10 lý do doanh nghiệp cần tự động hóa quản lý chi phí công ty với phần mềm quản lý

10 lý do doanh nghiệp cần tự động hóa quản lý chi phí công ty với phần mềm quản lý
10 lý do doanh nghiệp cần tự động hóa quản lý chi phí công ty với phần mềm quản lý

Trong khi nhiều công ty hàng đầu đã tự động hóa quy trình quản lý chi phí; thì có không ít các công ty vẫn quản lý chi phí thông qua hệ thống sổ sách, bảng biểu; hoặc bằng hệ thống tự xây dựng lỗi thời và tốn kém. Đã đến lúc doanh nghiệp cần nói lời chia tay với những phương pháp ghi chép chi phí truyền thống. Bài viết đưa ra 10 lý do vì sao doanh nghiệp cần tự động hóa quản lý chi phí; và cần ưu tiên thực hiện, dù là công ty lớn hay nhỏ.

Xem thêm: Tại sao các doanh nghiệp cần Chuyển đổi số?

1. Không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn thời gian

Rất nhiều nhà quản trị vướng vào suy nghĩ ngại thay đổi. Vì lo lắng rằng các thay đổi sẽ làm chi phí phát sinh thêm. Họ bị kẹt lại với hệ thống cũ kém hiệu quả; và không nhận ra những lợi ích lớn và lâu dài hơn.

Trên thực tế, một khi ứng dụng mô hình tự động quản lý chi phí, bạn sẽ nhận ra những thay đổi tích cực; không chỉ về thời gian, chi phí mà còn mang lại hiệu suất công việc.

Vì dụ thực tế, việc liên kết các công cụ quản lý chi phí với thẻ tín dụng; và việc tự động xuất dữ liệu cho các mục chi tiêu của bạn giúp bạn có đầy đủ thông tin cần có trong đề nghị thanh toán/chi. Giúp bạn tối ưu hóa chi phí xử lý các yêu cầu chi lên đến 78% mỗi giao dịch. Đồng thời việc toàn bộ thông tin trong bản kê khai sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý chi phí; bằng cách cho bạn biết được mình đã chi tiền vào khoản nào. Và bạn có thể phân tích sâu hơn về các khoản chi phí; lập định mức chi cho các khoản mục chi phí.

2. Đưa công ty bạn vào trật tự

Phần mềm quản lý không chỉ cho phép bạn theo dõi, thống kê và đo lường các thay đổi; đây cũng là công cụ truyền thông tin hữu ích trong doanh nghiệp. Xác lập một quy trình chuẩn để xử lý công việc; và một hệ thống đo lường, đánh giá sẽ giúp đưa công ty của bạn vào trật tự thống nhất. Điều này là cực kỳ hữu dụng, nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn với nhiều phòng ban, nhân sự; hoặc có nhiều chi nhánh cách xa nhau bởi khoảng cách vật lý; thâm chí là khác tiếng nói lẫn văn hóa; việc tuân theo cùng một quy trình xử lý trên phần mềm sẽ tạo ra tiếng nói chung và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Từ đó mà hoạt động kinh doanh đồng bộ thống nhất xuyên suốt doanh nghiệp.

Xem thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP giúp tăng năng suất lao động từng nhân viên

Quy trình thống nhất sẽ tạo ra tiếng nói chung giữa các phòng ban, chi nhánh doanh nghiệp
Quy trình thống nhất sẽ tạo ra tiếng nói chung giữa các phòng ban, chi nhánh doanh nghiệp

3. Quản lý dòng tiền đi

Đưa ra những quyết định sáng suốt sẽ rất khó khăn nếu thiếu thông tin. Vì vậy thông tin về những khoản mục chi phí cụ thể như chuyến công tác; chi phí lương; chi phí nguyên vật liệu,.v.v. Được tập hợp tự động sẽ giúp việc làm báo cáo chi trở nên đơn giản hơn. Không chỉ đưa ra thông tin, hệ thống tự động còn giúp thực hiện những báo cáo thông minh; để phân tích các chỉ số tài chính, so sánh hiệu suất quản lý chi phí hoàn trả.

Những phân tích chuyên sâu này mang tính chiến lược đối với quá trình quản trị chi phí; cũng như xác định những lợi thế khi đàm phán với nhà cung cấp; hay quyết định những khoản chi phí trong tương lai. Hệ thống tự động này cũng giúp bạn nhận diện khuynh hướng chi tiêu thông qua phương tiện vận chuyển; khách hàng; quốc gia hoặc qua chính nhân viên. Vì vậy, công ty có thể giảm thiểu được gian lận hoặc vi phạm qui định sử dụng chi phí.

4. Giảm thiểu rủi ro khi quản lý chi phí

Dữ liệu chính xác là điều bắt buộc đối với một hệ thống hiệu quả; vì nó giảm thiểu nguy cơ gian lận. Những giải pháp tự động đảm bảo các quy định được thực hiện một cách công bằng, thống nhất và xuyên suốt.

Nhân viên của bạn sẽ không có cơ hội yêu cầu những khoản chi không nằm trong qui định, chính sách. Ngoài ra, một giải pháp cho phép nhập thông tin trực tiếp từ nhà cung cấp; sẽ giúp bạn lữu trữ thông tin của nhà cung cấp; tự động điền thông tin cho các giao dịch sau. Việc này giúp bạn giảm được nguy cơ sai sót từ con người.

