hành doanh nghiệp, và những gì cần phải được thực hiện để hỗ trợ doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn sẽ hiểu làm thế nào các hoạt động có liên quan với nhau. Nhờ đó sẽ xác định được trách nhiệm thực hiện và các nguồn lực cần thiết. Dựa vào đó, bạn có thể theo dõi và cải thiện công việc kinh doanh của doanh nghiệp bạn.

Để hình thành nên một doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian, vì thế bạn nên học xách để xây dựng hệ thống quản trị cho doanh nghiệp bạn ngay bây giờ để có thể phát triển bền vững. Bài viết này sẽ chia sẻ từng bước để xây dựng hệ thống thành công cho doanh nghiệp bạn. Nhưng đây không phải là tất cả. Việc thực hiện từng bước trong hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu thêm về doanh nghiệp mình. Và khi bạn biết nhiều hơn về mọi thứ đang hoạt trong doanh nghiệp của mình, bạn sẽ thấy nhiều cơ hội hơn để tận dụng và đem nhiều lợi nhuận hơn. Đây là điểm khởi đầu để tự động hóa nhiều thứ trong công ty của bạn, vì vậy bạn sẽ có nhiều tài nguyên hơn cho những thứ quan trọng hơn.

Bước #1: Phân tích công ty của bạn – Những gì hoạt động và những gì không hoạt động

Bạn cần bắt đầu với những gì bạn có tại thời điểm này và cách thức kinh doanh của bạn hoạt động hàng ngày. Ví dụ: bắt đầu đặt câu hỏi sau:

  • Công ty của tôi làm gì để sản xuất các sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng của tôi?
  • Công ty của tôi làm gì để tiếp thị sản phẩm và dịch vụ sản xuất?
  • Công ty của tôi làm gì để bán sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng của tôi?
  • Công ty của tôi làm gì để quản lý tài chính?
  • Những hoạt động gì khác mà công ty của tôi làm hàng ngày để cho phép vận hành bình thường?

Như bạn có thể thấy từ những câu hỏi này, bạn có thể xác định một số nhóm hệ thống có thể:

Hệ thống sản xuất hoặc tạo giá trị,

Hệ thống tiếp thị,

Hệ thống bán hàng,

Hệ thống tài chính, và

Hệ thống hỗ trợ.

Trong khi bạn đang trả lời những câu hỏi này, hãy phác thảo các câu trả lời trên một tờ giấy hoặc sử dụng các công cụ như Scapple (hình ảnh bên dưới).

Điều tiếp theo bạn sẽ cần làm là viết lên bản phác thảo tất cả các quy trình mà bạn đã xác định thông qua các câu trả lời cho các câu hỏi. Khi bạn hoàn thành điều này, bản phác thảo của bạn sẽ trông giống như thế này.

Sau khi bạn có bản phác thảo với hầu hết các hệ thống và quy trình quan trọng, bạn có thể tiếp tục phân tích các quy trình. Đã đến lúc cho loạt câu hỏi tiếp theo bạn sẽ cần trả lời:

  • Trong quá trình nào mà kết quả liên tục gây thất vọng?
  • Trong quá trình nào mà bạn đang dành quá nhiều thời gian để làm?
  • Trong quá trình nào, sai lầm đang được thực hiện thường xuyên?
  • Tôi cần làm gì để cải thiện hoạt động chung của công ty tôi để mọi thứ trở nên nhất quán hơn?

Bây giờ, bản phác thảo của bạn sẽ trông giống như một bức tranh sau đây.

Bước #2: Ưu tiên các quy trình quan trọng nhất – Điều gì là quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn

Vì bạn đã thực hiện phân tích các quy trình, giờ đây bạn có thể dễ dàng lập danh sách các quy trình quan trọng nhất. Các quy trình này sẽ là trọng tâm công việc của bạn trong các bước tiếp theo của hướng dẫn xây dựng hệ thống này.

Làm thế nào bạn có thể ưu tiên các quá trình? Bạn có thể dễ dàng đi đến một tình huống khó xử vì như bạn đã thấy, tất cả các quy trình đều được yêu cầu để đảm bảo công ty bạn hoạt động bình thường.

Sử dụng bảng như trong hình dưới đây cho tất cả các quy trình được xác định và gán một giá trị số trong mỗi hàng. Con số đại diện cho tác động của quá trình đối với các tiêu chí cụ thể. Bạn có thể thêm tiêu chí của riêng bạn. Gán một số từ 0, nếu không có tác động và 5 nếu có tác động đáng kể.