Xem thêm: 6 nhóm chi phí ẩn mà doanh nghiệp cần cắt giảm ngay

5. Quản lý chi phí công tác hiệu quả

Khi bạn sử dụng phần mềm quản lý; mọi chi tiết về kê khai chi phí sẽ được điền sẵn trong các mẫu yêu cầu chi phí.

Chẳng hạn như chi phí cho công tác. Các chuyến công tác có thể được đặt với tất cả các nhà cung cấp quen thuộc của bạn; từ các hãng hàng không, khách sạn đến công ty cho thuê xe. Bằng cách lưu trữ tất cả dữ liệu về các chuyến công tác và chi phí vào cùng một nơi; hệ thống sẽ giúp bộ phận Tài chính Kế toán tiết kiệm được rất nhiều thời gian; nhất là khi đối chiếu các khoản này với chính sách và quy định của công ty.

6. Linh hoạt và có thể mở rộng được

Quá trình tự động hóa sẽ khiến việc quản lý chi phí trở nên dễ dàng. Hơn nữa, giúp giảm thiểu rủi ro và có chi phí thực thi tối thiểu; giúp doanh nghiệp có thể hoàn vốn nhanh thông qua các khoản được tiết kiệm. Vì vậy việc mở rộng, mua bán, sát nhập để tăng trưởng quy mô công ty có thể được triển khai thực hiện dể dàng; không phụ thuộc quá nhiều vào con người và tránh được rủi ro khi mở rộng.

7. Hỗ trợ chiến lược kinh doanh

Lợi thế của quy trình tự động hóa quản lý chi phí là không cần phải đặt nặng việc dự đoán hướng đi của kinh doanh trong tương lai. Bởi vì những giải pháp này linh hoạt co dãn theo quy mô của việc kinh doanh. Những đặc tính mới, những thay đổi trong môi trường pháp lý; hoặc thậm chí mở rộng kinh doanh đến những vùng khác đều có thể được xử lý nhanh gọn. Những phân tích thông minh được hệ thống đưa ra sẽ giúp công ty dự đoán đánh giá chính xác về tài chính. Nhờ đó quản lý tốt hơn dòng tiền và có ưu thế đàm phán với đối tác. Thậm chí, công ty có thể triệt tiêu chi phí phát sinh từ nợ trả chậm.

Phần mềm quản lý giúp quản lý chi phí, từ đó hỗ trợ các chiến lược kinh doanh
Phần mềm quản lý giúp quản lý chi phí, từ đó hỗ trợ các chiến lược kinh doanh

8. Thực sự hiệu quả

Để quy trình kinh doanh luôn được cập nhật và điều chỉnh phù hợp – với nhiều doanh nghiệp, đó là thách thức lơn. Nhưng đối với những doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm quản lý, điều đó trở nên dễ dàng hơn. Khi quy trình và dữ liệu luôn được đồng bộ tập trung trên hệ thống phần mềm; giúp nhà quản trị chính xác đưa ra các phân tích thông minh mang tính chiến lược. Hệ thống còn hỗ trợ dự đoán từ các dữ liệu thu thập trong quá khứ; sẽ giúp các doanh nghiệp tránh được các vết xe đổ và kiểm soát hiệu quả với ít rủi ro hơn.

9. Thúc đẩy thực thi chính sách

Công ty phát triển luôn cần thêm nhân viên mới. Nhà quản lý luôn kỳ vọng những nhân viên này sẽ bắt nhịp với công việc và những quy trình nghiệp vụ. Sự tích hợp và đồng bộ thôn tin cho phép công ty thi hành chính sách tự động xuyên suốt; bất kể phòng ban hay nhân sự mới hay cũ.

Ngược lại, những phản hồi và ý kiến góp ý của các nhân viên cũng được nhà quản lý ghi nhận, tổng hợp; để cải tiến và phát triển các chính sách chung phù hợp với nội bộ.

10. Tiện lợi mọi lúc mọi nơi

Phần mềm quản lý không chỉ mang lại hiệu suất, mà còn tiện lợi bất kể không gian, thời gian. Nhất là khi công nghệ điện toán đám mây phát triển; cho phép người dùng truy cập hệ thống từ xa chỉ với kết nối internet.

Điều này giúp nâng cao khả năng và sự tiện ích trong công việc. Không chỉ đối với những nhân viên với yêu cầu đặc thù công việc là di chuyển bên ngoài; mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng thích nghi với những thay đổi lớn. Đại dịch Covid-19 và xu hướng work-from-home là một ví dụ điển hình nhất.

Xem thêm: Phần mềm quản lý trên công nghệ điện toán đám mây Cloud – Xu hướng quản trị của tương lai

Kết

Quản lý chi phí và tự động hóa là những ưu tiên hàng đầu của những doanh nghiệp hiện đại. Bởi, để phát triển trong thời đại công nghệ 4.0, thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải thích nghi và thay đổi; để đáp ứng nhu cầu và xây dựng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ là mấu chốt quan trọng trong bước đầu thay đổi.

Đăng ký ngay, hoặc liên hệ đến Phòng Tư Vấn công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123 để được tư vấn chính xác và đặc thù nhất, giúp doanh nghiệp của bạn quản lý hiệu quả chi phí và Chuyển đổi số thành công.

Ban Biên tập ASOFT.

Hãy bình luận đầu tiên

Để lại một phản hồi

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiện thị công khai.


*