Các quy trình có tổng số cao nhất là những quy trình tốt nhất để tập trung làm đầu tiên để xây dựng quản lý quy trình phù hợp. Trong ví dụ bên trên, quy trình sản xuất số 2 là quy trình quan trọng nhất mà chúng tôi sẽ tập trung vào các bước tiếp theo.

Bước #3: Tạo Bản đồ quy trình – Cách quy trình trực quan

Đối với bước này, bạn có thể sử dụng một số ứng dụng hoặc một chồng giấy, bút hoặc bút đánh dấu và đặt chúng trên bàn để làm việc. Xác định một quy trình quan trọng nhất cho doanh nghiệp bạn từ những bước thực hiện trước. Viết các bước thực hiện của quy trình ra một tờ giấy, và cuối cùng là những quy trình khác trên tờ giấy khác.

Bây giờ, bạn sẽ cần phải suy nghĩ các nhiệm vụ diễn ra giữa hai bước này. Viết mỗi nhiệm vụ trên một tờ giấy riêng biệt. Ở giai đoạn này, đừng lo lắng về thứ tự, chỉ cần viết ra các nhiệm vụ khi bạn nghĩ đến. Tiếp tục viết lên các tờ giấy khác nhau cho đến khi bạn không thể nghĩ về bất kỳ bước nào nữa thuộc một phần của quy trình. Bản đồ quy trình của bạn ở giai đoạn này sẽ trông giống như hình ảnh sau đây.

Điều tiếp theo bạn sẽ cần làm là đưa thứ tự giữa các bước. Rất đơn giản, tạo một hình ảnh của quá trình theo thứ tự thời gian. Khi bạn nghĩ về thứ tự thời gian của các bước, hãy nghĩ về khả năng nhóm chúng nếu chúng giống nhau. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể nhóm 30-40% nhiệm vụ hoặc các bước. Sau này, bản đồ của bạn sẽ trông giống như hình ảnh sau đây.

Bây giờ, đã đến lúc viết ra và chèn bất kỳ điểm quyết định nào vào bản đồ quy trình của bạn và kết nối các bước. Điểm quyết định là phải tuân theo quy tắc, nếu có điều gì đó xảy ra, thì cần phải có hành động cụ thể.

Khi bạn hoàn thành bản đồ quy trình của mình, hãy kiểm tra quy trình trong công ty của bạn và xác nhận rằng nó hoạt động theo cách bạn đã tưởng tượng. Điều quan trọng là quá trình mang lại kết quả mà bạn muốn.

Bước #4: Cải tiến hệ thống – Những gì có thể được cải thiện

Bước này không bao giờ kết thúc vì mọi thứ đều có thể được cải thiện. Quá trình mà bạn đã phản ánh trong các bước trước có thể được cải thiện. Vì vậy, bây giờ bạn cần xem bản đồ bạn đã tạo và trả lời những câu hỏi này trong đầu về kết quả phân tích từ bước đầu tiên của hướng dẫn này:

  • Tôi cần làm gì để dành ít thời gian hơn trong quá trình thực hiện quy trình?
  • Tôi cần làm gì để cải thiện chất lượng và số lượng kết quả dưới dạng đầu ra từ quy trình?
  • Tôi cần làm gì để cắt giảm những sai lầm có thể có của quy trình?
  • Quá trình có thể được đơn giản hóa ở đâu?
  • Một số bước có thể được kết hợp hoặc loại bỏ?
  • Có một số nút thắt sẽ cần phải được loại bỏ?
  • Có bước nào đó không sinh ra giá trị và có thể thuê ngoài?
  • Làm cách nào tôi có thể tự động hóa một số hoặc tất cả các bước trong quy trình của mình?

Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn điều chỉnh bản đồ.

Bạn nên thực hiện định kỳ bước này cho mọi quy trình trong doanh nghiệp của bạn. Kết quả của bước này sẽ là những điều chỉnh cần thiết của các quy trình. Trong nhiều tình huống, bạn sẽ thấy rằng một số quy trình trở nên không cần thiết, trong khi những quy trình khác lại trở nên quan trọng hơn. Vì vậy, bạn sẽ phải liên tục thay đổi doanh nghiệp của bạn theo nhu cầu thực tế.

Theo entrepreneurshipinabox

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*